Software-oplossingen die werkprocessen slim automatiseren; dat is de core business van WhiteVision. “De ontvangst en verwerking van bijvoorbeeld inkomende facturen of service-opdrachten kosten veel tijd en handelingen. Dat is echt zonde van de mankracht.” Aan het woord is Frank de Wit, ceo van WhiteVision. Hij legt uit dat het doel is om repetitief werk uit te bannen. “Bij veel bedrijven komen de hele dag door veel verschillende berichten binnen zoals orderbevestigingen en facturen. Deze worden door medewerkers vaak nog handmatig verwerkt en ingevoerd. Wij willen dit soort terugkerende en eentonige werkzaamheden juist automatiseren.”

Mens is vaak niet nodig

Daarvoor zijn slimme oplossingen beschikbaar, legt De Wit uit. “We lezen inboxen en bestanden uit – denk aan e-mails, XML-berichten of digitale documenten – en interpreteren wat erin staat. Dit vergelijken we met wat de ontvanger verwacht en als dat klopt, dan kan de orderbevestiging of inkoopfactuur automatisch door. Zo niet, dan wordt het document voorgelegd aan een persoon ter beoordeling.”

Dit scheelt werknemers van organisaties veel tijd, zegt De Wit. “Als je veel van deze berichten op een dag krijgt, kost het veel tijd om die allemaal te verwerken, terwijl je in veel gevallen hier de mens helemaal niet voor nodig hebt.”

Papier georiënteerd

WhiteVision is in 2005 begonnen met het ontwikkelen van dit soort technologie. Min of meer toevallig kwam hij vervolgens bij verschillende bouwbedrijven terecht, zegt De Wit. “Daar halen we nog steeds 30 tot 40 procent van onze omzet. De bouw was altijd erg papier georiënteerd en de administratie wordt op een andere plek uitgevoerd dan de productie. Daar vindt veel informatie-uitwisseling plaats en daardoor is er veel inefficiëntie. Wij voegen met onze software veel efficiëntie toe door documenten automatisch te verwerken, boekingen aan te maken en bij onduidelijkheden ze rond te sturen via de digitale workflow. Zo maken we het makkelijker voor de mensen van de bouw en van de administratie. Deze focus op de praktijk wordt gewaardeerd door partijen in de bouwsector.”

Bestaande systemen

Concreet betekent het dat de meeste inkomende documenten volledig automatisch worden afgehandeld, zegt De Wit. “Normaal zijn daar de nodige klikken voor nodig. De persoon op de administratie kijkt wat er besteld is en of dat klopt met de order en de goederen die binnenkomen. Dat is zonde van het menselijk vermogen en je hoeft daar geen mensen voor aan te nemen. De inkomende facturen worden direct geboekt in het ERP-systeem en kunnen altijd en overal goedgekeurd worden via workflow-software.”

Wat de software volgens De Wit zo interessant maakt voor bouwers, is dat ze met alle bestaande administratieve systemen kunnen werken. “Bouwers investeren veel geld in deze ERP-softwaresystemen. Wij voegen met onze oplossingen op een laagdrempelige manier efficiëntie toe. Zo kan de bouw grote slagen maken in slimmer werken. We zetten de gebruiker centraal in alles wat we doen.”

Toegevoegde waarde

WhiteVision is een van de sponsoren van de Cobouw Innovatie Award. De Wit: “Dat doen we omdat de bouw een belangrijke markt is voor ons. Het is onze drive om bouwbedrijven te laten weten wat we doen en welke oplossingen we bieden. Ze moeten natuurlijk van ons bestaan weten om te weten welke toegevoegde waarde wij hebben.”

Ketensamenwerking

Er gebeurt momenteel veel in de bouwsector waarbij de software van WhiteVision erg nuttig kan zijn, benadrukt hij. “De omarming van nieuwe initiatieven zoals ketensamenwerking heeft geleid tot een toename aan uitwisseling van gegevens, bestanden en berichten tussen de verschillende partijen in de keten. Met deze toename in diversiteit aan soorten documenten ontstaat er ook een uitdaging om dit allemaal in de praktijk toe te passen, want pas dan worden de voordelen echt ervaren. Wij zorgen dat er voor de medewerker die al deze vormen en soorten documenten moet verwerken één manier is. Daardoor houden bedrijven controle over dit proces en kunnen ze besparingen realiseren.”

Eigen administratie

De klanten van WhiteVision zijn voornamelijk bedrijven die veel met dit soort informatiestromen te maken hebben. De Wit: “Eigenlijk zijn alle bouwbedrijven die hun eigen administratie voeren potentiële klanten. Ons grote succes is dat we passende oplossingen bieden aan de gebruikers van elk ERP-systeem in de bouw. Daardoor kunnen we de administratie van deze bedrijven veel slimmer maken.”

Verduurzaming

In de toekomst nemen administratieve handelingen voor bouwbedrijven alleen maar toe, denkt De Wit. “Verduurzaming, circulariteit en hergebruik zijn belangrijke thema’s in de bouwsector. Het zijn bovendien thema’s waar wij een grote rol in kunnen spelen. Denk aan bijvoorbeeld aan rapportages. Ook dat kunnen we voor een deel automatiseren in de achterliggende systemen. En onze software kan processen duurzamer maken. Soms worden kleine materialen, zoals stukken zeil of losse spullen, los besteld met veel logistieke bewegingen tot gevolg. Als je zo’n order combineert tot een grotere order, is dat veel duurzamer.”

Eenvoudig digitaal werken

WhiteVision werd in 2005 opgericht door ceo Frank de Wit. De software van WhiteVision maakte in die tijd geautomatiseerde documentverwerking niet alleen mogelijk voor grote, maar ook voor middelgrote en kleinere bedrijven. Daardoor konden ook zij profiteren van slimme oplossingen om inkomende documenten op efficiënte en eenvoudige wijze digitaal te verwerken. Al snel volgden de eerste klanten. Op basis van de klantwensen werd het standaard productportfolio steeds uitgebreider.

Inmiddels maken ruim 1400 organisaties met meer dan 24.000 gebruikers naar tevredenheid gebruik van deze software. Als familiebedrijf met de kernwaarden respect, daadkracht, betrokkenheid en ambitie heeft WhiteVision een gezonde en stabiele groei doorgemaakt. Met een team van 40 mensen werken we iedere dag aan onze missie om repeterend en eentonig werk de wereld uit te helpen.

Dit artikel is gesponsord door WhiteVision.