Een regenachtige bouwplaats. Je medewerker buitendienst loopt er aan het eind van de dag te klungelen met pen en papier om zijn gewerkte uren keurig te registreren. Met pijn en moeite probeert men later op kantoor te lezen wat er staat. Wanneer zal dit een antiek beeld zijn in de bouw, een overblijfsel van een foutgevoelig, papieren verleden? De digitale revolutie houdt al een aantal jaar flink huis in de bouwbranche en over digitalisering in de bouw wordt dan ook enorm veel gezegd en geschreven.
Groot probleem daarbij is dat over een containerbegrip als ‘digitalisering’ snel misverstanden kunnen ontstaan. Want waar het ene bouwbedrijf werken in Excel al digitaal noemt en het tweede zich tevreden stelt met het ERP-systeem dat ze al jaren gebruiken, proeft een derde al van de toekomst, waar voorspellende data mogelijk de dienst gaan uitmaken. Hoog tijd voor een pas op de plaats. Waar sta je nu als bouwbedrijf precies en wat is er tegenwoordig allemaal mogelijk op digitaal gebied?
Digitalisering in de bouw: efficiënter werken, hogere marges
Sander Jongsma, oprichter van bouw7, leverancier van bouwmanagement- software – sinds de zomer onderdeel van Exact – heeft een geheel eigen visie op digitalisering in de bouw. Om helderheid te scheppen, onderscheidt hij verschillende fasen van digitalisering. “Fase 1 is dat het meeste nog op papier of in Excel plaatsvindt. Onder de MKB-bedrijven in de bouw zijn er nog genoeg die zo’n papieren workflow hebben. Een stap verder, in fase 2, heb je je kantooromgeving geautomatiseerd. Je hebt dan geïnvesteerd in een ERPsysteem, waarmee je kunt sturen op geld.”
Informatie vanuit het werkveld, de bouwplaats, de klant, kan bijvoorbeeld via een app direct worden verwerkt”
De digitale adoptie in fase 3 kenmerkt zich door volledig papierloos werken, ook buiten het kantoor. “Informatie vanuit het werkveld, de bouwplaats, de klant, kan bijvoorbeeld via een app direct worden verwerkt,” zegt Jongsma. In fase 4 laat je data voor je werken en kun je voor voorspellend rapporteren, onder meer dankzij artificial intelligence. Je hebt dan grip op en inzicht in alle projecten, planningen, processen en financiën en kunt gaan sturen op basis van data. Hoe verder je als bouwbedrijf gevorderd bent in deze fasen, hoe meer je in control bent, hoe efficiënter je werkt (denk aan minder faalkosten) en dus hoe hoger je marges kunnen worden.
Klantcase: Gils Bouw, Service en Onderhoud
Een van de vele bouwbedrijven die door bouw7 door verschillende fasen is heen geloodst, is Gils Bouw Service en Onderhoud, met vestigingen in Hoogeveen, Apeldoorn en Baarn. In een paar jaar tijd hebben zij de transitie van papier naar papierloos gemaakt. Controller bij Gils, Ramon Vermeulen, ook verantwoordelijk voor de ICT, vertelt hoe hun werkpraktijk was voordat ze met bouw7 in aanraking kwamen.“Vrijwel alles werd met de hand bijgehouden zoals urenbriefjes en inkoopfacturen. Fysieke pakbonnen werden hooguit gescand naar pdf-formaat. Eind 2016 besloten we dat onze buitendienst digitaal moest gaan werken. We zagen in dat we daarmee tijd zouden besparen en faalkosten zouden verminderen.”
Missie geslaagd
Nu, zo’n drie jaar verder, stelt Vermeulen vast dat die missie is geslaagd. “Uren worden digitaal ingevuld in de app en het facturatieproces is volledig geautomatiseerd. Mede daardoor zijn inderdaad faalkosten verminderd en is tijd bespaard. Alle info is immers altijd en overal beschikbaar.” Een praktijkvoorbeeld waaruit blijkt dat Gils Bouw Service en Onderhoud inmiddels efficiënter werkt, betreft het sneller kunnen aansturen van onderaannemers.
Vermeulen: “Stel dat een van onze timmermannen stuit op een lekkage bij een klant. Hij kan nu eenvoudig een foto hiervan in bouw7 zetten. De binnendienst ontvangt deze direct en kan snel een onderaannemer uit de buurt van de klant regelen. Die kan de foto al beoordelen en zo sneller dan voorheen de lekkage verhelpen.” Resultaat: een opdracht die in een korter tijdsbestek kan worden afgerond, waardoor meer bonnen kunnen worden
verwerkt en afgehandeld. Voorspellen met data Naast dit ‘fase 3-voorbeeld’ zijn er legio voorbeelden die de voordelen van digitalisering aantonen.
Datadriven fase 4
Futuristisch of niet, er zijn zelfs al voorbeelden te geven van de datadriven fase 4, waar Exact voor Bouw volop in investeert. “Nu is het onder meer mogelijk om via het platform een bericht te krijgen als blijkt dat een van je onderaannemers aan een nieuw project is toegewezen, maar dat hij bij recente projecten regelmatig te laat is gekomen. Dankzij die data kun je gaan sturen – in dit geval de betreffende onderaannemer tijdig inseinen – zodat je project beter verloopt”, vertelt Jongsma.
De mogelijkheden met data zijn volgens hem oneindig. “Denk aan data die kunnen voorspellen wat het ideale team voor een bepaalde opdracht is. Variabelen als projecten uit het verleden, de moeilijkheidsgraad en de locatie van het nieuwe project kunnen voorspellen dat uitvoerder A, projectleider B en voorman C het meest geschikt zijn voor een succesvolle realisatie. Dit is echter nog toekomstmuziek. Het zou al heel mooi zijn als veel bouwbedrijven zich realiseren dat ze zich nu nog in fase 1 of 2 bevinden en dat er voor hen veel meer mogelijk is, om efficiënter en uiteindelijk met meer rendement te werken.”
Eaxct en bouw7 zijn als Red Bull en Max Verstappen |
| Sinds juni 2019 is bouw7 onderdeel van Exact. Hun gezamenlijke propositie heet Exact voor Bouw. Jongsma: “Dit is één digitaal platform waarbij alle processen – op kantoor, op de bouwplaats en in de keten – zijn geïntegreerd. Een van de dingen die ons product uniek maken, is dat het te koppelen is aan relevante tools, maar bijvoorbeeld ook dat het geïntegreerd is in het boekhouden CRM-systeem van Exact.”Hij vergelijkt de relatie tussen Exact en bouw7 met die tussen Red Bull en Max Verstappen. “Max is jong en talentvol, net als wij. Maar hij zou nergens zijn zonder Red Bull, dat hem al het benodigde gaf om écht te presteren. Zo zie ik Exact ook, dankzij hun expertise, budgetten en strategie versnellen we onze groei.” Ramon Vermeulen van Gils Bouw Service en Onderhoud onderstreept het talentvolle van bouw7. “Het is een jonge, moderne ‘club’, die enorm open staat voor vragen uit de markt en daar ook echt iets mee doet. Bovendien denken ze niet – zoals veel van hun concurrenten – vanuit de kantoor-omgeving, maar vanuit het veld. Ze verzinnen oplossingen waar de werkvloer, de bouw-plaats, werkelijk iets mee kan. En dat is voor een bouwbedrijf toch de plek waar het om draait…” |
Dit artikel is gesponsord door Exact
