nieuws

Nieuwe tendertrend: 48 uur om de kluis te kraken

bouwbreed 5134

Nieuwe tendertrend: 48 uur om de kluis te kraken

Bij aanbesteden draait het om winnen. Scoren in een eerlijke wedstrijd is dan wel zo essentieel. Rijkswaterstaat lanceerde de Escape Room als nieuwste tendertrend. Projectteams moeten in 48 uur proberen de kluis met een concreet bouwprobleem te kraken. “Het werkt echt onderscheidend.”

De smartaanpak moet in maximaal acht A4’tjes worden ingeleverd bij Rijkswaterstaat. De beste oplossingen krijgen de hoogste emvi-scores. Ruud Loeve van Arcadis heeft meerdere keren meegedaan aan deze 48 hour-challenge voor complexe ingenieursdiensten bij de A27 (Houten- Hooipolder), A9 (Badhoevedorp-Holendrecht) en Ring Utrecht. Eén keer heeft Arcadis de opdracht gewonnen en één uitslag is nog onbekend.

Hij kent de volgorde inmiddels op zijn duimpje: Klokslag 10.00 uur zit het projectteam klaar om de mail te openen met daarin ‘de opdracht’. Dan volgt 48 uur om te puzzelen over de aanpak, te brainstormen over een oplossing en de resultaten zo slim mogelijk op te schrijven. Precies 2 x 24 uur later sluit de kluis. Wie één minuut te laat is, telt niet meer mee. Bikkelhard, maar wel duidelijk.

Ruud Loeve van Arcadis: “Wat deze aanpak onderscheidend maakt, is dat het beste projectteam het verschil maakt en niet het beste tenderteam.”

“Het is pittig, vergt veel van een team, maar is ook een ultieme test om onder hoge druk te presteren.” De tactiek is inmiddels om met vijftien mensen te beginnen en aan het eind een kleiner team over te houden om te schrijven. Er wordt tot ’s avonds laat doorgewerkt, maar iedereen mag wel een paar uur naar huis om dan de volgende ochtend weer met nieuwe energie verder te gaan. Loeve heeft van concurrenten begrepen dat wel eens een nacht is doorgehaald.

Een van de opdrachten draaide om een onderdoorgang onder het spoor die halverwege de uitvoering was blijven steken en een enorm logistieke puinhoop creëerde. “Gebaseerd op een echt gebeurd scenario. Dat maakt zo’n opdracht verfrissend.”

Niets is frustrerender dan veel tijd en moeite te steken in een tender en achter het net te vissen zonder echte competentie

Het gaat om grote opdrachten, dus daar mag een opdrachtgever ook hoge eisen aan stellen, vindt Loeve. Hij vindt het veel belangrijker dat ingenieurs kunnen laten zien wat ze waard zijn bij een ingewikkeld probleem. Niets is frustrerender dan veel tijd en moeite te steken in een tender en achter het net te vissen zonder echte competentie.

“Wat deze aanpak onderscheidend maakt, is dat het beste projectteam het verschil maakt en niet het beste tenderteam. Emvi-schrijver is inmiddels een vak geworden dat journalistieke kwaliteiten vereist en weinig meer te maken heeft met de capaciteiten van een ingenieur”, leert de ervaring van de tendermanager van Arcadis.

Het draait bij aanbesteden om winnen, maar een eerlijke wedstrijd met de mogelijkheid om te scoren is dan wel essentieel. Het is precies de reden waarom Loeve zo enthousiast is over deze methode en verliezen een beetje minder erg vindt.

Afgelopen jaren was het lang niet altijd mogelijk om het verschil te maken bij een tender. “Het draait bijna altijd om algemene begrippen als kwaliteitsmanagement, integrale aanpak en capaciteit. Zolang die termen op hoofdlijnen blijven hangen, zal elk groot ingenieursbureau aan dergelijke eisen kunnen voldoen. Je wilt eigenlijk laten zien dat je beter bent, maar dan moet je die kans wel krijgen.”

