Vanuit vestigingen in Bergen op Zoom, Breda en Oosterhout bouwt De Kok Bouwgroep voor bedrijven en overheden in met name Zuidwest Nederland. Het bedrijf is actief op het gebied van nieuwbouw, renovatie en service & onderhoud. “Met name die laatste tak is heel arbeidsintensief. In het verleden hebben wij met Exact-software geprobeerd de processen te automatiseren, maar daar waren veel losse koppelingen voor nodig. Daar hebben we erg mee lopen stoeien”, vertelt Alexander Clemens, Controller bij De Kok Bouwgroep. Samen met hoofd IT Mathijs Schijvenaars is hij verantwoordelijk voor de implementatie van Exact Online Bouw.
“Exact heeft ons benadert om mee te denken over het verder ontwikkelen van de cloud-gebaseerde bouwsoftware en daarmee het naar het volgende niveau te tillen. Samen zijn we op ontdekkingstocht gegaan. Zo zijn uitgebreide ERP-functionaliteiten voor ons heel belangrijk, met name voor de facturatie en service & onderhoud. Vorig jaar hebben we bijna de 15.000 servicebonnen aangetikt”, vertelt Clemens.
Iedereen kijkt realtime naar dezelfde informatie
Daarbij speelde mee dat De Kok Bouwgroep al op zoek was naar een SaaS-oplossing. Clemens: “Mathijs heeft er af en toe een dagtaak aan om het huidige systeem up-to-date te houden en door maatwerk was de vraag ook altijd of alles bleef werken na een update. Bij deze cloudgebaseerde oplossing zijn wij veel schaalbaarder, flexibeler en extra beveiligd. De huidige software- oplossing mist die flexibiliteit. En dat terwijl software moet ondersteunen en een toevoeging zijn. Het werk moet leuker en makkelijker worden voor het personeel.”
Schijvenaars: “De foutgevoeligheid wordt met Exact Online Bouw bovendien veel minder. Nu staan er vaak dubbelingen in systemen omdat dezelfde data uit verschillende systemen wordt gehaald. Daar zijn we straks vanaf. Iedereen kijkt overal in realtime naar dezelfde informatie.” Het gaat dus zeker niet alleen om het boeken van tijdswinst, benadrukt hij. “Voor ons draait het echt om het verbeteren van de werkprocessen en het reduceren van faalkosten door een eenduidige werkwijze zonder maatwerk. Voor medewerkers biedt deze SaaS-oplossing ook zoveel meer vrijheid. Vanaf elke locatie is het mogelijk om bij alle gegevens te komen.”
Datagedreven werken
Interessant voor de gehele bouwbranche In 2020 is gestart met de formering van een aantal werkgroepen met daarin verschillende bouwbedrijven. Door klanten mee te laten denken over de ontwikkeling van het product en hen actief te betrekken, is Exact tot een totaalpakket gekomen dat interessant is voor de gehele bouwbranche. Daarna is de Kok bouwgroep in 2021 de werkprocessen verder gaan verduidelijken. Clemens: “80 procent van de bouwbedrijven loopt tegen dezelfde dingen aan. Elk bouwbedrijf heeft bijvoorbeeld te maken met projectbewaking of werkt samen met coöperaties op het gebied van service & onderhoud. Dat zijn allemaal standaardprocessen.”
In oktober van dit jaar gaat het bedrijf live met de nieuwe software van Exact. Schijvenaars: “Veel historie laten we staan in het oude pakket, alleen de stam-gegevens en de actuele gegevens migreren we. Voor ons is de openheid heel belangrijk. Wij willen datagedreven werken, daar is Exact Online Bouw voor gemaakt. Het heeft veel standaardkoppelingen en dankzij de open API van Exact Online Bouw is andere software makkelijk te koppelen. Bijvoorbeeld met IBIS voor het importeren van calculaties, uitwisseling van opdrachtgegevens via de Ketenstandaard of loonadministratie.”
Voorspoedige implementatie
De implementatie verloopt voorspoedig. Deze is gesplitst in Service & Onderhoud aan de ene kant en Nieuwbouw aan de andere kant. Clemens: “Met nieuwbouw zijn we nu ongeveer halverwege. Daarna gaan we testen en Exact Online Bouw vullen met gegevens. Iedereen gaat via dezelfde standaardprocedure werken. Dat geldt voor de mannen buiten die met de app moeten werken maar ook voor de ongeveer 70 man op kantoor. Daarom is er heel bewust gekozen om de key users al vroeg in het traject bij de overstap te betrekken en mee te laten denken. Wij hebben gezamenlijk de werkprocessen heel bewust onder de loep genomen en dit verder geoptimaliseerd.”
Hietkamp is erg blij met alle input die De Kok Bouwgroep heeft gegeven. “Dat is uniek. Doordat de Kok Bouwgroep zoveel capaciteit heeft vrijgemaakt en meedenkt, kunnen wij samen snel schakelen en ervoor zorgen dat zij voorloper worden en blijven met de juiste cloud-software.” Schijvenaars en Clemens zijn ook zeer te spreken over de werkwijze van Exact. “Vaak is het bij software-implementaties zo dat alles veel langer duurt dan verwacht. Maar Aldert heeft heel goed en proactief meegedacht, waardoor punten ook heel snel zijn opgelost gedurende het traject. Dat is echt heel fijn.”
Dit artikel is gesponsord door Exact.
