Het inkoopproces is in te delen in drie fases: inkoop van materialen en diensten, materialen en diensten ontvangen en inkoopfacturen verwerken. Hoe zien deze fases er idealiter voor een bouwbedrijf uit en hoe kun je ze digitaal optimaliseren? We leggen het graag per fase uit.
1. Efficiënt inkopen
Voordat een project start, reken je tijdens de calculatie uit hoeveel materiaal per begrotingsregel nodig is en welk budget er is om bepaalde werkzaamheden uit te besteden. De materialen en diensten inkopen doe je vervolgens vanuit die begrotingsregels. Met behulp van bouwsoftware kun je dit proces digitaliseren waardoor je direct handmatige handelingen minimaliseert en juist meer automatiseert. Het wordt gelijk ook een stuk minder foutgevoelig. Er is zelfs software die de begrotingsregels omzet naar bewakingscodes zodat de projecten optimaal en realtime worden bewaakt. Dreig je buiten budget te gaan? Dan stuurt de software tijdig een melding. Dit kan bijvoorbeeld met de bouwsoftware Exact bouw7.
Werken vanuit één systeem
Als je het inkoopproces digitaliseert, kun je direct vanuit een project de bestelling plaatsen via een formulier waar alle projectgegevens al in staan. Omdat je werkt vanuit één systeem hoeven gegevens maar één keer worden ingevoerd, dubbele invoer is verleden tijd. En omdat het systeem alle inkopen onthoudt, geeft het belangrijke informatie over de inkoophistorie waardoor scherp en efficiënt kan worden ingekocht.
Met een paar klikken staat de digitale bestellijst of termijnstaat klaar voor verzending.
Door slim in te kopen en contracten met onderaannemers goed te managen, houd je grip op de kosten”
Omdat de bestellingen voor het project in hetzelfde systeem worden uitgevoerd en geregistreerd, is voor iedereen in de organisatie zichtbaar wat er reeds is besteld. Zo waarborg je transparantie in de processen waar het belangrijk is.
Status van de bestelling volgen
Exact bouw7 gaat een stapje verder. Je kunt alle bestellingen digitaal volgen op basis van de status die het contract heeft. Hielke Rijpstra, product manager bij Exact bouw7, legt uit: “Op deze manier blijft voor iedereen binnen het project – van voorman tot projectleider – inzichtelijk welke materialen bij welke leverancier zijn besteld en waar en wanneer het wordt geleverd. Voor onderaannemers geldt dat het voor iedereen in het systeem zichtbaar is welke onderaannemers betrokken zijn bij welk project en welke werkzaamheden ze uitvoeren.”
2. Ontvangsten direct en eenvoudig registreren
Ontvangsten accorderen is een belangrijk onderdeel van het inkoopproces. Je registreert ontvangsten namelijk niet pas op het moment dat je de inkoopfactuur verwerkt. Je wilt eerder al inzicht krijgen in de gemaakte kosten – die je dus moet gaan betalen – en dit realtime bijhouden.
Door het inkoopproces te digitaliseren kunnen ontvangsten op de bouwplaats direct na ontvangst met een handige mobiele app worden geregistreerd. Omdat bij de start van het project de inkopen en contracten al zijn aangemaakt in het systeem, wordt het automatisch op de juiste post geboekt. Zo weet je op elk moment precies hoe je ervoor staat, kom je niet voor verrassingen te staan en kun je tijdig ingrijpen indien nodig.
Snel en digitaal accorderen
Ondertussen wil de onderaannemer aan het eind van de week een uitvoerdersbon ontvangen, zodat hij of zij een factuur kan opmaken. Daarnaast wil jij controleren of de leverancier alle bestelde materialen heeft geleverd. Omdat dit allemaal digitaal is geregistreerd, kun je het heel snel controleren en akkoord geven. Waar je ook bent. Bijvoorbeeld met de mobiele app van Exact bouw7 schrijf je eenvoudig een uitvoerdersbon uit. En binnen het bedrijf is iedereen direct op de hoogte van geleverde materialen en diensten binnen het project. Dit geldt ook voor de kosten en uiteraard de status van het project.
3. Digitale inkoopfacturatie
Materiaal en diensten zijn ingekocht en geaccordeerd. Vervolgens hoef je alleen nog de inkoopfacturen te betalen, om het complete inkoopproces af te ronden. Vaak kun je in de bouwsoftware zelf de inkoopfacturen digitaal verwerken en anders bestaat er de mogelijkheid om de bouwsoftware te koppelen aan je boekhoudprogramma. Zo kun je beide keren blijven werken vanuit één systeem.
Door de workflow te digitaliseren, zorg je ervoor dat dit proces een stuk efficiënter en geautomatiseerd verloopt”
Hielke Rijpstra vertelt: “Je kunt een factuur zelfs digitaal inlezen via een ‘scan en herken’-oplossing. Alle informatie van de factuur wordt automatisch ingelezen en alle bedragen worden overgenomen. Het proces verloopt op deze wijze een stuk sneller. De verwerkte gegevens en de factuur zelf worden vervolgens doorgestuurd naar de bouwsoftware.”
Hij gaat verder: “De inkoopfactuur verwerk je samen met de bijbehorende leverbonnen, uitvoerdersbonnen of inkooporders om de juiste kosten op de juiste plek in het project te krijgen. Zo creëer je een actueel overzicht van de financiële situatie en zorg je ervoor dat de kosten op het project kloppen.”
Inkoopfacturen goedkeuren
Vaak wordt er binnen bedrijven door meerdere mensen naar een factuur gekeken. Dit zorgt vaak voor een enorme vertraging in de administratie, maar is vooral een administratieve last voor de medewerkers die het moeten goedkeuren. Door deze workflow te digitaliseren, zorg je ervoor dat dit proces een stuk efficiënter en geautomatiseerd verloopt. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig aangeven dat inkoopfacturen of orders boven een bepaald bedrag altijd door meerdere mensen moet worden goedgekeurd. Zij ontvangen een melding van het systeem, keuren het bedrag goed of af en kunnen eventueel een opmerking meegeven.
Is de inkoopfactuur door alle fiatteurs goedgekeurd? Dan kan de boeking worden doorgezet om de betaling uit te laten voeren. Zo heb je dat in een mum van tijd geregeld, terwijl je zelf amper bezig hoeft te zijn met de tijdrovende, handmatige taken.
Kijk hier voor meer informatie over het digitaliseren van je inkoopproces.
Dit artikel is gesponsord door Exact bouw7.
