F. Hoffmann-La Roche, kortweg Roche, is een van 's werelds grootste biotech-bedrijven en leverancier van in-vitrodiagnostiek. Het bedrijf is expert op het gebied van farmaceutica en diagnostiek en investeert jaarlijks bijna 9 miljard euro in R&D. Roche bezit al z’n eigen onroerend goed waaronder hoogwaardige laboratoria, kantoren en productielocaties. Voor de planning en het beheer van gebouwen en bouwprojecten zijn teams verantwoordelijk die het bedrijf ook vertegenwoordigen richting architecten, planners en aannemers. Dat kan echter alleen omdat zij continu een haarscherp beeld hebben van de status van het vastgoed en alle assets.
Eye catcher van Basel
Marcel Hammler werkt voor Project Management Services van Roche, de afdeling die de processen, middelen en tools organiseert om deze doelen te bereiken. “Elk bouwproject is een traject van changes”, weet hij. “Dingen veranderen continu. Die changes moeten we beheersen, zodat de kwaliteit, kosten en deadlines altijd kloppen”, zegt Hammler. ‘Zijn’ project is Bau 2, de nieuwe eye catcher van Basel ter waarde van zo’n 500 miljoen euro. De kantoortoren met een hoogte van 205 meter en 50 verdiepingen wordt het hoogste gebouw van Zwitserland. Behalve zo'n 2.400 kantoorwerkplekken komen er moderne ruimtes voor samenwerking, vergaderingen, videoconferencing en horeca.
Gezamenlijk ontwikkelingsproject
Om Bau 2 mogelijk te maken, heeft Roche lang gezocht naar software die het changemanagement in bouwprojecten vereenvoudigt. De eigen database-oplossing op basis van MS Access was niet toereikend om individuele projecten te consolideren. Thinkproject was op basis van de eisen van Roche bereid om het cloudplatform CONCLUDE CDE geschikt te maken zodat de software voldeed aan de wensen. Thinkproject bracht de uitgebreide software-expertise in en Roche had de expertise van processen in grote projecten. De samenwerking resulteerde in een oplossing voor documentmanagement die de acceptatietesten in 2014 ruim doorstond.
SaaS voor meer flexibiliteit
Roche had met de oplossing van Thinkproject een kostenbeheersingstool voor de lange termijn. Sindsdien heeft CONCLUDE CDE steeds meer functies - niet alleen voor Roche, maar voor alle klanten die de modulaire software gebruiken. Het platform is nu beschikbaar als Software as a Service (SaaS), wat betekent dat Thinkproject de modules in de eigen datacenters in Europa beheert met de hoogste beveiligingsnormen.
Tijdrovende securitytrainingen zijn niet meer nodig voor externe projectpartners.”
Stephan Kilchmann Simonius, hoofd van Project Management Services, legt uit dat Roche te allen tijde toegang heeft tot de software en data in de cloud. “Belangrijke voordelen zijn dat de software 24/7 en overal beschikbaar is en alle processen en data met betrekking tot bouwprojecten onafhankelijk van Roche IT zijn opgeslagen”, zegt Kilchmann Simonius. “Aangezien Roche in een strikt gereguleerde markt opereert, zouden grote interne IT-projecten nodig zijn voor uitbreidingen en changes. Dankzij de cloudoplossing zijn deze nu snel en eenvoudig te implementeren. Tijdrovende securitytrainingen, die alle gebruikers van het Roche IT-platform regelmatig moeten volgen, zijn dus niet meer nodig voor externe projectpartners. Een ander voordeel is dat we ons geen zorgen hoeven te maken over updates en dat gebruikers altijd beschikken over de nieuwste software. Dat regelt Thinkproject allemaal.”
Communicatie is alles
Bouwen is een constante aanpassing van doelen, weet Hammler als hij een voorbeeld uit Bau 2 noemt. “De architect wilde een metalen rolluik toevoegen aan een cafetaria. Dit is als een change request ingevoerd via CONCLUDE CDE. Toen kwamen de automatische systemen in actie”, vertelt Hammler. “De planner is gevraagd om een rapport over de gevolgen van de rolluik voor de structurele analyse en kosten. De opdrachtgever kon met deze informatie snel beslissen dat de wijziging moest worden doorgevoerd. De architect en bouwkundig ingenieur hebben de plannen in het digitale model aangepast, het materiaal is besteld en de installatietijden zijn aangeleverd. CONCLUDE CDE heeft ervoor gezorgd dat alle aanvragen zijn verstuurd, gecontroleerd op planning en de wijzigingen in het model in de cloud zijn doorgevoerd. Niets en niemand is vergeten en alle processen zijn gedocumenteerd.”
Eenvoudiger projectmanagement, kortere doorlooptijden
Terugkijkend op de samenwerking met Thinkproject concluderen Kilchmann Simonius en Hammler dat Roche vooral heeft geleerd dat het met de introductie van workflows nu mogelijk is om vrijwel volledig digitaal te werken. Het bedrijf heeft volgens beiden slechts de helft van de projectmedewerkers ten opzichte van vijf jaar geleden, met een aanzienlijk hogere datakwaliteit en kortere doorlooptijden als resultaat. De samenwerking met Thinkproject wordt uiteraard voortgezet. Maar het blijft een continu leerproces proces in elk project. "Het is niet een kwestie van software aanschaffen, installeren en direct blij zijn", zegt Kilchmann Simonius. “Je moet je eigen processen goed analyseren en de tools daarop inrichten. Eerst organiseren, dan automatiseren. En als je vooraf grondig plant en waar nodig hulp van experts inroept, komt het altijd goed.”
Dit artikel is gesponsord door Thinkproject.
