Groenbedrijf Van der Tol wilde overstappen van papier naar digitaal om efficiënter te kunnen werken. De keuze viel op Metacom Online. Dit platform biedt bouwbedrijven bouwstenen om formulieren en werkprocessen te digitaliseren en te automatiseren. Een goed voorbeeld is de urenregistratie. In de ‘papieren tijd’ betekende dat veel rompslomp, vertelt Arian Janse, voorman bij Van der Tol. “Ik loop met meerdere mensen op het werk en ik moet van iedereen de uren persoonlijk bijhouden. Dat kostte veel tijd. Ook raakte er regelmatig een urenbriefje kwijt.” Sinds Van der Tol is overgestapt op Metacom Online behoren die problemen tot het verleden. Janse: “Ik open het programma op mijn tablet en het gaat allemaal veel sneller. Geen papierwinkel meer, de chef controleert het en als het niet klopt, krijg ik een melding. Er zitten een hoop voordelen aan.”
Sneller inzicht
Michael Reijers snapt het enthousiasme van Janse. Hij is teamleider en projectmanager bij VanMeijel, specialist in bouwautomatisering en
ontwikkelaar van Metacom Online en ERP-programma Metacom+. In rap tempo somt Reijers nog wat voordelen op van Metacom Online. “Het werkt gemakkelijk: de eindgebruiker heeft één app voor alle gedigitaliseerde processen. Het scheelt handwerk en daardoor ook fouten. Ook externen kunnen het programma gebruiken. Het werkt veel efficiënter, doordat veel stappen geautomatiseerd gaan. En, misschien nog wel het belangrijkste: een digitaal bouwbedrijf beschikt over betrouwbare informatie en heeft sneller inzicht in kosten en opbrengsten per project. Daardoor kan het sneller bijsturen als dat nodig is. En zo zie je hoeveel goede informatie waard is.”
“Een digitaal bouwbedrijf beschikt over betrouwbare informatie en heeft sneller inzicht in projectkosten en -opbrengsten. Zo kun je sneller bijsturen als dat nodig is””
Standaard packages
Het systeem werkt in de cloud. Het is te benaderen via smartphone en tablet, maar ook gewoon op een laptop of een computer. Metacom Online maakt een vertaling van papieren processen naar een digitale variant en kan die bovendien meer automatiseren en slimmer inrichten. Reijers: “We hebben daar standaard packages voor, waaronder Urenregistratie, Werkopdrachten, Externe bon, Inkoopfactuur afhandeling en Order tot werkopdracht. Het voordeel van deze packages voor onze klanten is dat ze samen met ons al na een paar weken de eerste testen kunnen uitvoeren en feedback bij eindgebruikers kunnen ophalen. Zo werken we samen naar een mooie digitale oplossing.” Overigens zijn alle packages uit te breiden met bedrijfsspecifieke wensen. Elk bouwbedrijf is nu eenmaal anders. Wil een bouwbedrijf een oplossing op maat, dan kan dat ook. Reijers vergelijkt het met lego: “Je kunt een shovel bouwen met een kant-en-klaar bouwpakket of zelf met legostenen aan de slag.”
Gefaseerde aanpak
VanMeijel pakt een digitaliseringstraject met klanten gefaseerd aan. Het spreekt voor zich dat eindgebruikers bij dit proces betrokken moeten zijn, zegt Reijers. “Dat is belangrijk om draagvlak te creëren.” VanMeijel geeft geregeld workshops om klanten op weg te helpen zelf te gaan modelleren of scripten in Metacom Online. Reijers: “We willen gebruikers helpen om de mogelijkheden van het Metacom Online- platform optimaal te benutten. Klanten kunnen namelijk formulieren en processen in Metacom Online volledig zelf modelleren. Een beheerder kan de workflow zelf maken en lay-outs samenstellen door te slepen op het scherm. Het voordeel van zelf modelleren is dat de klant snel aanpassingen kan doen en meer grip heeft op het proces. Overigens is het zeker geen must dat klanten dat zelf doen. Dat kan ook samen met ons en desgewenst kunnen we het ook helemaal voor klanten doen.”
Meteen afgehandeld
VanMeijel heeft Metacom Online zo gebouwd dat andere systemen gemakkelijk kunnen worden geïntegreerd. “Het correspondeert uiteraard met ons ERP-systeem Metacom+, maar het werkt ook stand-alone en met andere systemen en softwarepakketten”, vertelt Reijers. “Denk bijvoorbeeld aan uren en toeslagen voor de salarisverwerking, aan gewichten ophalen uit weegbrugsoftware en aan de boordcomputer in de wagens. Het Metacom Online platform kan de informatie zenden naar of ontvangen van andere systemen. Zo voorkom je een lappendeken aan apps en oplossingen. Je wil natuurlijk niet alsnog buiten het systeem werken of gegevens van het ene systeem overkloppen in het andere.”
Ook bouwbedrijf Smink Infra is inmiddels enthousiast gebruiker van Metacom Online. “Het is heel duidelijk en er is niets moeilijks aan”, vertelt uitvoerder Sylvester van de Bunt. “Je opent je werkopdracht en die keur je goed of af en je zet er een opmerking op. Het is gewoon één druk op de knop.” Ook het archief vindt Van de Bunt handig. “Je kunt alles altijd terugvinden en je hebt alles tot je beschikking, dat is echt het grote voordeel. Mijn werk is een stuk eenvoudiger geworden omdat mijn acties meteen raak zijn. Op papier kwam er altijd nog een vervolgactie waar ik druk mee was. Nu is alles meteen afgehandeld.”
Dit artikel is gesponsord door VanMeijel.
