E-mails beter archiveren. Eigenlijk was de vraag tamelijk eenvoudig waarmee DC Vastgoed (zie kader) de markt op ging op zoek naar een softwareleverancier. Hans Peter de Ruiter, Financieel Directeur bij DC Vastgoed, vertelt: “In onze e-mails, en zeker in de bijlagen daarvan, staan vaak belangrijke afspraken. Die moeten we jaren kunnen bewaren en vooral ook kunnen terugvinden. Goed archiveren is voor ons dus essentieel. Dat deden we altijd op een redelijk omslachtige manier: we kopieerden de e-mails naar Word-bestanden en sloegen die vervolgens in een map op.”
Een tijdrovend klusje, zo heeft De Ruiter becijferd. “Ons secretariaat was zo’n 40 procent van de werkweek bezig met het opslaan en archiveren van documenten. Denk aan e-mails, contracten en tekeningen. Twee dagen per persoon, dat is enorm veel tijd. Om die reden zochten we naar een beter archiveringssysteem.”
Inzicht in documentstromen
Nu zijn er heel veel aanbieders van dergelijke systemen in de markt. Om een gedegen keuze te kunnen maken, heeft DC Vastgoed een adviseur in de arm genomen. “Adviesbureau IJsselvliet uit Zwolle heeft ons bij onze zoektocht geholpen”, zegt De Ruiter. “We hebben ze gevraagd onze documentenstroom te helpen optimaliseren. IJsselvliet heeft daartoe eerst een analyse gemaakt van onze precieze behoeften. Wat hadden we eigenlijk exact nodig?”
De uitkomst van deze analyse: de processen bij DC Vastgoed zitten op zich goed in elkaar, met onder meer duidelijke overdrachtsmomenten. De ondersteuning van deze processen kon wél verbeteren, om precies te zijn door de aanschaf van een nieuw document management systeem (DMS). Want volgens medewerkers van DC Vastgoed had het oude systeem te veel knelpunten, zoals dat het opslaan en terugvinden van (de juiste versie van) documenten veel tijd kostte.
Tijdwinst
IJsselvliet is vervolgens de markt gaan verkennen. “Uiteindelijk hebben we drie partijen bij ons op kantoor een pitch laten houden”, zegt De Ruiter. DigiOffice won die pitch overtuigend. Volgens De Ruiter voornamelijk vanwege de compleetheid en gebruiksvriendelijkheid van de software. “Andere partijen waren op dat gebied minder overtuigend. Systemen waren te groot of te complex.”
Een pitch is leuk, maar het risico bestaat dat een leverancier de theorie fraaier voorstelt dan de praktijk. Hoe verhoudt die praktijk zich nu tot de pitch? De Ruiter: “Uitstekend. Om een voorbeeld te geven, de tijd die we ooit kwijt waren met het archiveren van e-mails kunnen we nu aan andere zaken besteden. Onze medewerkers kunnen e-mails zelf gemakkelijk naar een directory – in dit geval een project – verslepen, dus zonder die overbodige tussenstap van kopiëren en plakken. Ook kunnen mails – én andere documenten – automatisch worden opgeslagen en in de juiste versie worden teruggevonden.”
Relevante info centraal beschikbaar
DC Vastgoed heeft ervoor gekozen DigiOffice te gebruiken voor veel meer dan mails archiveren alleen. Wat er nu precies bij DC Vastgoed is geïmplementeerd, vertelt Guido van Leeuwen, senior projectleider bij DigiOffice. “Dat is om te beginnen DigiOffice DMS (Document Management System), voor het eenmalig, eenduidig en centraal opslaan van documenten en correspondentie binnen DC Vastgoed. Documenten worden nu gekoppeld aan de bedrijven en contactpersonen, maar ook aan de vastgoedobjecten en projecten die DC Vastgoed in beheer heeft. Zo is voor alle medewerkers de relevante informatie centraal beschikbaar.”
Daarnaast noemt Van Leeuwen DigiOffice CRM (Customer Relationship Management), voor het centraal bijhouden en beheren van NAW-gegevens van bedrijven en contactpersonen. Dit werd bij DC Vastgoed in het verleden in Outlook gedaan, waardoor er bij verschillende medewerkers verschillende gegevens beschikbaar waren.
Documenten in eigen huisstijl
In het verleden waren we 40 procent van de week bezig met documentbeheer”
Ook maakt DC Vastgoed gebruik van Standaarddocumenten binnen WhiteOffice. “Hiermee wordt aan de medewerkers van DC Vastgoed een set basisdocumenten beschikbaar gesteld op basis waarvan zij nieuwe documenten kunnen maken. De documenten zijn al voorbereid en hoeven door de medewerker nog maar minimaal aangepast te worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan koop- en huurovereenkomsten,” aldus Van Leeuwen.
Compleet pakket
Daarmee is nog niet alles genoemd wat DC Vastgoed heeft afgenomen. Zo gebruikt de vastgoedmaatschappij nu ook DigiOffice voor Outlook Addin en Werkstromen. Van Leeuwen: “De eerste is een module binnen Outlook om snel e-mails te kunnen registreren in DigiOffice DMS door deze naar een verkennerstructuur te slepen. Bij DC Vastgoed staan hier de voor de betreffende medewerker relevante vastgoedobjecten en projecten.
