Zonder echt gesprek geen goed project. Dat is in één zin de kern van TeamValue, een aanbestedingsvorm die precontractuele samenwerking niet als bijzaak ziet, maar als startpunt. Waar traditionele tenders vaak draaien om documenten en decimalen, draait TeamValue om mensen die elkaar vroegtijdig spreken—opdrachtgever én aannemer—zodat vraag en aanbod elkaar beter raken en misverstanden niet pas in de uitvoeringsfase boven tafel komen. In acht praktijktoepassingen is die aanpak geen theorie gebleken, en inmiddels zien ook Bouwend Nederland en CROW de meerwaarde. Door een gezamenlijke werkgroep is een handleiding geschreven.

Wat is TeamValue eigenlijk?

TeamValue combineert twee instrumenten die keurig binnen de Aanbestedingswet passen: individuele inlichtingen en varianten. Door die slim te organiseren ontstaat er ruimte voor één-op-één-gesprekken in een vroeg stadium. Die gesprekken maken het mogelijk om de vraag achter de vraag te verhelderen en de oplossingsrichting aan te scherpen. Het effect: innovatievere, succesvollere aanbiedingen en minder dure correcties achteraf.

De methode is ontwikkeld op basis van onderzoek van Jeffrey Rampaart van Smart-Insights: civiel ingenieur en master in Bestuurskunde en bedrijfskunde. Onderzoek dat precies dát frictiemoment blootlegde: veel problemen die in de uitvoering worden geoogst, worden al in de aanbestedingsfase gezaaid. Rampaart zag bovendien een sectorbrede overtuiging dat projecten fors beter kunnen—respondenten schatten zelfs tot 80 procent verbetering op indicatoren als imago, financiën, kwaliteit en samenwerking—mits je aan de voorkant op gelijkwaardigheid, respect en samenwerking inzet. TeamValue is bedacht en ontworpen om die belofte waar te maken.

Baanbrekend onderzoek

Dat het onderzoek van Rampaart baanbrekend is, heeft ook een keerzijde: “Zo vroeg mijn zwager me of ik mij geen Don Quichotte voelde. Het is inderdaad best veel werk om TeamValue te blijven promoten en uitleggen. De technische sector staat niet bekend om zijn snelle wijzigingen en op procesgebied is men erg conservatief. Vanuit mijn eigen ervaringen en een onderbuikgevoel ben ik op zoek gegaan in de wetgeving, bedrijfskunde en bestuurskunde. Ik heb geen commerciële drijfveer, mijn motivatie is geheel en al gelegen in het verbeteren van projecten en imago. Alles is voorbereid, het idee, het onderzoek, de praktijk en de handleiding van de CROW. De oplossing voor een groot aantal traditionele problemen is laaghangend fruit voor eenieder: klaar om te plukken. Nu moeten we het gaan gebruiken!”

Waarom gebeurt dit niet vanzelf?

Tijdens de aanbesteding zijn de drijfveren van opdrachtgever en aannemer opmerkelijk gelijkgericht: iedereen wil een goed plan, helderheid en snelheid. Direct na gunning kantelt dat: de aannemer moet strak sturen op efficiëntie, terwijl de opdrachtgever nu juist inhoudelijk wil sparren. Verstoring volgt, de kosten lopen op en de relatie komt onder druk. TeamValue verlegt het zwaartepunt van die dialoog naar vóór de contractsluiting, zodat het gesprek plaatsvindt op het moment dat de belangen nog parallel lopen en misverstanden goedkoop en eenvoudig te voorkomen zijn.

Hoe werkt het in de praktijk?

De opdrachtgever staat voor alle inschrijvers variantaanbiedingen toe (niet verplicht) en stelt een procesteam aan dat de gelijke behandeling bewaakt en het laatste woord heeft over het proces. In individuele gesprekken wordt niet beoordeeld; alle relevante mondelinge informatie wordt vastgelegd in een procesverbaal en/of het aanbestedingsplatvorm. De aannemer is ‘aan zet’ in die gesprekken en de opdrachtgever blijft vraaggestuurd. Het uitgangspunt is even simpel als effectief: hoe beter de vragen, hoe beter de antwoorden en hoe beter de aanbieding. In de eerste toepassingen is zelfs een lineair verband gemeten tussen de (kwaliteit en kwantiteit van) vragen en de waardetoevoeging in de inschrijving. Kortom: bespreken loont. Dat horen we ook vanuit de praktijk. Ruben Klein Obbink is tendermanager bij Dura Vermeer: “Juist door nu echt een keer de ruimte te hebben om de vraag achter de vraag te achterhalen, hebben wij onze opdrachtgever positief kunnen verrassen met een variant die al eigenlijk afgeschreven leek”. Ook M. van Brecht is enthousiast: “2 Keer gescoord met TeamValue aanbesteding.”

