Zo verwerk je op de juiste manier XML-facturen

In de bouw gaat ontzettend veel activiteit om. Er is zelfs momenteel sprake van een structureel tekort aan woningen. Dit betekent dat het aantal bouwprojecten toeneemt, wat veel capaciteit vraagt van organisaties die in deze sector opereren. Voor de betrokken partijen is het een steeds grotere uitdaging om al het werk gedaan te krijgen. Daarom is het belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werken. Zo optimaliseer je immers de productiviteit.
Delen:

Een hogere productie bereiken om projecten goed en tijdig te realiseren: dát is waar bouwbedrijven naar streven. Maar hoe kun je vanuit de financiële administratie bijdragen aan een efficiëntieverbetering in je gehele bouwproces? Het verwerken van inkomende documenten, zoals facturen en serviceorders, kan een tijdrovende taak zijn. Daarom wil je het proces versnellen en vereenvoudigen.

Vanaf 1 januari is er een initiatief gestart binnen de bouwbranche om elke factuur ook als XML te versturen, waardoor gegevens al direct juist in je ERP-systeem terecht kunnen komen. Hier wil je natuurlijk op inhaken, maar: waar begin je?

E-facturatie

Sommige bedrijven gaan met e-factureren aan de slag vanuit samenwerkingen met bepaalde leveranciers; andere vanwege initiatieven binnen de branche. Dit kan bepaalde vragen bij je oproepen. Want hoe werkt e-factureren nou precies? Wat zijn de gevolgen voor jou financiële administratie? Wat is op dit moment de standaard in de markt en wat betekent dat? De belofte die ten grondslag ligt aan het concept van e-facturatie is helder: bestellingen, leveringsbonnen en facturen worden automatisch uitgewisseld via de ERP-systemen van leverancier en ontvanger, zodat beide partijen geen omkijken hebben naar het verwerkingsproces. Er zijn inmiddels diverse initiatieven ontstaan om standaarden te definiëren.

Zo heb je het minste werk aan XML-facturen

Diversiteit branchestandaarden en initiatieven

Een mooi streven, maar de praktijk wijst vaak anders uit. Want e-facturatie vindt nog maar beperkt plaats. Er worden vooral XML-facturen uitgewisseld. Bovendien bestaat er een behoorlijke diversiteit aan standaarden en initiatieven, waardoor de zaken niet altijd even inzichtelijk zijn. Je kan bijvoorbeeld te maken hebben met INSBOU 3, SALES005, UBL 2.0 en UBL 2.1, maar ook met XML-formaten op organisatie-, branche- of ERP specifieke basis.

Naast XML-facturen ook andere soorten documenten verwerken

Hiernaast ontvang je ook facturen van leveranciers uit andere sectoren. Deze hanteren vaak andere standaarden, waardoor er een hybride structuur ontstaat van .pdf- en e-facturen. Je hebt dus een systeem nodig dat al deze verschillende vormen van documenten op eenzelfde manier kan verwerken.

WhiteVision biedt een oplossing die de kop- en regelgegevens van de factuur samen met het plaatje in één scherm toont en een boekingsvoorstel creëert. Door gebruik te maken van het XML-bestand, herkennen en verwerken we facturen sneller en nauwkeuriger. Een handmatige verwerking is niet meer nodig! Dit betekent dat jij tijd en ruimte overhoudt voor andere, meer uitdagende werkzaamheden, zoals het uitvoeren van analyses, controles of procesoptimalisaties.

Zo heb je het minste werk aan XML-facturen

XML-facturen in de praktijk

Omdat de oplossing van WhiteVision zeer rijk is aan functionaliteit, kunnen we specifieke zaken gemakkelijk voor onze klanten inrichten. Dat hebben we bijvoorbeeld gedaan toen een klant aanliep tegen een administratief euvel: een toeleverancier leverde XML-bestanden op een andere plek en manier aan dan de bijbehorende pdf’s van facturen. De oplossing: onze consultant richtte een andere beschikbare functie in, zodat de klant het plaatje van de factuur óók kon zien bij de boekingsinformatie. Zo losten we een significant pijnpunt met een kleine handeling op. Omdat de functie standaard beschikbaar is binnen onze software, hoefden we namelijk enkel een vinkje te zetten!

Conclusie

WhiteVision helpt organisaties eentonig en repeterend werk de wereld uit te helpen. We bieden oplossingen waarmee inkomende documenten snel en eenvoudig digitaal worden verwerkt. Met 15+ jaar ervaring kan WhiteVision bouwbedrijven als geen ander helpen bij het realiseren van een efficiëntieboost. Met onze slimme oplossing –met o.a. OCR- en workflow-software- kan je alle inkomende documenten, waaronder dus óók e-facturen, op dezelfde manier verwerken. Een bepaald formaat vergt geen bijzondere handeling van jou, want het systeem herkent de ontvangen documenten om ze op eenduidige wijze te verwerken.

Dit artikel is gesponsord door Whitevision.