De overname van Smink handels– en aannemingsbedrijf door Zandink Zandhandel drie jaar geleden – waarna de organisatie Smink Infra is gaan heten – was tevens een moment om in kaart te brengen hoe werkprocessen efficiënter en makkelijker konden worden georganiseerd. “We liepen best wat achter. Alles gebeurde nog op papier en we moesten informatie overal vandaan halen”, vertelt Van den Burg.
Wensen en mogelijkheden
Een ICT-werkgroep met voornamelijk mensen van de werkvloer, met zowel binnen- als buitendienstmedewerkers, inventariseerde de wensen en mogelijkheden in de omschakeling naar een digitalere werkomgeving. Omdat aannemer Smink al lange tijd voorafgaand aan de overname door Zandink gebruik maakte van het modulaire Metacom-systeem voor de bouwbranche van VanMeijel, lag het voor de hand om eerst eens te kijken naar de opties van Metacom Online, een functionele uitbreiding van Metacom.
Het is echt maatwerk. Het is een heel dynamisch systeem”
Sneller
Bij Smink Infra begonnen ze twee jaar geleden met de urenregistratie. Voorheen verliep dat via papieren werkbonnen die de medewerkers ’s morgens van de planning meekregen en aan het einde van de werkdag weer ingevuld inleverden op kantoor. Nu gaat dat proces digitaal. Een uitvoerder laat aan de planning weten welke mensen en middelen hij nodig heeft. Vervolgens maakt de planning de werkopdrachten aan in het planbord van Metacom en stuurt ze via Metacom Online naar de medewerkers, zodat ze dit via hun eigen smartphone kunnen inzien. Die digitale werkbon moet nog steeds worden ingevuld om inzicht te krijgen in uren en aard van de werkzaamheden, maar via de mobiele telefoon is dat nu een stuk makkelijker geworden. Kwijtraken komt niet meer voor en bovendien kan aanvullende informatie eenvoudig worden toegevoegd.
Een voordeel is volgens Van den Burg ook dat het uitvoerend personeel aan het einde van de werkdag niet nog eerst van de projectlocatie terug moet naar het bedrijf om formulieren in te leveren. Invullen en versturen van de werkopdrachten kunnen ze ook op een projectlocatie doen of thuis. De nieuwe werkwijze versnelt de hele administratieve afhandeling enorm, heeft ze gemerkt. “Eerst kon het wel dertig dagen duren om de papieren door het hele proces te krijgen. Nu hebben we de meeste werkbonnen binnen een week volledig verwerkt, schat ik.” Ook terugzoeken van gegevens is een stuk makkelijker geworden.
Ze is verder erg te spreken over de flexibiliteit van Metacom Online. “Het is echt maatwerk. Het is een heel dynamisch systeem.” Aanvullende wensen die tijdens de implementatie naar boven kwamen en ook sinds de applicatie in gebruik is, kunnen worden gehonoreerd. Zo wilden de uitvoerders graag dat naast de eigen medewerkers ook tijdelijke – externe - krachten gebruik konden maken van Metacom Online, zodat ook hun werkbonnen digitaal zouden worden. Dat is inmiddels bijna geregeld.
Niet overhaasten
De verdere digitalisering bij Smink Infra verloopt stapsgewijs. “Per jaar bekijken we wat de behoefte is en daar gaan we dan op focussen.” Zo zijn heel recent ook de inkoopfacturen gedigitaliseerd. “We hebben een hele nauwe samenwerking met VanMeijel over onze wensen. De module wordt dan eerst in een test- omgeving gebouwd. Zo finetune je het proces tot je het goed genoeg vindt en neemt het dan in productie. Dat is vlak voor de bouwvak gebeurd.”
Op het wensenlijstje heeft Smink Infra nog genoeg andere bedrijfsprocessen staan, zoals de debiteurenadministratie en klantrelatiemanagementsysteem. Maar het bedrijf wil dat niet overhaast doen. Er wordt tijd genomen om alle medewerkers mee te krijgen. Veranderingen zijn altijd lastig, erkent Van den Burg, maar veel weerstand is er niet geweest. “We hebben er veel aandacht aan besteed. Per proces wordt weer een nieuwe werkgroep ingericht en die collega’s hebben gezorgd voor veel draagvlak. Het worden ambassadeurs van
verandering.”
Omdat het bedrijf zich met zo’n 75 eigen medewerkers te klein vindt voor een aparte afdeling IT, zijn het de medewerkers zelf geweest die veel voorwerk hebben gedaan. Dat maakt hen uiteindelijk enthousiaster, denkt Van den Burg, doordat ze goed inzicht hebben gekregen in de mogelijkheden van digitalisering.
En natuurlijk zijn er altijd collega’s die aanvankelijk niets moeten hebben van de nieuwe manier van werken. Zelfs die groep is uiteindelijk overtuigd. “Het is ideaal, zeggen ze nu ook.” Het beste is om mensen met koudwatervrees volgens Van den Burg vooral niet onder druk te zetten en ze voor te houden dat het helemaal niet erg is als ze eens iets verkeerd invullen. “Omgaan met mensen is ook maatwerk.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met VanMeijel.