Werkstromen is bedoeld om verschillende processen binnen de organisatie te automatiseren. Zo worden documenten nu intern ter review aangeboden via een werkstroom.” Volgens Van Leeuwen krijg je hiermee eenvoudig inzicht bij welke collega een document ter goedkeuring ligt. “Bovendien zijn alle opmerkingen, inclusief eerdere versies van een document, bij elkaar beschikbaar. En inkomende post wordt via een informatieve werkstroom doorgestuurd aan de medewerkers waarvoor dit interessant is.”
Soepele implementatie
Na een implementatie van enkele maanden is al het bovenstaande live gegaan bij DC Vastgoed. “Consultants van DigiOffice zijn bij ons langs geweest om het hele proces te begeleiden. Dat verliep allemaal soepel met een helder Plan van Aanpak. Een overstap naar nieuwe software vergt altijd wel de nodige training, maar daar is in voorzien. Al onze medewerkers, zoals het secretariaat, zijn zorgvuldig getraind”, zegt De Ruiter.
Guido van Leeuwen van DigiOffice vat het resultaat van de implementatie samen. “We hebben ervoor gezorgd dat contactinformatie van bedrijven en personen nu centraal beschikbaar is en slechts op één plek bijgehouden hoeft te worden. Documenten en correspondentie worden ook centraal opgeslagen en zijn op verschillende manieren – én sneller – terug te vinden, bijvoorbeeld via een bedrijf, vastgoedobject of project. Daarnaast worden alle documenten in een uniforme huisstijl opgemaakt.”
Tevreden gebruiker
Na een tijdlang DigiOffice in de praktijk te hebben ervaren, is De Ruiter een tevreden gebruiker. “Vanwege het al genoemde gebruiksgemak. Maar ook vanwege de vele andere mogelijkheden die de software ons biedt. Zoals het maken van workflows. Voor allerlei taken is het nu mogelijk om gemeenschappelijk te werken. Het komt nogal eens voor bij ons dat we onder gezamenlijke redactie aan een document werken.
In DigiOffice kan dat op een heel efficiënte manier.” Zo bleek DigiOffice voor DC Vastgoed een schot in de roos. Ook voor andere vastgoedbedrijven kan DigiOffice een interessante oplossing zijn, zegt Van Leeuwen. “Bijvoorbeeld omdat zij zelf objecten, zoals vastgoedobjecten, kunnen definiëren in DigiOffice. Het bedrijf bepaalt daarbij zelf welke gegevens vastgelegd moeten worden. Documenten kunnen vervolgens weer aan deze objecten worden gekoppeld. Voor vastgoedbedrijven is het een voordeel om documenten inzichtelijk te hebben per relatie, bijvoorbeeld een projectontwikkelaar met meerdere vastgoedobjecten, of juist per vastgoedobject – met meerdere relaties, zoals de projectontwikkelaar, kopers en huurders.”
Inhaalslag digitalisering dankzij DigiOffice
Dan is een allerlaatste groot voordeel van DigiOffice nog niet genoemd. De Ruiter: “Als wij iets willen wijzigen, bijvoorbeeld door de wensen van onze gebruikers, is dat meestal geen probleem. Dat is bij grote, logge systemen soms wel anders. Het feit dat dit – in de vorm van aanvullende modules – mogelijk is bij DigiOffice ervaren wij als erg prettig.”
Ooit, in de jaren negentig, liep DC Vastgoed voorop op het gebied van digitalisering, zo stelt De Ruiter. “Met ons mailsysteem streefden we toentertijd al naar een papierloos kantoor. Daarna zijn we stil blijven staan, of liever gezegd achterop geraakt. Dankzij DigiOffice hebben we een enorme inhaalslag op het gebied van digitalisering kunnen maken.”
DC Vastgoed
DC Vastgoed is een in Deventer gevestigde, maar landelijk opererende vastgoedmaatschappij, die commercieel vastgoed en woningen ontwikkelt en erin belegt. Hans Peter de Ruiter vat de werkwijze van DC Vastgoed samen: “We kopen zelf in en voegen vervolgens waarde toe door te vernieuwen, te renoveren en/of uit te breiden. Als dat is gerealiseerd, voegen we de objecten toe aan onze beleggingsportefeuille. Zo kopen we bijvoorbeeld een verouderd kantoorpand in, dat we daarna gaan moderniseren, (huurders)voorzieningen toevoegen en gaan voorzien van onder meer een beter energielabel. Na deze waardetoevoeging kunnen we het pand opnieuw gaan verhuren.”
Als schoolvoorbeeld van de klassieke DC Vastgoed-benadering noemt De Ruiter het eigen pand, De Leeuwenbrug in Deventer. “Op een gegeven moment stond daar 9.000 vierkante meter aan kantoorruimte leeg. Het kampte met achterstanden en tekortkomingen, bijvoorbeeld op duurzaamheidsgebied. Daar zijn we flink mee aan de slag gegaan. Zo hebben we onder andere klimaatplafonds aangebracht, nieuw glas en nieuwe installaties geplaatst en het hele gebouw voorzien van led-verlichting. Het pand heeft nu Energielabel A. Daarmee zijn we de Leeuwenburg opnieuw in de markt gaan zetten, met daarbij een vernieuwd verhuurconcept: het leveren van diverse huurdersvoorzieningen, zoals sportschoolfaciliteiten, gratis vergaderruimte en verhuur per werkplek. We verhuren er nu dan ook hoogwaardige (high-end) kantoorruimte.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met DigiOffice.
