Wie de website van Knauf bezoekt, vindt daar een overweldigende hoeveelheid producten. Niet alleen de bekende gipsplaten en zakken Rotband, Geelband en Fix & Finish, maar ook gipsplaatschroeven voor de bevestiging en afwerkmiddelen. Het is nog niets vergeleken met de database waarin al die producten voor professionele afnemers worden omschreven en geprijsd. In deze database zijn ruim tweeduizend artikelen te vinden. Wat er in staat, moet altijd kloppen en up to date zijn. Want afnemers van Knauf gebruiken de gegevens zelf weer onder meer voor hun webshops, offertes of voor calculaties bij het aannemen van projecten. “Dat is geen sinecure”, zegt Hans Noordijk, trade marketing manager bij Knauf. “De uitdaging is dat iedereen zijn eigen datasysteem heeft met eigen artikelnummers en hoeveelheden. Ik zou er een dagtaak aan kunnen hebben om alle gegevens op maat te maken voor iedere afnemer.”

Goedgekeurde prijslijst

Dataspecialist IB heeft er een systeem voor in het leven geroepen dat de fabrikant van gipsproducten veel werk uit handen neemt. Dat zorgt ervoor dat alle partijen met een paar muisklikken hapklare, correcte en actuele informatie op hun scherm en in hun systemen krijgen, zoals past bij de eigen bedrijfsvoering. “Het enige wat wij nodig hebben is een prijslijst die de verkoopafdeling heeft goedgekeurd en waarnaar dus al veel mensen hebben gekeken”, vertelt Jop Schillemans, oprichter van IB. “Dan weten we zeker dat de inhoud goed is.”

Variatie aan formaten en eenheden

Daarvoor moet IB ‘onder water’ wel een fikse vertaalslag maken. Het is een monnikenwerk dat ‘the data company’ inmiddels voor vele tientallen bedrijven oplost, zowel aan de kant van de fabrikanten als de Bouwgroothandel/DHZ in de bouwsector. Een grote producent als Knauf heeft niet één prijseenheid. Er zijn prijzen per vierkante meter, maar ook per plaat, per pallet, per zak of per kilo. Er is bovendien een grote variatie aan formaten en eenheden. Een aannemer in de renovatiesector heeft graag gipsplaat in een beperkte breedte van 60 centimeter. Want de werklui moeten ze via smalle trappen omhoog sjouwen. Een aannemer die een nieuwbouwcomplex bouwt, zal juist eerder kiezen voor lekker brede platen van pakweg 1,20 meter. De hijskraan zet ze toch wel in één keer allemaal boven neer. Diktes en kantafwerkingen van de diverse platen verschillen ook sterk, afhankelijk van het gebruik. Voor sanitaire ruimtes ligt het gebruik van vochtwerende gipsplaat voor de hand, in installatieruimtes een extra brandwerend plaat. Voor röntgenruimtes in ziekenhuizen is er stralingwerende beplating.

Eigen datasystemen

Knauf stelt zelf op basis van zijn softwaresystemen productlijsten op. “De 20 tot 25 grote partijen waarmee wij zaken doen, hebben elk sterk verschillende eigen datasystemen. Hoe zorg je ervoor dat aan het product dat uiteindelijk aan de kassa gescand wordt de juiste informatie wordt gekoppeld?” legt Noordijk uit. “Daar zit 'm de uitdaging.”

Knauf stuurt de productgegevens naar IB. De dataspecialist voegt er een unieke identificatiecode aan toe. Steeds als er updates zijn over het product, worden die met die code in één keer overal doorgevoerd.

Het werk van IB als ‘oliemannetje’ tussen de partijen voorkomt ook fouten, omdat een prijs bij Knauf wordt vermeld in een andere eenheid dan de afnemer wenst. Als Knauf in zijn database een prijs bij een ‘aantal van 1’ vermeldt, kan dat in werkelijkheid gaan om een pakket van 1000 stuks. En als de Aquapanel Q4 voor extra gladde afwerking van binnenwanden een prijsaanpassing kent, zorgt IB ervoor dat die verandering niet alleen inzichtelijk wordt per gipsplaat, maar ook per vierkante meter of pallet.