CROW en Bouwend Nederland hebben de methode getoetst en constateren dat TeamValue zonder frictie binnen de aanbestedingsregels toepasbaar is. Dat schept duidelijkheid: de aannemer kan zijn bouwslimheid vroeg inbrengen; de opdrachtgever krijgt aantoonbaar meer waarde (betere prestatie-kostenverhouding) en scherper verdeelde risico’s, waardoor spanningen rond geld en gedoe afnemen. Voorbeeld: een variant die niet mogelijk leek, namelijk een korter tunnelallignement waardoor een groot deel natuur behouden kon worden (en planning korter en verlaging kosten); of veel minder grondverzet door een relining met 80 jaar levensduur. Het zijn nog maar enkele van de concreet gevonden oplossingen.

Gesprekken leveren 3-fasen aanpak op

Wie met TeamValue werkt, merkt dat het eerste gesprek voelt als de echte start van de samenwerking. Vaak schuift het hele IPM-team aan en niet alleen de inkoper (fase 1). Daardoor groeit wederzijds begrip en ontstaat na gunning een vliegende start: het team heeft de taal, de risico’s en de verwachtingen al op elkaar ingeregeld in de bouwteamfase (fase 2). Dat is ook de ervaring van Niels Ramkema, contractmanager bij aannemer Dura Vermeer: “Je krijgt de echte klant en zijn wensen, maar ook de problemen te zien”.

De realisatie (fase 3) is het logisch gevolg van de eerste twee fasen. In bouwteam- of twee-fasencontracten is dat effect het grootst, maar ook bij andere contractvormen wordt de koers beter: er is aan de voorkant al een realistischer beeld van de kosten en haalbaarheid. En nog een pluspunt: het management krijgt betere go/no-go-informatie aan beide kanten. Aan de aannemerskant zie je dat contractstukken eerder en beter worden doorgeakkerd: fouten komen in algemene zin op tafel en worden tijdens de tender gecorrigeerd, niet erna. Dat leidt tot duidelijkere budgetten (en bestuurlijke rust) en verkleint de kans op wijzigingen achteraf. Voor beide partijen geldt: minder ruis, minder verrassingen, meer focus op het echte werk.

De prijs van vroegtijdig beginnen

TeamValue is niet geheel een ‘gratis winst’. Het vraagt wel wat meer voorbereiding in de inschrijffase dan menige bouwteam-aanbesteding: agenda’s, vraagstukken en varianten moeten doordacht zijn, want de regel van gelijke behandeling betekent dat alleen de beste vragen de beste informatie opleveren. Afspraken tellen pas wanneer ze in TenderNed zijn vastgelegd. En ja, een concurrent die scherpere vragen stelt, kan daar een voordeel uit halen. Ook voor de opdrachtgever is discipline nodig: niet tussentijds oordelen en soms opereren met onvolledige informatie als een inschrijver minder goed voorbereid naar het gesprek komt.

Voor Monique Melger - Ambtelijk Opdrachtgever – is duidelijk waarom het echt gaat: “Zo min mogelijk gedoe en voorspelbaarheid is een belangrijke opgave voor de ambtelijk opdrachtgever. Veel projecten zijn langlopend en daarbij spannend als het gaat om budgettering, duidelijkheid en zekerheid, zowel naar bestuur als naar de omgeving. Maar voorspelbare projecten zijn op één hand te tellen. Door de systematiek van TeamValue worden, in een goede samenwerking, ideeën ingebracht en oplossingen bedacht die geen van beide partijen los van elkaar hadden kunnen verzinnen.”

Tot slot: lef betaalt zich terug

TeamValue draait de klassieke tenderlogica om: eerst het gesprek, dan het contract. Het vraagt lef, voorbereiding en vakmanschap aan beide kanten, maar betaalt zich terug in betere aanbiedingen, stabielere relaties en voorspelbaardere uitvoering. Of, in de woorden uit het onderzoek waarmee het begon: wie inzet op gelijkwaardigheid, respect en samenwerking, kan projecten aantoonbaar beter maken.

Dit artikel is gesponsord door Smart-Insights.