K_Dekker bouw & infra staat bekend als één van de meest innovatieve aannemers in Noord-Holland. Om vooruitstrevend te blijven moet de basis van de organisatie stabiel en toekomstbestendig zijn. En daar is bedrijfssoftware voor nodig die dat mogelijk maakt. Precies op dat punt loopt het een aantal jaar geleden niet zoals gewenst, want het pakket waarmee K_Dekker dan werkt beweegt minder snel mee dan het bouwbedrijf ambieert. “De wensen die wij hadden werden niet meer vertaald in ondersteunende software”, vertelt Rick Klijbroek (hoofd ICT). “Zeker met het oog op de toekomst was het daarom tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe ERP-software.”

Eén bron van informatie en één plek van invoer

De markt op dus, met een duidelijk wensenlijstje in de hand. Maurice Oudejans (controller): “Het moest vooral een pakket zijn voor de gebruikers. Het gaat erom dat zij makkelijk en snel met dé bron van informatie kunnen werken, want dat is cruciaal voor onze bedrijfsvoering.” Klijbroek: “De software hoefde in onze ogen niet alles te kunnen. Onze basisprocessen zoals projecten, financieel, payroll en HR moeten er goed in draaien, maar voor specifieke wensen zijn koppelingen met andere specialisten een goede oplossing. Vergelijk het met ons als aannemer: wij hebben ook niet alle disciplines in huis. Specialistische disciplines huren we in. Zo zagen we ons softwarelandschap ook voor ons: één bron van informatie, één plek van invoer van die informatie, maar een open structuur die te koppelen is met andere oplossingen.”

Ze vinden het in de ERP-software van AFAS. Bovendien heeft die software de potentie om verdere automatisering en digitale ontwikkeling in de toekomst te ondersteunen. “Dat gaf voor ons de doorslag”, vertelt Klijbroek. “Je moet het vertrouwen hebben dat het pakket ook over tien jaar nog steeds de beste oplossing in de markt is. Als we keken naar de potentie, dan lag die hoger dan die van de alternatieven. Daarnaast was de software ook gebruiksvriendelijker en breder inzetbaar met tal van mogelijkheden.”

Projectbewaking

Bij K_Dekker zijn ze drie jaar na de livegang blij met de adoptie van de verandering, al eiste dat wel doorzettingsvermogen, volharding, training en nazorg. “Alles wordt in AFAS geregistreerd, wat zorgt voor een veel duidelijkere gegevensstructuur. Omdat we volledig op deze gegevens moeten kunnen vertrouwen, is dit een flinke omschakeling voor onze collega’s. Maar uiteindelijk maakt het de project­bewaking niet alleen makkelijker en overzichtelijker, het vermindert ook de kans op fouten en we beschikken over kwalitatief veel betere stuurinformatie voor het management.”

Gestandaardiseerde processen

Het is één van de opbrengsten van werken met het nieuwe systeem. Er is nog veel meer gewonnen met de overstap, waarbij diverse primaire werkprocessen in de totaaloplossing van AFAS zijn ondergebracht. Inkoop, urenregistratie op de bouwplaats, salarisverwerking, KAM-processen zoals werkplekinspecties: het is allemaal geborgd in het ERP-pakket.

Wat dat concreet oplevert? “Gestroomlijnde en gestandaardiseerde processen, waardoor onze collega’s op dezelfde manier werken. Een sterk onderdeel is dat de workflows onze mensen met notificaties attenderen op taken die moeten gebeuren. Op financieel-administratief gebied gaat de verwerking van inkoopfacturen en kostenmutaties sneller. Voorheen zat er nog veel handmatig werk in de verwerking van gegevens. Dat hoeft nu niet meer. Facturen scannen en herkennen gaat heel vlot dankzij de koppeling met een AFAS Partner. Hetzelfde geldt voor inkoopcontracten. In de oude situatie was een collega aangeleverde gegevens in een contract aan het overtikken, nu voeren we de gegevens direct in AFAS in, komt er een contract uit, gaat het de workflow in, wordt het ondertekend en is het klaar. Dat proces is gestroomlijnd en efficiënt, het scheelt ons veel tijd dat we niet meer al die contracten handmatig hoeven op te stellen.”

Twee werkdagen bespaard

Meer gemak, minder gedoe. Dat is hoe Oudejans het resultaat van werken met AFAS samenvat. Om nog een voorbeeld te geven wijst hij op de urenregistratie op de bouwplaats. “Dat gaat zoveel makkelijker nu. Eerst was de uitvoerder verantwoordelijk voor het boeken van de uren, nu doen de medewerkers dat zelf in de AFAS Pocket app. De uitvoerder hoeft vervolgens alleen nog maar te controleren of het klopt. Die uren, en ook bijvoorbeeld de reisuren, werden voorheen letterlijk per medewerker één op één overgetikt door één van onze HR-medewerkers. Die handmatige verwerking is gewoon verleden tijd. We hoeven de gegevens maar één keer in te voeren in de app en ze zijn daarna overal te gebruiken. Voor de urenverwerking hebben we daar twee werkdagen in de week mee bespaard. We zijn al bijna vergeten hoe het ging, en dat is in dit geval een goed teken.”

Huishouding op orde

K_Dekker is een organisatie die beheerst groeit. Dat streven is er ook voor de toekomst. Het gebruik van AFAS ondersteunt het bedrijf bij de doelstellingen, vertelt Oudejans. “We zijn met AFAS in staat om betrouwbare stuurinformatie te genereren waarmee wij goede keuzes kunnen maken, nieuwe doelen kunnen bereiken en nieuwe groeimarkten kunnen toevoegen. Met de overstap naar AFAS hebben we toekomstbestendige ERP-software in huis gehaald. We leggen een schat aan informatie over onze projecten vast in het systeem. Voor ons is dat goud waard, zeker als we er met de opkomst van AI nog meer gaan uithalen. AFAS is onze ruggengraat waarop we kunnen bouwen en sturen. De kracht van de ERP-software is dat we onze huishouding op orde hebben. De basis staat en dat geeft comfort.”

Dit artikel is gesponsord door AFAS.