Tweede etalage

Knauf startte de samenwerking met IB al in 2005 en was daarmee een van de eerste grote producenten die deelnamen. Reden was een vraag vanuit de afbouwsector, die op grote schaal gipsplaten van Knauf gebruikt voor metalstudwanden. Afbouwbedrijven wilden vierkante meterprijzen kunnen verwerken in hun calculatiepakket. Dat kan inmiddels. Noordijk tovert op zijn computerscherm lijsten tevoorschijn met stuksprijzen, met daaraan verbonden een code. Aan de hand van die code kan hij springen tussen verschillende prijseenheden. Makkelijk voor Knauf en voor de afnemer. Van de koppeling 'onder water' zien beide niets. De gipsgigant hoeft zelf niets te doen voor de ingewikkelde vertaalslag.

Correcte data steeds belangrijker

Noordijk constateert dertien jaar na de start van de samenwerking dat het belang van het systeem nog steeds toeneemt. “Correcte data wordt steeds belangrijker. Bedrijven zien internet als een tweede etalage van hun winkel. En die moet gewoon goed op orde zijn.” De complexiteit zit 'm vooral in de actualiteit. Knauf brengt steeds nieuwe of gewijzigde producten op de markt en voert geregeld aanpassingen door. Afnemers vragen daarnaast vaak om aanvullende informatie, zoals high res beelden om het product op de juiste manier op internet te laten zien. De database van IB is daarnaast een plek om ‘verdiepende content’ onder te brengen. Steeds vaker worden productgegevens verrijkt met uitgebreide productbrochures en filmpjes die stap voor stap uitleg geven over het gebruik en verwerking. Het vereenvoudigt ook het tonen van totaaloplossingen. Voor het uitvoeren van een klus heb je niet alleen een gipsplaat nodig, maar ook allerlei extra’s. Via de webportal is dat prachtig in beeld te brengen. Ga je daardoor ook meer verkopen? Noordijk: “Zeker wel!”

Verschillen in cijfers en codes

Het voorkomen van problemen door verschillen in cijfertjes en codes springt het minst in het oog, maar is wel een hoofdtaak van IB. Ieder handelsbedrijf gebruikt eigen artikelnummers, aantal karakters en eigen productnamen. De ene duidt Knauf-producten kortweg aan met ‘KN’, de volgende zegt ‘gipsschuur’ tegen gipsplaat. Nog net begrijpelijk voor een mens, maar niet voor een computer.

Valt daar niets aan te veranderen? Nee, de markt dwingen om op één manier en met één systeem te werken is nog niet gelukt. Ieder Europees product heeft wel een EAN-nummer (European Article Numbering) – het nummer onder de streepjescode. Maar die code zegt niets over het product. Het ETIM classificatiesysteem dat daarvoor in het leven is geroepen, en waaraan ook Knauf meewerkt, geeft wel een omschrijving van artikelen. Het koppelt bijvoorbeeld de term ‘gipsplaat’ aan een vaste set eigenschappen zoals breedte, dikte, kantafwerking en brandwerendheid. Maar ook de gegevens daarvoor moeten op een geordende manier worden aangeleverd. Dat vergt dus ook een vertaalslag. IB ondersteunt Knauf ook daarbij.

Eerlijke verdeling kosten

Bij Knauf constateren ze dat de tussenkomst van IB ook zorgt voor een eerlijke verdeling van de kosten van deze noodzakelijke vertaalslag. “Als afnemers ons voorheen verzochten om gegevens op de door hen gewenste manier aan te leveren, vroegen ze feitelijk aan ons om hun administratieve probleem op te lossen. Nu betalen we via een abonnement bij IB allemaal ons eigen deel van dat werk. Dat is wel zo eerlijk”, zegt Noordijk. “Als ze nu toch nog bellen om een hoge resolutie beeld, verwijs ik gewoon door naar IB.”