Soms groeien bedrijven harder dan ze zelf hadden voorzien. Lagemaat is een mooi voorbeeld. Telde de organisatie 15 jaar geleden nog 25 medewerkers, inmiddels zijn dat er maar liefst ruim 250. Dirk, Peter en Corine Lagemaat, de tweede generatie van de familie, hebben de groei samen met Gerd-Jan Jongerman in goede banen geleid.

De keuze voor digitalisering was daarbij cruciaal. Die ontwikkeling begon 15 jaar geleden al. In die tijd verzorgde Corine de financiële administratie nog samen met haar moeder, maar een gestructureerde projectadministratie ontbrak nog. Omdat de hoeveelheid werk en daarmee de papieren rompslomp toenam, koos de directie van Lagemaat voor een financieel pakket en het digitaliseren van de projectadministratie.

Eén centraal systeem

Uiteindelijk liep het familiebedrijf door de groei ook tegen de grenzen van die oplossing aan. “Het was onbeheersbaar geworden”, blikt financieel directeur Bart Kemper van Lagemaat terug. “Administratieve processen waren versnipperd, er moest wat gebeuren. We waren toe aan één centraal systeem voor onze administratie en eenduidigheid in onze werkwijze. Dat was het moment om verder te automatiseren en bedrijfsprocessen te integreren in één allesomvattend ERP-pakket.”

Meegroeien

De zoektocht naar een geschikte oplossing viel nog niet mee. Wat het complex maakte: Lagemaat verricht diverse diensten in de sloopbranche, met veel synergie tussen de bedrijfsonderdelen. “Een van onze belangrijkste pijlers was om ook de urenregistratie aan het nieuwe systeem te koppelen”, vertelt Bart. “De urenbonnen deden we nog op papier. De efficiency kon vele malen hoger. Het was onze wens om de uren via een app te gaan verwerken. Daarbij wilden we de combinatie met planning maken. Zie maar eens een pakket te vinden dat dat allemaal kan onderbrengen.”

En toch is het gelukt. De directie van Lagemaat kwam uit bij AFAS en Cleverdesk, die als partners van elkaar de gewenste oplossing bieden: AFAS als ERP-pakket, Cleverdesk met specifieke software voor
planning en urenregistratie en accordering.“De flexibiliteit en schaalbaarheid van deze oplossing gaven voor ons de doorslag”, verklaart Corine. “Vijftien jaar geleden hadden we niet gedacht dat we zo zouden groeien. Hoe we er over vijftien jaar voor staan, is niet te voorspellen. Groei is niet een doel op zich, maar we lopen er niet voor weg. Daarom hebben we gekozen voor een pakket dat met ons mee kan groeien.”

Tijdwinst

Wat heeft het gebruik van AFAS en Cleverdesk de organisatie van Lagemaat nu al opgeleverd? Dat is een vraag voor Niels Schuurman, die het functioneel beheer van AFAS op zich heeft genomen. Hij is positief over de resultaten tot nu toe: “Alle administratieve processen hebben we nu in één pakket gewaarborgd, waarbij we met één druk op de knop de juiste gegevens naar voren halen. De handmatige handelingen zijn beperkt en dat levert tijdwinst op. Daarnaast is de foutgevoeligheid verminderd nu alle gegevens uit één database komen. Een groot verschil met de versnipperde situatie zoals we die voorheen kenden. Toen was data veel moeilijker te verkrijgen uit alle pakketten. Nu weten we waar we moeten zoeken. Daardoor kunnen we bezig zijn met het inrichten van workflows en het verder automatiseren van processen.”

De samenwerking tussen AFAS en Cleverdesk pakt goed uit voor Lagemaat. “Al onze medewerkers zijn in het bezit van een gebruiksvriendelijke app van Cleverdesk waarin ze hun uren invullen. Dat heeft onze papierstroom enorm verminderd. Om nog maar te zwijgen over de efficiency die het oplevert. Wij verwerken dagelijks urenboekingen van alle medewerkers. Voorheen konden we soms het handschrift niet lezen of waren er andere belemmeringen. Nu staan ze met een druk op de knop in AFAS, dus tel uit je winst.

Eenvoudiger

Ook de gebruikerservaringen met AFAS en Cleverdesk zijn positief, zowel op de werkvloer van Lagemaat als ‘buiten’ op projecten. Al had dat wel even tijd nodig, vertelt Bart. “Onze mensen hebben wel even moeten wennen aan de nieuwe software. En daarbij: sommige administratieve werkzaamheden worden nooit leuk. Maar het loopt goed, iedereen kan met de app werken en medewerkers zien er steeds meer de voordelen van in. Als je buiten aan het werk bent, vul je de bon in op de app. Dat is eenvoudiger vastleggen. En je hebt alle gegevens bij de hand, zoals projectnummers. Het biedt dus ook inzicht.”

Toekomstproof

Hét totaalpakket voor Lagemaat bestaat niet, dus is en blijft het een ontdekkingstocht. “Dan is het fijn dat we samenwerken met de betrokken organisaties van AFAS en Cleverdesk. Wij ervaren hun ondersteuning als laagdrempelig en persoonlijk. We werken samen aan het doel dat we voor ogen hebben. Daar zijn we allebei positief-kritisch in en dat is alleen maar goed.”

Waar Lagemaat nu staat in de ontwikkeling op het gebied van digitalisering en automatisering? “We hebben een basis staan die toekomstproof is. Met elkaar gaan we de verdere mogelijkheden uitdiepen. We zijn van een papieren organisatie naar een semi-digitale organisatie gegaan. We bewegen steeds meer naar een digitale organisatie, zeker als we straks gaan werken op basis van data-analyse. Dat kan alleen met het fundament dat we nu hebben staan.”

Dit artikel is gesponsord door AFAS.