partner nieuws

Op het juiste moment beschikken over de juiste projectinformatie?

bouwbreed 733

Kennisintensieve organisaties krijgen steeds meer de beschikking over data door de oprukkende digitalisering. En deze organisaties willen deze informatie ook inzetten in de werkprocessen. Immers, meten is weten. Hiervan zijn diverse voorbeelden te noemen.

Op het juiste moment beschikken over de juiste projectinformatie?

Bijvoorbeeld een projectmedewerker in de bouw of techniek die naast informatie uit de eigen organisatie ook de beschikking heeft over data die hij van onderaannemers krijgt. Wanneer dit echter betekent dat de medewerker telkens van scherm moet wisselen om de juiste informatie op te vragen, is dit een tijdrovende klus. Inzet van innovatief procesmanagement zorgt ervoor dat de projectmedewerker over de juiste informatie op het juiste moment in het proces beschikt.

Hieronder worden 3 pijlers voor goed procesmanagement verder toegelicht om op het juiste moment over de juiste informatie te beschikken:

1. Productiviteit

Voor bedrijven in de bouw en techniek is procesgericht werken van groot belang. Ditzelfde geldt voor de uniformiteit van en het inzicht in de processen om een efficiënte bedrijfsvoering te kunnen voeren. Hierdoor zorg je er in de eerste plaats voor dat je eenvoudig taken van elkaar kunt overnemen. Als we het voorbeeld van de projectmedewerker nemen: het is door inzet van innovatief procesmanagement op voorhand duidelijk welke stappen hij moet doorlopen, welke taken hij moet uitvoeren en welke informatie hij daarvoor nodig heeft. Hierdoor hoeft hij niet het wiel opnieuw uit te vinden en gaat de productiviteit ook niet omlaag.

2. Compliance

Het sturen op uniformiteit is tevens een belangrijke pijler voor het compliance-beleid. Wanneer de projectmedewerkers gaan afwijken van bepaalde procedures loop je het risico om niet aan de standaarden, die zijn voorgeschreven door de sector, te voldoen. Ook bestaat er de kans dat je niet aan de geldende wet- en regelgeving voldoet en dat is wel het laatste waar je aan wilt denken. Door procesgericht te werken ben je verzekerd van een afgedwongen procesgang; dat geeft structuur en duidelijkheid. En tegelijkertijd elimineer je fouten in het proces zodat faalkosten tot een minimum gereduceerd worden. Wordt hierdoor de bovengenoemde projectmedewerker in een keurslijf geperst? Zeker niet. Hij krijgt de projectinformatie op maat gepresenteerd en kan hierdoor zelf de juiste beslissingen nemen. De tijd die hij bespaart met het zoeken naar de juiste informatie kan worden besteed aan andere relevante werkzaamheden.

3. Analyseren en monitoren

Op de derde plaats biedt procesgericht werken de mogelijkheid deze processen goed te monitoren en te analyseren. Er kan bijvoorbeeld tijdig worden bijgestuurd wanneer een bepaalde taak te lang blijft liggen. Wanneer er informatie ontbreekt om een project op te starten, kan direct actie ondernomen worden om de ontbrekende informatie toch te verkrijgen. Dit voorkomt dat projecten stil komen te liggen. Projectmanagers zijn hier erg mee geholpen. Het is voor een projectmanager al lastig genoeg om door de veelheid van projecten het overzicht te bewaren.

Nog geen innovatief procesmanagement binnen uw organisatie?

Download nu het e-book ‘Hoger rendement van projecten met Project 365’.

Reageer op dit artikel