Emiel Haamberg denkt dat er afgelopen jaar maar liefst 60.000 inkoopfacturen door de organisatie zijn gegaan. Die moeten meestal door meerdere mensen worden goedgekeurd, daar gaat wat tijd overheen. Tel daarbij op dat er meerdere vestigingen zijn, met elk een eigen administratie, die er elk een eigen werkwijze op nahoudt. En dus stapte Plegt-Vos Bouwgroep, dat onroerend goed ontwikkelt, realiseert en onderhoudt, in mei van 2020 over op IFA (inkoopfactuur afhandeling) Online, een applicatie waarmee facturen digitaal kunnen worden goedgekeurd.
“Plegt-Vos is een innovatieve organisatie die streeft naar papierloos werken”, vertelt Haamberg, applicatiebeheer bij Plegt-Vos. “We zagen dat er op de administratie nog wel een efficiëntieslag kon plaatsvinden.” De overstap naar IFA Online pakte inderdaad zo uit, want hadden facturen voorheen nog wel eens een doorlooptijd van enkele weken, nu is een factuur soms al binnen een dag door alle verantwoordelijken gefiatteerd. Bovendien is dankzij de automatisering altijd duidelijk waar de factuur is en wat de status ervan is. Nog een pluspunt: de administraties van alle vestigingen werken nu op dezelfde manier. “Daardoor kunnen administrateurs elkaar veel makkelijker ondersteunen, bijvoorbeeld als er krapte is.”
Direct geregistreerd
Ook al zijn er tal van factuurapplicaties te koop op de markt, de keuze voor IFA Online lag voor de hand voor Plegt-Vos. IFA Online is een totaaloplossing om het verwerkingsproces van het betaalbaar stellen van een factuur te automatiseren. Op elk apparaat kun je de factureren inzien, goed- en afkeuren. Die flexibiliteit is voor ons belangrijk. “We maken daarbij al gebruik van Metacom Basis en Metacom Projecten, van VanMeijel. Als je dan gaat kijken naar een module voor inkoopfacturen, is IFA Online natuurlijk geweldig, want dat is ook van VanMeijel en sluit dus naadloos aan op Metacom zelf.”
Als een uitvoerder goed was in het voeren van de administratie, dan had hij wel op kantoor gezeten. Hij is goed in het managen van de bouwplaats, dáár moet hij zijn tijd aan besteden”
Het plan om over te stappen lag er al, corona bracht het in een stroomversnelling. Aangezien de administrateurs, net als het overgrote deel van Nederland, thuiswerken, was het lastig dat ze telkens naar kantoor moesten komen om facturen te verwerken. IFA Online is daarvoor een hele mooie oplossing: ze kunnen de facturen vanuit huis verwerken. De collega’s die facturen moeten fiatteren, kunnen dat gewoon via de app op hun telefoon doen.”
Ook ideaal: de integratie tussen IFA Online en Alfa, de eigen bestelapplicatie van Plegt-Vos. Via Alfa kunnen uitvoerders een bestelling plaatsen bij een leverancier. Via Alfa registreren ze de ontvangst van – bij wijze van spreken – tien pakjes schroeven. Als daar vervolgens een factuur van de leverancier op volgt en die klopt met de registratie van de uitvoerder, wordt die automatisch geaccordeerd en betaald. “Dat scheelt heel veel werk. Bovendien ontlasten we de uitvoerder. Die voelde zich soms een halve administrateur. Onze stelling is: als een uitvoerder goed was in het voeren van de administratie, dan had hij wel op kantoor gezeten. Hij is goed in het managen van de bouwplaats, daar moet hij zijn tijd aan besteden.”
De geslaagde samenwerking tussen IFA Online en Alfa betaalt zich ook uit bij de termijnen die Plegt-Vos heeft afgesproken met relaties. De uitvoerder schrijft de termijnen uit via Alfa, die direct worden verwerkt op het project als een verplichting en dus als een kostenboeking. “We hebben altijd een actueel overzicht van de kosten op het project, daardoor zijn we in controle.”
Geslaagd
Corona onderstreepte de noodzaak van automatisering en digitalisering, maar zorgde ook voor nieuwe uitdagingen bij de implementatie van IFA Online. Haamberg: “Je kunt niet fysiek naast collega’s gaan zitten, alles moest op afstand en via Teams.” Desondanks is deze implementatie succesvol verlopen. De vestigingen maakten stuk voor stuk de overstap. Er waren gezamenlijke en individuele sessies, om het waarom van de overstap aan iedereen goed te kunnen uitleggen. Inmiddels werken alle vestigingen nu met IFA Online. Dat de overstap, ondanks corona, toch vlotjes verliep, is voor een groot deel te danken aan de samenwerking met VanMeijel, zegt Haamberg. “Het IFA team van VanMeijel voelde niet als een leverancier, maar meer als een groep collega’s.” Ook voor de toekomstige verbeteringen, want die zijn er natuurlijk, zijn de lijnen met VanMeijel kort.
Geslaagd dus? Ja, vindt Haamberg. “We krijgen veel positieve reacties van collega’s en de doorlooptijd van facturen is véle malen korter. IFA Online heeft het werk op de bouw een stuk gemakkelijker gemaakt. Een controller zei: ‘Als ik nu op een bouwplaats loop weet ik van alles wat ik om me heen zie, dat het financieel is geregistreerd op het project, daar hoeven we niet meer over na te denken.’ En zo moet het ook: we doen alles vanuit de gebruikers. Zij moeten ermee werken, zij moeten zich er comfortabel bij voelen.”
Dit artikel is gesponsord door VanMeijel.