Ook ingenieursbureaus zijn selectiever bij hun inschrijvingen en willen af van ‘the race to the bottom’

De tendermanager ziet onder invloed van de Marktvisie en de aantrekkende bouw veel veranderen. Ook ingenieursbureaus zijn selectiever bij hun inschrijvingen en willen af van ‘the race to the bottom’. Opdrachtgevers zoeken vooraf ook vaker de markt op om te overleggen over hoe meer onderscheid kan worden gemaakt. Naast Rijkswaterstaat scheef bijvoorbeeld ook de provincie Noord-Holland eerder een tender uit waarbij het projectteam een ‘huiswerkopdracht’ moest maken.

Afgelopen jaren waren een grote worsteling voor veel ingenieursbureaus. Tijdens de crisisjaren werd soms noodgedwongen met extreem lage uurtarieven gewerkt. Ook de raamcontracten voor ingenieursdiensten bij Rijkswaterstaat liepen op z’n zachtst gezegd moeizaam, met een reeks van rechtszaken tot gevolg. Loeve was bij verschillende van deze tenders betrokken.

“Raamcontracten gaan nog niet over concrete opdrachten. Het is lastig om dan kwaliteitscriteria te bedenken die onderscheidend zijn en daar ging het dan ook mis. Maar uiteindelijk zijn ook die opdrachten gegund.” Ook al duurde door alle perikelen het tenderen 2 jaar voor een contract met een looptijd van 4 jaar.

Nieuwe 48-uursmethodiek veel eerlijker dan selectie via Best Value Procurement

Rijkswaterstaat heeft de tenders geëvalueerd en besloten inschrijvingen nooit meer anoniem te gaan beoordelen. Het is nog niet duidelijk of de opdrachtgever ook afstapt van BVP voor ingenieursdiensten.

Loeve zou dat wel toejuichen en vindt deze nieuwe 48-uursmethodiek veel eerlijker dan selectie via Best Value Procurement, waarbij de beste partij bij een opdracht wordt gezocht. “Het gebeurde dat bij interviews van sleutelfiguren dat één iemand van de markt tegenover vijf mensen van de opdrachtgever zat. Dat is best intimiderend en legt een onnodig hoge druk op een persoon, terwijl het gaat om de prestaties van een projectteam.”


Rijkswaterstaat eist extra inspanning bij grote tenders
Rijkswaterstaat heeft steeds grotere ingenieurstenders te vergeven. Daarbij wil de opdrachtgever weten hoe bureaus werken. De 48-uurs-challenge blijkt een goede testcase. Tot enkele jaren geleden was een opdracht van 1 miljoen een hoge uitzondering, nu zijn al tenders vergeven met een waarde van 10 miljoen euro. Vorig jaar ging het om de A27 Houten-Hooipolder, A9 Badhoevedorp-Holendrecht en Ring Utrecht.
“Directe aanleiding is dat we zagen dat ingenieursbureaus door de jaren heen financieel steeds grotere opdrachten van ons krijgen. Een paar jaar geleden was een opdracht van 1 miljoen euro een uitzondering, onder SO3 is een aantal opdrachten van 1 tot 10 miljoen euro gegund”, licht Marcel Proos van Rijkswaterstaat toe.
Om bij deze relatief grote opdrachten inzicht te krijgen in de werkwijze van ingenieursbureaus in de praktijk wordt naast een plan van aanpak ook een concrete case voorgelegd. Die moet dan binnen 48 uur worden uitgewerkt.
“Zo krijgen we niet alleen goed inzicht in de werkwijze van het ingenieursbureau en het projectteam, maar het biedt de opdrachtnemer ook de kans om te laten zien wat ze in huis hebben. Onze ervaringen met deze aanpak zijn positief, waarbij we ook positieve geluiden van de bureaus zelf horen.”
Rijkswaterstaat beseft dat een casus extra tijd en energie vergt. “De extra kosten moeten in verhouding blijven staan tot de toegevoegde waarde.” Ingenieursbureaus kregen tot nog toe nooit een tegemoetkoming in de tenderkosten, zoals bij bouwers wel gebruikelijk is als grote ontwerpinspanningen worden gevraagd.

Reageer op dit artikel