Bram Bregman heeft een achtergrond in IT en datamanagement, en werkt als zelfstandig consultant voor grote organisaties en overheden. Hij liep al langer rond met het idee om een eigen digitaal product te ontwikkelen, maar wist nog niet precies wat. Dat veranderde toen hij voor zijn eigen projecten op zoek ging naar geschikte planningssoftware. Bestaande programma's voldeden niet aan zijn wensen. Zo kon hij bijvoorbeeld met het ene programma zijn planningen niet online delen, en vond hij Microsoft Project niet erg gebruiksvriendelijk. Ook het licentiemodel sprak hem niet aan. “Je moet betalen voor het gebruik; ook als je er niets mee doet. Ik dacht: dat moet slimmer kunnen.”
Planning bijstellen
Bij de ontwikkeling van Plandeck richtte Bregman zich niet alleen op het maken van planningen, maar vooral op het actueel houden ervan. Want juist daar gaat het volgens hem in de praktijk vaak mis. Werkzaamheden lopen vertraging op, andere taken worden eerder afgerond en verschuivingen hebben gevolgen voor de rest van het project. Om de planning betrouwbaar te houden, moet de planner telkens opnieuw informatie verzamelen en verwerken. “Je kunt een plan hebben, maar in de praktijk lopen dingen toch anders dan je had verwacht. Of een bepaalde taak duurt langer en andere werkzaamheden zijn daarvan weer afhankelijk. En dan moet je dus je planning bijstellen.”
Plandeck verstuurt op vooraf ingestelde momenten - bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks - automatisch een e-mail naar de personen aan wie taken zijn toegewezen. Vervolgens kunnen de betrokkenen via een beveiligde link hun voortgang doorgeven; zonder account, wachtwoord of eigen softwarelicentie. “Ze zien uitsluitend hun eigen werkzaamheden en geven met een schuifregelaar aan hoever deze zijn gevorderd”, licht Bregman toe. “Als iemand bijvoorbeeld van 45 naar 55 procent gaat, wordt dat volledig automatisch in de planning verwerkt. Daar hoeft niemand iets voor te doen.”
Niet iedere wijziging wordt zonder tussenkomst doorgevoerd. “Opmerkingen, achteruitgang en ongebruikelijk grote voortgangsstappen komen terecht in een review-wachtrij”, legt Bregman uit. “De planner kan vervolgens zelf besluiten of hij die wijzigingen wil toepassen. Zo vinden ongebruikelijke afwijkingen niet zomaar doorgang en houdt de planner de controle over zijn planning.”
Bouwvak en vorstverlet
Naast voortgangsbewaking beschikt Plandeck over functies voor het berekenen van afhankelijkheden, kritieke paden en de inzet van mensen en materieel. Hierbij houdt de software rekening met werkdagen en projectspecifieke onderbrekingen. “Hierdoor kunnen werkzaamheden die door weersomstandigheden stil komen te liggen verschuiven, terwijl andere activiteiten gewoon doorgaan. Er wordt alleen om taken heen gepland die buiten moeten worden uitgevoerd en onderhevig zijn aan bijvoorbeeld bouwvak of vorstverlet. En dat gaat allemaal volledig automatisch”, aldus Bregman.
Bij tijdelijke stilstand kun je het delen gewoon pauzeren en dan stopt het betalen”
Voor bouw- en infraprojecten biedt Plandeck daarnaast locatiegebonden planningen, tijdwegdiagrammen en de mogelijkheid om taken te koppelen aan IFC-objecten uit een BIM-model. Ook kunnen meerdere projecten gezamenlijk worden bekeken om conflicten in de inzet van mensen en middelen zichtbaar te maken. Bregman wil hiermee de rekenmogelijkheden van uitgebreide planningssoftware combineren met een toegankelijke gebruikersomgeving. “Je kunt met een paar muisklikken diverse wijzigingen doorvoeren”, knikt hij. “Je wordt dus niet geconfronteerd met allerlei ingewikkelde menu's.”
Betalen per actieve projectdag
Ook het verdienmodel wijkt af van traditionele softwarelicenties. Gebruikers kunnen gratis planningen opstellen en betalen pas wanneer ze projecten daadwerkelijk delen. Na een proefperiode geldt een tarief van 2,50 euro per actieve projectdag, onafhankelijk van het aantal betrokkenen. “Bij tijdelijke stilstand, bijvoorbeeld als je even geen project hebt of geen planningstool nodig hebt, kun je het delen gewoon pauzeren en dan stopt het betalen.”
Plandeck richt zich niet alleen op bedrijven die met een nieuwe planning beginnen. Ook bestaande planningen kunnen worden overgezet, bijvoorbeeld vanuit Microsoft Project. Dit is volgens Bregman extra relevant nu Microsoft Project Online op 30 september 2026 is stopgezet. “Wie zijn projectgegevens tijdig heeft veiliggesteld, kan deze via Microsoft Project desktop exporteren als XML-bestand en vervolgens importeren in Plandeck. Alleen de resources en taaktoewijzingen moeten opnieuw worden gekoppeld.”
Voor de komende periode staan de uitbreiding van het portfoliomanagement en de koppelingen met bestaande organisatiesystemen op de agenda. Bregman: “Ik wil Plandeck verder ontwikkelen tot een oplossing waarmee organisaties niet alleen afzonderlijke projecten, maar ook hun complete projectportfolio kunnen plannen en beheren. De software wordt inmiddels dagelijks gebruikt, onder meer bij gemeenten.”
Dit artikel is gesponsord door Plandeck.
