artikel

Wat betekent digitaal aanbesteden voor het vragen van een handtekening?

bouwbreed Premium 506

Wat betekent digitaal aanbesteden voor het vragen van een handtekening?

Sinds 1 juli 2017 moeten aanbestedende diensten hun Europese aanbestedingen elektronisch laten verlopen. Dit gebeurt over het algemeen via één van de aanbestedingssystemen zoals TenderNed, CTM of Negometrix. Ook de inschrijving moet digitaal worden ingediend. Maar hoe doe je dat dan met ondertekenen? Moet je als aanbestedende dienst wel om een handtekening onder ieder document vragen? En welk type handtekening vind je dan voldoende? Een gescande handtekening en een kopie van een identiteitsbewijs? Of wil je de meest geavanceerde handtekening die er elektronisch te fabriceren is? Het kunnen ondertekenen met een gekwalificeerde handtekening kost een ondernemer tussen de 150 en 300 euro per jaar.

Vragen waar een aanbestedende dienst voorafgaand aan een aanbesteding eigenlijk bij stil zou moeten staan. En hoe bepaal je dat dan? Als je de lat te hoog legt is de kans op nieuwe toetreders bij jouw aanbesteding niet heel groot.

Waarom wil een aanbestedende dienst een handtekening onder een document? Over het algemeen wil je zeker weten dat degene die de offerte indient ook staat voor die offerte en niet later op zijn schreden terugkeert. Is authenticatie met bijvoorbeeld eHerkenning dan niet voldoende? Wettelijk gezien is dit niet gelijk aan de wilsuiting van een daartoe gemachtigde van de onderneming. Maar het biedt wel een hoger betrouwbaarheidsniveau ten aanzien van de identiteit van de verzender. Je kunt je als aanbestedende dienst afvragen of dit niet voldoende zekerheid biedt. Hoe vaak komt het voor dat een inschrijver een offerte terugtrekt omdat deze door een onbevoegde medewerker is ingediend? Het doel van bedrijven is over het algemeen winst maken door opdrachten uit te voeren. Door in te schrijven maak je kans op een opdracht. Waarom zou je dan jouw offerte intrekken? En als je dat al doet met een beroep op onbevoegdheid van de indiener (maar eigenlijk omdat de markt zo verandert dat je je mensen en middelen met meer winst elders kunt inzetten), dan verlaag je toch aanzienlijk de kans dat je bij een eventuele toekomstige meervoudig onderhandse aanbesteding wordt uitgenodigd. Je hebt je dan immers objectief gezien een onbetrouwbare partij getoond.

Je kunt je als aanbestedende dienst ook afvragen of je onder elk document een handtekening wil. Het elektronisch ondertekenen van het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) is een behoorlijke klus. In alle gevallen moet het document geprint worden om er vervolgens een handtekening onder te plaatsen of in de in te scannen pdf een gekwalificeerde handtekening (niveau 4) te plaatsen. Gelukkig stelt artikel 2 lid 2 van het Aanbestedingsbesluit dat een handtekening niet nodig is onder het UEA mits er een handtekening op een van de overige in te dienen documenten staat. Het zou voor ondernemers prettig zijn als aanbestedende diensten vaker in hun stukken expliciet aangeven op welk document van de inschrijving een handtekening noodzakelijk is en dat deze handtekening dan tevens geldt als handtekening onder het UEA.

Kortom, bezint eer ge begint geldt ook voor het vragen van een elektronische handtekening en dan met name voor het vragen van een gekwalificeerde handtekening. Lees voor meer informatie de Handreiking elektronisch aanbesteden en de elektronische handtekening van PIANOo.

Jacobien Muntz-Beekhuis
senior jurist bij PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden

Reageer op dit artikel