Digitalisering en automatisering zijn voor de organisatie van Pleijsier Bouw wat de gereedschapskist is voor de vakman op de bouwplaats, stelt directeur Robert Pleijsier. Met andere woorden: ze vormen een basisvoorwaarde om te bouwen. Dat kunnen de vakmensen van dit bedrijf goed, met mooie zakelijke projecten in een groot deel van het land als resultaat.
Deze procesverbeteringen, en zeker het klantportaal, hebben een grote toegevoegde waarde”
Workflowgestuurd werken
In 2020 buigt Pleijsier zich samen met financieel directeur Berend Post en medewerker kwaliteit en organisatie Harald Heutink over een overstap naar nieuwe bedrijfssoftware. “Met het oog op de nieuwe software hadden we een aantal wensen”, blikt Heutink terug. “Een voorbeeld is de integratie van binnen (kantoor) met buiten (bouwplaats). De software moest een pakket worden dat door de hele organisatie, dus ook door onze mensen op de bouwplaats, gedragen en gebruikt wordt. Een systeem waar we ook veel processen in kunnen onderbrengen in plaats van verspreid over versnipperde applicaties. Andere wensen waren workflowgestuurd werken, meer gebruikersgemak en minder handmatige handelingen.”
Pleijsier Bouw kiest voor de bouwsoftware van AFAS. Pleijsier: “Met AFAS zijn we op een rijdende trein gestapt. We zagen toen al dat we met deze automatiseringspartner kunnen meebewegen met nieuwe ontwikkelingen, dat handmatige handelingen zouden verdwijnen door het workflowgestuurde werken, én dat we de mens nog meer centraal kunnen stellen.”
Minder foutgevoeligheid, meer inzicht
Pleijsier Bouw kiest voor de weg der geleidelijkheid: eerst de ondersteunende en primaire processen onderbrengen in het nieuwe systeem, daarna verdere ontwikkeling. “Neem de declaraties”, zegt Post. “Voorheen mailde je een bonnetje naar de administratie, dat werd dan handmatig ingeboekt en uitgekeerd. Inmiddels wordt een bonnetje ingescand en herkend en gaat dat na digitale goedkeuring in een workflow mee. Dat raakt niet direct aan ons primaire bouwproces, maar het is daar wel heel erg ondersteunend aan.”
Inmiddels is de software van AFAS uitgegroeid tot de ruggengraat van de organisatie van Pleijsier Bouw. HR, inkoop, projecten, urenregistratie, kostenbewaking, salarisadministratie, financieel; de bedrijfsprocessen die bij deze kernactiviteiten horen, lopen via workflows in het systeem. De grootste opbrengst daarvan? Minder handmatige handelingen en foutgevoeligheid, meer tijdwinst en inzicht.
Kantoren administratief met elkaar gekoppeld
Pleijsier, Heutink en Post noemen een aantal voorbeelden om dat concreet te maken. “Een kenmerk van de bouw is dat er niet één werkplek is. Je hebt je kantoorlocaties en verspreid door het land je productielocaties, de bouwplaatsen. Daar zit een fysiek grote afstand tussen, maar door de AFAS Pocket app zijn die werelden administratief met elkaar gekoppeld. De uitvoerder die op de bouwplaats iets vastlegt in de app doet dat op één plek in het systeem, waarna een administratief medewerker op kantoor daar meteen bij kan op diezelfde plek in het systeem. Dat is specifiek voor ons als bouwbedrijf een mooi voordeel.”
Het klantportaal in AFAS is een volgend voorbeeld van een belangrijke verbetering. Heutink: “Het portaal geeft zowel ons als onze opdrachtgevers inzicht en het ondersteunt het workflowgestuurd werken.”
Van inkoop tot facturatie
Ook in het proces van inkoop is winst geboekt. “Het hele proces van inkoop tot het sturen van de factuur gaat volledig geautomatiseerd, compleet met signalering. Dat geeft ons inzicht waarop we kunnen sturen. Als er een werktermijn van een partner gereed is, geeft de uitvoerder de betreffende bon vrij waarna er gefactureerd mag worden. Dat hele proces is geminimaliseerd en vrijwel volledig geautomatiseerd. Als een factuur van de partner per e-mail binnenkomt, wordt die nagenoeg automatisch verwerkt in onze administratie, net als het goedkeuringsproces en het betaalbaar stellen. Daar komen weinig menselijke handelingen meer aan te pas. Als er afwijkingen geconstateerd worden, signaleert het systeem daarop.”
De mens centraal
De verbeteringen passen in het naleven van een belangrijke waarde van Pleijsier Bouw: stel de mens centraal. Pleijsier: “De klant komt van rechts, zeggen we hier. Het draait om onze opdrachtgevers. Dan hebben deze procesverbeteringen, en zeker het klantportaal, een grote toegevoegde waarde. Ze dragen eraan bij dat we op een goede en plezierige manier samenwerken en dat is fantastisch.”
Hetzelfde geldt voor medewerkers: de software bevordert hun werkgemak. “Vroeger waren onze werkprocessen stabiel maar intensief. Er waren veel handelingen nodig, dat vonden mensen gedoe. Dat horen we nooit meer. Processen zijn vereenvoudigd. Een verlofaanvraag deed je voorheen via een e-mail en dan kon het even duren. Nu gaat dat via een workflow en volgt de goedkeuring snel. Een contract ondertekenen? Gebeurt in het portaal. Indiensttreding? Een geautomatiseerd proces in plaats van dat een nieuwe medewerker per e-mail gegevens moet aanleveren. Daar begint het al.”
Aanpassen aan wensen van de tijd
Het past bij het DNA van de organisatie van Pleijsier Bouw. “We kijken altijd naar buiten: wat brengt de dag van morgen? Neem AI. Dat is volop in ontwikkeling en AFAS zet goede stappen op dat gebied. Dat volgen we aandachtig. Zo maken we al gebruik van de spraaktaak in AFAS, waarmee we met een druk op de knop een gesprek opnemen en omzetten in een samenvattende tekst met conclusie en actielijst, waarna een workflow kan starten. Dat is slechts een eerste stap. Hoe mooi zou het zijn dat een uitvoerder inspreekt dat er een bon moet worden uitgeschreven voor een partner, en dat die de volgende dag klaarstaat voor een check? Daar gaan we naartoe. De overstap naar AFAS heeft nog meer gebracht dan we hadden verwacht. Het is een pakket dat zich steeds aanpast aan de wensen van de tijd. We zeggen weleens: AFAS bouwt met ons mee. Niet aan onze projecten, maar wel aan onze processen.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
