Jaap heeft zich met een WhatsApp-bericht bij jou ziekgemeld. Mag dit? WhatsApp wordt steeds meer gebruikt en geaccepteerd als een zakelijk communicatiemiddel, maar je leest niet altijd je WhatsApp-berichten meteen. De kans bestaat daarom dat je de ziekmelding pas op een later moment ziet.

De ziekmelding

Het is belangrijk dat je vastlegt op welke wijze een werknemer zich moet ziekmelden en bij wie en voor welk tijdstip dat moet. Accepteer je een WhatsApp-bericht of wens je dat werknemer telefonisch contact met je opneemt? En accepteer je het als iemand zich bij een collega ziekmeldt? Het is verstandig om deze en andere regels over verzuim vast te leggen in een verzuimreglement. In een verzuimreglement leg je ook regels vast over bereikbaarheid van de werknemer tijdens ziekte, meewerken aan herstel, passend werk, oproepen van de Arbodienst en sancties bij niet-naleving van deze afspraken.

Om meer te weten te komen over wat er aan de hand is, is het van belang je werknemer een aantal vragen te stellen bij de ziekmelding. In verband met de privacy mag je niet alles vragen wat je misschien wilt weten, maar de volgende vragen mag je als werkgever stellen:

• Hoe lang denk je dat je afwezig bent?
• Zou je passend werk kunnen doen en welke aanpassingen zijn er nodig?
• Houden je klachten verband met het werk?
• Houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval of een verkeersongeval?
• Heb je een afspraak met je huisarts of een specialist?
• Zijn er werkzaamheden die door een collega over­genomen moeten worden?
• Waar en hoe kan ik je tijdens je afwezigheid bereiken?
• Wat spreken we verder af (wanneer contact, etc.)?

Als Jaap jou uit zichzelf vertelt wat zijn klachten zijn, dan is daar niets mis mee. In verband met de privacy van Jaap, mag je deze informatie echter niet vastleggen en je mag het als werkgever ook niet met anderen delen (denk aan collega’s van Jaap). Je mag niet vastleggen wat de aard en de oorzaak van het verzuim is (bijvoorbeeld ‘hoofdpijn’). Wel mag je de gegevens die je ontvangt van de Arboarts vastleggen en gegevens over hoe vaak en hoe lang Jaap ziek is.

Verzuim duurt voort

Op donderdag is Jaap nog niet terug op het werk. Je belt hem en vraagt hem of hij verwacht vrijdag weer te kunnen beginnen. Jaap geeft aan dat zijn klachten zijn toegenomen en dat hij voorlopig nog niet beter is. Wat nu?

Je bent pas verplicht om een werknemer na 6 weken arbeidsongeschiktheid te laten onderzoeken door een Arboarts, maar de melding aan de arbodienst moet in de eerste week van het verzuim gebeuren. Als je verwacht dat Jaap nog wel een tijdje ziek blijft of je twijfelt of hij wel echt ziek is, dan is het verstandig Jaap eerder door een Arboarts te laten onderzoeken. Hoe eerder je actief start met de re-integratie, hoe beter. Jij als werkgever en Jaap als werknemer zijn verplicht om te werken aan de re-integratie.

Sinds 1 juli 2017 ben je als werkgever verplicht een (basis)contract te sluiten met een arbodienstverlener. Dit contract bevat rechten en plichten van de werk-nemer, de werkgever en de bedrijfsarts. Vanaf 1 juli 2018 controleert de Inspectie SZW of werkgevers zo’n basiscontract hebben gesloten. Als dat niet het geval is, dan kan er een boete worden opgelegd. Heb je nog geen basiscontract met een arbodienstverlener? Doe dit dan alsnog!

Tips

• Stel een verzuimreglement op en voer dit in.
• Stel de juiste vragen bij een ziekmelding.
• Leg geen medische informatie over de werknemer vast.
• Sluit een basiscontract af met een arbodienst­verlener.

In volgende artikelen wordt aandacht besteed aan de situatie waarin Jaap regelmatig op maandag een dagje ziek is, Jaap voor de vierde keer in een jaar met zaalvoetbal een enkelblessure heeft opgelopen, Jaap tijdens zijn afwezigheid door een collega wordt gespot in de kroeg en de situatie dat Jaap weigert mee te werken aan zijn re-integratie. Ook wordt ingegaan op de situatie dat Jaap ziek blijft en ziek uit dienst gaat.