Bouwbedrijf Dura Vermeer werkt sinds begin 2019 met de HRM/Payroll-software van AFAS. In de organisatie leefde op managementniveau de wens om meer inzicht te krijgen in de ontwikkeling van medewerkers en daar meer regie op te voeren. Manager Self Service (MSS) in combinatie met Employee Self Service (ESS) bleek daarvoor de perfecte oplossing en AFAS de ideale softwarepartner. Ook omdat het bedrijf op zoek was naar een geïntegreerd pakket waarin de HR- en payroll-functionaliteiten naadloos samenwerken, zegt manager HR Services Dennis Stam, bij Dura Vermeer verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Hij rapporteert aan Alfred Boot, directeur HR.
Familiebedrijf
Waar medewerkers van familiebedrijven doorgaans zeer loyaal zijn aan hun werkgever, vormen Boot en Stam daarop geen uitzondering. Stam deed veertien jaar geleden zijn afstudeeropdracht bij Dura Vermeer en is er nooit meer weggegaan. Boot werkt zelfs al bijna een kwart eeuw bij Dura Vermeer, min of meer tot zijn eigen verwondering. “Toen ik nog actief was als consultant was mijn beeld van familiebedrijven: altijd gedoe en heel veel ad hoc werk.”
Dat beeld is in al die jaren behoorlijk bijgesteld. Boot: “Dura Vermeer heeft alle mooie eigenschappen die een familiebedrijf maar kan hebben. Waar het allemaal in samenkomt, is aandacht voor mensen. Precies wat je ook bij AFAS ziet.” Continuïteit is volgens Boot net als voor andere familiebedrijven ook voor Dura Vermeer belangrijk, maar innovatie niet minder. Dat is ook het motto van de HR-functie: behoud wat goed is en verbeter waar dat mogelijk is.
Dura Vermeer is een typisch familiebedrijf. Waar het allemaal in samenkomt, is aandacht voor mensen. Precies wat je ook bij AFAS ziet”
Rolls Royce versus Volvo
De keuze voor AFAS als softwarepartner is weloverwogen gemaakt, stelt Boot. “Vanwege de complexiteit van onze onderneming hebben we ons licht opgestoken bij enkele andere grote bedrijven die de software gebruiken. Eén van die bedrijven had de dure maatwerksoftware de deur uitgedaan en vervangen door standaardsoftware. De HR-directeur van dat bedrijf kreeg regelmatig de vraag voorgelegd wat hem had bewogen om zijn Rolls Royce te verruilen voor een Volvo. Waarop hij steevast antwoordde: ‘Inderdaad een prachtige wagen die Rolls. Maar als er iets aan mankeert moet er voor veel geld een monteur uit Engeland komen, terwijl die Volvo het gewoon altijd doet’.”
Sexy employer brand
De afdeling HR Services van Dura Vermeer is continu gespitst op mogelijkheden voor verdere digitalisering. “Ik denk dat wij als een van de eerste klanten van AFAS de digitale handtekening omarmden”, zegt Stam die aangeeft ook het urenschrijven in de HR-software te gaan inrichten. Er zijn eveneens plannen om het onboarding-proces in InSite onder te brengen. Boot heeft er hoge verwachtingen van. “Uit onderzoek blijkt dat Dura Vermeer te boek staat als een sexy employer brand. Een perfecte onboarding kan dat beeld alleen maar bevestigen. Daarnaast is het een verstandige keus in het licht van de externe specialisten die wij frequent inhuren. Om hen na indiensttreding goed wegwijs te maken in de vele voorschriften op het gebied van bijvoorbeeld veiligheid is van cruciaal belang.”
