Burgland Bouw wil een professioneel en vooruitstrevend bouwbedrijf zijn. Het nastreven van die ambitie betekent dat de software die het bedrijf inzet ‘supergoed’ moet werken, zoals financieel directeur Vincent van der Dussen het zegt. Daarin waren tot voor kort nog wel wat slagen te maken. Van der Dussen blikt terug op de situatie zoals die was: “Ons softwarelandschap bestond uit diverse applicaties. Er zaten wel wat tekorten in de software waarmee we werkten. En daar liepen we steeds vaker tegenaan. Uren boeken voor onze serviceafdeling? Liep niet helemaal lekker. Integratie met payroll? Was niet helemaal top. Ontsluiting van onze data? Kon beter.”
Vertrouwen in medewerkers
Dergelijke ‘tekorten’ in de software hebben er in de afgelopen jaren voor gezorgd dat het wensenlijstje van Van der Dussen en zijn collega’s is gegroeid. En dus gaat Burgland Bouw de markt op, op zoek naar nieuwe ERP-software voor HR, salarisadministratie, financieel, inkoop en projecten. AFAS wint dat selectietraject ‘met vlag en wimpel’, zegt Van der Dussen. “De grote kracht van AFAS is dat de software gemaakt is vanuit het perspectief van de gebruiker. In ons geval dus ook vanuit het perspectief van de timmerman op de bouwplaats. Heel belangrijk, want we willen dat iedereen volgens dezelfde processen werkt om daar de voordelen van te ervaren.”
Daarnaast heeft Burgland Bouw vanaf het eerste moment een klik met AFAS en haar bedrijfscultuur. Van der Dussen: “AFAS is een groot bedrijf, maar vanaf dag één voelen we ons serieus genomen als klant. Toen we vervolgens in de wereld van AFAS en haar product werden ondergedompeld, bevestigde die ervaring dat we de juiste keuze hadden gemaakt.”
Vanaf de livegang alle processen onder controle
Dat het gewenste resultaat is bereikt, blijkt wel tijdens de livegang. “Dit is natuurlijk een spannend moment voor het implementatieteam. We hadden met drie man sterk onze agenda’s leeg gemaakt en zaten te wachten op gebruikersvragen. Maar wat bleek? ’s Ochtends vroeg begon het nieuwe systeem te draaien alsof dat de normaalste zaak van de wereld was. We zagen de eerste uren vanaf de bouwplaats ingestuurd worden met de AFAS Pocket app, de eerste facturen geboekt worden en de eerste verkoopfacturen de deur uitgaan.”
Een vliegende start dus. Van der Dussen: “We hadden onze processen volledig onder controle. Geen factuur is te laat betaald en geen loonstrook te laat of fout aangeleverd. Dat is allemaal vloeiend overgegaan.”
Actuele bewaking van projectresultaten en uren
De concrete opbrengst van de overstap naar het nieuwe systeem? Van der Dussen wijst allereerst op het realtime inzicht in projectresultaten en de werkbegroting. “Daardoor weten we op elk moment hoe onze projecten ervoor staan. Essentieel voor onze bedrijfsvoering. We doen omvangrijke bouwprojecten waarbij de financiële belangen groot zijn. Dat vraagt om actuele bewaking. Als er op de bouwplaats iets gebeurt waardoor er spontaan meerkosten zijn, moeten we meteen inzicht hebben in de ontwikkeling van het resultaat. We kunnen meer vooruitkijken en weten welk rendement we kunnen verwachten en welke omzet we gaan draaien. Groot bijkomend voordeel: we hoeven rapportages niet meer handmatig samen te stellen. De tijdsbesparing die dat oplevert is minimaal vier dagen per maand.”
Ook optimale urenbewaking wordt gezien als een grote winst van de nieuwe bedrijfssoftware. “De uren die buiten op de bouwplaats gemaakt worden moeten we binnen op kantoor bewaken. De AFAS Pocket app zorgt ervoor dat de uren altijd realtime zijn bijgewerkt en we in staat zijn om tijdig bij te sturen. In het verleden liepen we vier weken achter, maar de AFAS Pocket app is een up-to-date praatstuk dat we altijd in onze broekzak hebben.”
Tijdsbesparing in salarisadministratie
Misschien wel de grootste positieve verandering is dat Burgland Bouw nu zelf de salarisadministratie verwerkt en de betaling uitvoert in plaats van een externe partij. “Het levert voor de mensen die dit proces binnen onze organisatie verzorgen een enorme tijdsbesparing op van minimaal twee dagen per week. En de kans op fouten op de loonstrook is gereduceerd. Dankzij de integratie van payroll en ERP worden de uren die we invoeren direct verwerkt in onze loonadministratie in AFAS, waardoor we geen import- en exportbestanden meer hebben. Daar hebben we veel
baat bij.”
De volgende stap
Voor het beheer van AFAS in de organisatie heeft Burgland Bouw twee functioneel beheerders en twee super users aangewezen. Zij zijn leidend in kennis en houden die op peil met ondersteuning van AFAS. “We volgen trainingen, cursussen en zijn blij met het doe-het-zelf-principe, want dat maakt dat je er vooral zelf mee aan de slag gaat. Op die manier zijn we op dit niveau gekomen, waardoor we nu de volgende stap kunnen zetten.”
Wat die volgende stap is? Burgland Bouw heeft meerdere ambities. Van der Dussen: “Nu alles loopt en we zien dat de data die het systeem genereert betrouwbaar is, willen we daar met Power BI nog meer stuurinformatie van maken. Ook zijn we bezig met de inrichting van ons onboardingsproces en zijn we heel benieuwd wat AI binnen ons systeem kan betekenen. Het is een proces van ontdekken, leren en ontwikkelen. AFAS is enorm uitgebreid en groeit uit tot hét platform binnen ons bedrijf. Bij alles wat we doen denken we na: kunnen we dit proces verder verbeteren en versnellen? Ons werk wordt steeds leuker doordat repeterende handelingen verdwijnen en we meer tijd hebben voor andere zaken, maar het kan altijd nóg leuker.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
