Kees Lokhorst en Joeri Koehof weten nog goed hoe de situatie voor de overstap naar AFAS in 2021 was. De controller en innovatiemanager van De Nijs halen zich het versnipperde applicatielandschap zo weer voor de geest. “We hadden meerdere softwarepakketten waar we iets in deden voor onze administratie, of het nu ging om processen als financieel, HR of inkoop. Die moesten we allemaal aan elkaar koppelen en daarnaast waren we veel tijd kwijt aan het handmatig overzetten van cijfers. Niet handig en zeker niet efficiënt.”

Het was de hoogste tijd om over te gaan naar één ERP-systeem voor alles wat met administratie te maken heeft. Een totaaloplossing dus. Waarom de keuze op AFAS viel? Kees: “AFAS was toen flinke slagen aan het maken met software voor de bouw. Voor ons is het belangrijk dat ze onze wereld kennen en begrijpen. Daarnaast is het prettig dat AFAS een familiebedrijf is en een solide partij waarvan je weet dat je er de toekomst mee in kunt.”

Eén systeem

Vanaf de start van de implementatie is AFAS een belangrijke basis bij het inrichten van bedrijfsprocessen in de organisatie van De Nijs. “Het was één van de redenen om voor AFAS te kiezen. Je kunt er gewoon heel veel in doen”, vertelt Joeri. “We kijken bij elke wens die we hebben eerst of het in het systeem mogelijk is. Geen andere losse pakketten, tenzij het echt niet anders kan.” Zo hoeft De Nijs geen ingewikkelde koppelingen te bouwen, loggen medewerkers in één softwarepakket in en halen ze hun belangrijke bedrijfsinformatie uit één systeem.

Efficiënter werken

AFAS is na de implementatieperiode al lang en breed geland in de organisatie. Ruim driehonderd medewerkers van De Nijs werken ermee. Financieel, HR, projecten, inkoop; het zijn allemaal processen die voor een groot deel zijn geautomatiseerd. Kees en Joeri hebben goed zicht op de opbrengst daarvan. Die is in sommige gevallen heel concreet.

Kees: “We zijn veel efficiënter gaan werken, met een grote tijdsbesparing als resultaat. Een goed voorbeeld is dat we voor drie collega’s van de administratie die deels met pensioen zijn gegaan geen vervangers hoefden aan te trekken. Dat komt doordat we werken volgens geautomatiseerde processen. Er komt steeds meer uit het systeem. En het mooie is: we zijn er nog niet.”

Duidelijkheid

Er zijn genoeg voorbeelden van processen die efficiënter ingericht zijn. Neem de factuurstroom, die voor het overgrote deel geautomatiseerd is. “Normaal ging een factuur met prestatiebon van een onderaannemer langs diverse mensen binnen onze organisatie. Nu tekent de uitvoerder de prestatiebon als het werk gedaan is, waarna de bedrijfsleider (projectleider) deze bon verstuurt. Daarna gaat de factuur het geautomatiseerde factuurproces in, die we vervolgens automatisch betalen binnen de afgesproken betaaltermijn. Het is makkelijker én duidelijker voor iedereen.”

Een goed voorbeeld is ook de automatisering van een integraal inkoopproces. Dat heeft De Nijs in samenwerking met de inkopers en leveranciers gerealiseerd door een leveranciersportaal in te richten, waarin leveranciers een concept van de afspraak beoordelen en digitaal ondertekenen. Het resultaat? Inmiddels wordt 85 procent van de overeenkomsten digitaal ondertekend via het leveranciersportaal, tegen 40 procent van de overeenkomsten in de vorige werkwijze. De grote winst is duidelijkheid; er kan geen discussie bestaan over de opdracht door de vastlegging in de software.

Veel inzicht

Gemak, grip en vooral veel inzicht; het zijn begrippen die horen bij de oogst van ruim drie jaar werken met de nieuwe software, vertelt Kees. “Wij zijn als bouwbedrijf projectgestuurd. Dat betekent dat de focus ligt op de onderhandenprojecten. We zetten AFAS in om dat in de gaten te houden. We kunnen dwarsverbanden leggen tussen projecten: waar gaat het goed, waar kan het beter? We halen er gegevens uit die ons leren om het nog beter te doen.”

Toegankelijk

Zelfs tot op de bouwplaats ervaren medewerkers van De Nijs de voordelen. Kees: “De timmerman kan aan het einde van de dag in de AFAS Pocket op zijn telefoon zijn uren invullen en aangeven wat hij heeft gedaan. Dat is een enorme vooruitgang. Het systeem is toegankelijk voor iedereen. Wil je vrij vragen? Vakantiedagen opnemen? Een declaratie invoeren? Dat kun je allemaal zelf doen. Op dit moment heeft iedereen zijn weg in het systeem wel gevonden, al blijven we kijken wat beter kan.”

Nieuwe inzichten

De doelen voor de toekomst zijn helder. De Nijs heeft de ambitie om zich verder te ontwikkelen als lerende organisatie. De gecentraliseerde gegevens en interactieve dashboards in AFAS bieden daar een goede basis voor. “We kunnen leren van de inzichten die we daaruit halen. Zo verkennen we hoe we onze faalkosten kunnen reduceren. We willen een database creëren voor vakgebieden als renovatie en onderhoud en over projecten heen kunnen kijken: dit gaat goed, dit kan beter, hier moeten we bijsturen. Door die kennis op elkaar te stapelen, kunnen we onze processen verbeteren.”

Leuker werk

Daar blijft het niet bij. Andere ambities zijn verdere integratie van de software in de bedrijfsprocessen én de kracht van AI inzetten. “Hoe meer we automatiseren, hoe makkelijker en leuker ons werk wordt.” Bij De Nijs weten ze: automatiseren is nooit helemaal klaar. “We weten nu niet wat er straks nog makkelijker kan. Dat blijft een proces. We zijn in elk geval goed op weg. Er staat een stevige fundering en daarop bouwen we op dit moment een villa. Maar willen we optimaal van AFAS gebruikmaken, dan is een sprookjeskasteel het vergezicht. We zijn een vooruitstrevend bedrijf, dus daar gaan we voor.”

Dit artikel is gesponsord door AFAS.