Geen papieren loonstroken meer
De afgelopen twee jaar is er natuurlijk al het nodige veranderd in het kader van de voortgaande digitalisering. Zo verdween de papieren loonstrook. Stam: “Om dat proces te digitaliseren, betekende nogal een verandering voor onze medewerkers – die overigens wettelijk gezien gewoon recht hebben op die papieren loonstrook.” Toch is de overgang soepel verlopen, met dank aan de AFAS Pocket app. De acceptatie van die app heeft een forse stimulans gekregen doordat het bedrijf aan alle medewerkers een smartphone verstrekte, zonder limiet voor privégebruik. Op die manier zijn ook de grondwerkers en metselaars digitaal aangesloten. “Dat is heel goed verlopen”, constateert Boot tevreden. “Op de bouwplaats hebben medewerkers elkaar geholpen in het gebruik van de app.” Stam kan dat alleen maar beamen: “Ik heb collega’s van de bouwplaats ontmoet met superhandige functionaliteiten op hun telefoon die ik zelf nog niet eerder had gezien.”
Gebruik AFAS Pocket app
Veel andere digitale processen verlopen inmiddels ook via de Pocket app. Dat geldt bijvoorbeeld voor ziekmeldingen, ook al gaat dat altijd verplicht in combinatie met een telefoontje aan de leidinggevende van de betrokken medewerker. De smartphone biedt daarnaast inzage in personeelsdossiers en wordt gebruikt voor het indienen van declaraties en het aanvragen van verlof.
Tussentijds betalen
Over het indienen van declaraties heeft Stam niets dan lof. Hij is vooral blij met de mogelijkheid van tussentijds betalen. “Wij vinden het ongewenst dat medewerkers uit eigen zak uitgaven voor de zaak doen en dan tot de volgende salarisronde op hun geld moeten wachten.”
De backoffice die Stam aanstuurt telt dertien medewerkers en is daarmee relatief klein. Met dank aan de introductie van MSS en ESS, waar zowel managers als medewerkers inmiddels zeer vertrouwd mee zijn.
Omdat medewerkers in de backoffice nu veel inhoudelijker bezig zijn, hebben zij een veel interessantere baan gekregen”
Boot: “Ook onze medewerkers bij HR Services zijn dik tevreden met de mogelijkheden van self service, omdat ze daardoor een hoop vervelend werk vaarwel hebben kunnen zeggen. Omdat zij in de backoffice nu veel inhoudelijker bezig zijn, bijvoorbeeld met het inrichten van processen, hebben zij een veel interessantere baan gekregen.”
Aan het denken gezet
Gevraagd naar wat het werken met de HR-software Dura Vermeer per saldo in tijd of geld nog meer heeft opgeleverd, antwoordt Boot verrassend: “Niets. We zijn op centraal HR-niveau vooral meer en andere dingen gaan doen. Daar is een ander slag mensen voor nodig en daar moet je een aantal jaren van tevoren op voorsorteren. In ons geval heeft Dennis dat met de samenstelling van zijn team heel goed gedaan.”
De samenwerking met de softwareleverancier bevalt Boot en Stam uitstekend. De laatste zegt daarover: “Het leuke is dat ze je meenemen in hun manier van denken. Wij waren bijvoorbeeld altijd gewend om zoiets als een salarisverhoging per brief te bevestigen aan de betrokken medewerker. Bij AFAS vonden ze dat maar onzin. Ze zeiden: ‘Het gaat toch vooral om het gesprek over het salaris. Wat voegt zo’n brief dan nog toe? Dan kun je beter een bloemetje sturen’?”
Die houding heeft Stam wel aan het denken gezet. “Dan kun je ook zeggen: laat die medewerker de loonsverhoging zelf in het systeem zetten en via de workflow ter goedkeuring aan de leidinggevende voor te leggen. Dat lijkt mij Employee Self Service in optima forma.”
Gevraagd naar een nuttige tip voor andere bedrijven, hoeft Stam niet lang na te denken. “Ik zou zeggen: blijf vooral bezig met het innoveren van de bedrijfsvoering. Je bedrijf is continu in beweging en softwareontwikkelaars zitten ook bepaald niet stil. Bij elkaar creëert dat telkens weer nieuwe kansen voor verbetering.”
Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. De missie van AFAS Software is: inspireert beter ondernemen. Dat doet AFAS met software en alles wat ervoor nodig is om die software zo te gebruiken dat je er een hoger doel mee bereikt. Organisaties houden tijd over voor wat ze echt belangrijk vinden, kwaliteit en werkplezier. Meer weten? Ga naar www.afas.nl/bouw
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
