artikel

Zo maak je een goede rittenregistratie

bouwbreed 142

Als je meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé rijdt met jouw bedrijfswagen, betaal je bijtelling. En dat bedrag kan hoog oplopen. Om te bewijzen dat je onder dat aantal kilometers bent gebleven, moet je voor de Belastingdienst een nauwkeurige rittenregistratie bijhouden. Maar wat moet daar allemaal in staan en hoe pak je dat het beste aan? Wij helpen je graag op weg!

Zo maak je een goede rittenregistratie

Hoe zit het ook alweer precies met die bijtelling? Met je bedrijfswagen mag je natuurlijk gewoon privé rijden. Maar als je meer dan vijfhonderd privékilometers met de auto van de zaak aflegt, dan krijg je te maken met bijtelling. Bijtelling is een bedrag dat je bij je winst moet optellen en waar je dus ook belasting over moet betalen. De hoogte van die bijtelling hangt onder andere af van de cataloguswaarde van je bestelauto of pick-up en van de CO2-uitstoot.

Een rekenvoorbeeld

In 2018 zijn er nog twee bijtellingstarieven, namelijk 4 procent en 22 procent. Even een rekenvoorbeeldje: stel, je bedrijfswagen heeft een cataloguswaarde van 25.000 euro. Met het meest gangbare bijtellingspercentage van 22 procent, betekent dat een bijtelling van 5.500 euro. Dit bedrag moet je bij je winst optellen en dus moet je daar belasting over betalen.

Sluitende rittenregistratie

Wil je geen bijtelling voor jouw bedrijfswagen? Dan moet je er dus voor zorgen dat je niet boven die vijfhonderd kilomter uitkomt, wat je vervolgens moet kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Dat doe je door een goede, sluitende rittenregistratie bij te houden.

Voor de Belastingdienst moet in jouw rittenregistratie in ieder geval deze informatie staan:

  • het merk van de auto
  • het type auto
  • het kenteken van de auto
  • de periode waarin jij beschikt(e) over de auto
  • de ritgegevens

Voor elke rit moet je daarnaast deze gegevens vermelden:

  • de datum
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller
  • het vertrek- en aankomstadres (let op: de heen- en terugweg gelden als aparte ritten)
  • of het een zakelijke of privérit is
  • heb je een andere route genomen dan gebruikelijk? Geef dan aan hoe je gereden bent (en waarom)
  • is er een sprake van een gemengde rit, bijvoorbeeld als je op weg naar een zakelijk afspraak een kleine omweg neemt om je kind naar school te brengen? Meld dan je privé-omrij kilometers

 

Controle van de Belastingdienst
De Belastingdienst kan op elk gewenst moment bij je aankloppen voor de rittenregistratie. Het is daarom belangrijk dat je je administratie altijd netjes op orde hebt en dat je nauwkeurig te werk gaat. Elke rit die gemaakt is, moet je kunnen verantwoorden. En liegen is er niet bij, want de Belastingdienst controleert de juistheid van je rittenregistratie door bijvoorbeeld te kijken naar je routeplanners, garagenota’s en agenda’s.

Controle van de Belastingdienst

De Belastingdienst kan op elk gewenst moment bij je aankloppen voor de rittenregistratie. Het is daarom belangrijk dat je je administratie altijd netjes op orde hebt en dat je nauwkeurig te werk gaat. Elke rit die gemaakt is, moet je kunnen verantwoorden. En liegen is er niet bij, want de Belastingdienst controleert de juistheid van je rittenregistratie door bijvoorbeeld te kijken naar je routeplanners, garagenota’s en agenda’s.

Op papier, in Excel of met software?

Je kan natuurlijk een schrift in je bedrijfswagen leggen en bij elke rit op de ouderwetse manier met de hand alle informatie opschrijven. Een iets modernere en digitale variant hiervan is natuurlijk het bijhouden in Excel. Voordeel hiervan is dat de totale kilometerstanden automatisch berekend kunnen worden. En vooral als je vaak dezelfde ritten maakt, maakt Excel het je makkelijk. Nadeel van beide manieren is dat een foutje snel gemaakt is (het blijft mensenwerk), waardoor je registratie niet meer sluitend is.

Een andere manier om je rittenregistratie bij te houden, is met speciale software. Zo biedt MoneyMonk een gratis oplossing voor rittenregistratie aan, evenals de website autokm.nl.

Via GPS systeem of Black Box

Als je het jezelf helemaal makkelijk wilt maken, dan kan je ook je ritten laten registreren door bijvoorbeeld een BlackBox in je bedrijfswagen te laten installeren. Deze houdt voor al je ritten alle data bij; je hoeft alleen zelf aan te geven of het gaat om een zakelijke of privé rit. Nog een mogelijkheid – zonder kastje in je wagen – is bijvoorbeeld het GPS Volgsysteem van RitAssist. Deze software werkt volledig online, waarbij je dus niks in jouw bedrijfswagen hoeft te installeren. De rapporten die door RitAssist worden gemaakt, worden door de Belastingdienst geaccepteerd als rittenregistratie.

Vereenvoudigde rittenregistratie

Moet jij op een gemiddelde werkdag meerdere zakelijke ritten maken met je bedrijfswagen? Dan kan het bijhouden van een sluitende rittenregistratie een enorme administratieve en financiële last zijn. Daarom heeft de Belastingdienst een uitzondering voor ondernemers die meerdere ritten per dag maken: de vereenvoudigde rittenregistratie. Deze vereenvoudigde rittenregistratie moet worden ingeleverd bij de Belastingdienst in combinatie met de zakelijke adressen in de (project)administratie. Om van deze regeling gebruik te kunnen maken, moet je aan drie voorwaarden voldoen (en in geval van personeel, de volgende schriftelijke afspraken hebben gemaakt met je werknemers):

  • dat de vereenvoudigde rittenregistratie wordt bijgehouden;
  • dat privégebruik van de bedrijfswagens tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
  • dat je alle zakelijke adressen in je administratie hebt staan.

Naast de gegevens van de betreffende bedrijfswagen, moet de vereenvoudigde rittenregistratie ook zogenoemde dagelijkse gegevens bevatten. Je houdt dan per dag de volgende gegevens bij: de datum, het begin en einde van de werktijd, de begin- en eindkilometerstand en de volgorde van (of verwijzing naar) de adressen die je die dag hebt bezocht.

Reageer op dit artikel