De passie voor bouwen zit al drie generaties lang in de genen van familiebedrijf Wagemakers. Niet gek dus dat directeur Karin Wagemakers af en toe praat in bouwmetaforen, zélfs als het gaat over bedrijfssoftware. Ze ziet het zo: “De software van AFAS levert ons het gereedschap zodat wij kunnen bouwen aan verdere digitalisering en automatisering van onze processen. Als de bestemming van onze reis met AFAS ons eigen droomkasteel is, dan hebben we inmiddels onze eigen vrijstaande villa gebouwd.”

Excels en natte handtekeningen

Wagemakers voegt daaraan toe dat het familiebedrijf zeker niet van ‘een plaggenhut’ komt, om de vergelijking door te trekken. De weg naar digitalisering is al even ingezet. “We werkten met een pakket dat bestond uit verschillende losse modules.” Er zijn in die periode nog wel wat slagen te maken. Hoofd administratie Rob van Lanen kan dat vanuit de dagelijkse praktijk het beste vertellen: “Onze uitvoerders schreven hun termijnen nog uit in Excel. Inkoopcontracten werden nog buiten het systeem om gemaakt, en dat ging nog met een natte handtekening. Of neem de urenverantwoordingen: die zat iemand over te kloppen in het systeem, zodat de uren juist op de projecten en in de loonadministratie werden verantwoord. Daar liepen we altijd minimaal één week mee achter. Ook de tussentijdse projectbewaking en het bepalen van het onderhanden werk bij de jaarafsluiting was nog veelal een handmatige opgave.”

Betrouwbare projectadministratie

De wensen voor het nieuwe softwarepakket zijn helder: “Eén integrale oplossing voor onze basisprocessen, zodat we een betrouwbare projectadministratie kunnen voeren met geïntegreerde inkoop, projectbewaking en daarnaast HRM, met daarbij uiteraard een koppeling naar onze financiële administratie. Gebruiksvriendelijkheid is daarbij ook belangrijk. Met andere woorden: we waren toe een pakket waarin onze mensen snel wegwijs zijn en we als organisatie niet voor ieder wissewasje een consultant nodig hebben.”

AFAS voldoet aan al die wensen, weet Van Lanen uit ervaring. Bij zijn vorige werkgever, een handels- en productiebedrijf, werkte hij tien jaar met het softwarepakket. “Ik wist wat AFAS kon, al was ik nog niet bekend met de software die AFAS voor de bouw had ontwikkeld. Nadat ik me daarin verdiepte, wist ik genoeg. Dit is een serieuze optie voor onze organisatie.”

Forse tijdsbesparing én leuker werk

Een goed begin is het halve werk. Maar wat heeft werken met AFAS ruim een jaar later concreet opgeleverd voor familiebedrijf Wagemakers? “We werken nu veel digitaler”, vertelt Van Lanen. “Onze mensen boeken zelf hun uren in het systeem, waarna de projectleider of uitvoerder ze controleert. Hierdoor zijn we altijd bij en hebben we realtime inzicht in de stand van de arbeid ten opzichte van de begrote uren. Er is vervolgens ook tijd om te signaleren en eventueel bij te sturen. De tijdsbesparing is fors. De medewerker die eerst al deze uren zat in te voeren vanuit Excel, deed daar een dag per week over en heeft er nu ook nog leuker werk voor teruggekregen.”

Daarnaast verloopt het inkoopproces efficiënter sinds het is geïntegreerd in AFAS. Zo brengt het systeem automatisch alle betrokkenen op de hoogte als een inkoopcontract verstuurd is of getekend retour komt. Gebeurt dat laatste niet? Dan signaleert en bewaakt het systeem dat. “Dat hoeven wij niet meer bij te houden en scheelt ons veel werk”, zegt technisch directeur Hans Wagemakers, die zich veel met inkoop bezighoudt. “Uitvoerders en projectleiders hebben de contracten direct bij de hand in plaats van eerst te moeten zoeken. Ook de bewaking of het contract getekend retour is gekomen, verloopt automatisch. Daarnaast hebben we meer grip op de inkoop. In één overzicht zien we vanuit de begroting snel wat we hebben ingekocht, wat we nog moeten inkopen en wat de inkoopresultaten zijn.”

“Ook de inkoopfactuurverwerking gaat sneller”, vervolgt de technisch directeur zijn verhaal. “Vanuit de inkoop werken we met door de uitvoerder uit te schrijven ontvangsten (termijnen). Het mooie van het systeem is dat het signaleert of de factuur matcht met deze ontvangst. Als dit klopt, kunnen we het zo doorzetten. Is er een afwijking? Dan gaat de factuur meteen terug naar de leverancier. Omdat de termijnen in het systeem vastliggen, kan een uitvoerder geen ‘fouten’ meer maken bij het uitschrijven van de bedragen.”

Meer inzicht in projecten en geen uren-export

Er zijn nog meer concrete opbrengsten. Zo vindt de volledige projectbewaking, inclusief het maken van projectprognoses, nu plaats vanuit AFAS. Excel komt er niet meer aan te pas, met meer inzicht in en grip op projecten als resultaat. Ook draait familiebedrijf Wagemakers haar volledige loonadministratie in AFAS. Van Lanen: “Het voordeel daarvan is dat er geen uren-export naar onze loonadministrateur nodig is. Alles gebeurt vanuit onze eigen AFAS-omgeving en de verwerking gaat ook sneller. De medewerkers hebben daarnaast altijd inzicht in hun loonstroken, verlofsaldo en geregistreerde gegevens via de AFAS Pocket app.”

Digitalisering als continu proces

In een vooruitstrevende organisatie zijn er altijd wensen en ambities. Van Lanen: “We gaan dit jaar met Jonas, de AI van AFAS, experimenteren om te kijken wat het voor ons kan betekenen. Op de korte termijn willen we de processen rond in- en uitdiensttreding volledig via AFAS laten verlopen. AFAS biedt ons telkens weer nieuwe functionaliteiten die ons dagelijks werk makkelijker én leuker maken.”

Dit artikel is gesponsord door AFAS.