Frans van Meijel, oprichter van VanMeijel en Gabe de Jong, Operationeel Directeur.
Van papier via Excel naar apps. Bedrijven digitaliseren hun bedrijfsprocessen op verschillende manieren. Toch kan het allemaal nóg een stuk efficiënter, zeggen Frans van Meijel en Gabe de Jong van VanMeijel. Ze leggen uit waarom digitaliseren pure noodzaak is. En voor bouwbedrijven die ermee beginnen hebben ze een goed advies. "Neem digitalisering op in je visie en strategie."
V&D, Kijkshop, Intertoys. Zomaar wat voorbeelden van bedrijven die in de afgelopen jaren in zwaar weer kwamen. En uiteindelijk omvielen. Een van de vele oorzaken is dat ze niet konden opboksen tegen nieuwe, disruptieve bedrijven. “Zoals Coolblue”, zegt Gabe de Jong, Operationeel Directeur bij VanMeijel. “Zij hebben een volledig digitale strategie en snappen de klant. Die kan bijvoorbeeld online altijd de actuele voorraden zien. Bedrijven met een uiterst succesvol verleden die niet meededen met deze digitale transformatie, gingen failliet.”
Van papier naar apps
Het bruggetje naar de bouwwereld is snel gemaakt. Want ook in de bouwbranche zijn er nog talloze bedrijven die niet of nauwelijks zijn gedigitaliseerd. De Jong: “Op de bouwplaats wordt er bijvoorbeeld nog vaak gewerkt met papieren urenbriefjes. Die moeten vervolgens weer worden goedgekeurd en op kantoor worden overgetikt om uiteindelijk te worden opgenomen in het administratieve systeem. Een enorm tijdrovende klus, waarmee het lastiger is om projecten strak te bewaken. De administratie loopt namelijk altijd achter op de realiteit.”
Nu zijn er voldoende bedrijven te vinden die wél digitaal werken, gebruik maken van pdf’s en Excel-sheets. Volgens Frans van Meijel, oprichter van VanMeijel, is dit echter geen échte digitalisering. “Pdf en Excel is eigenlijk gedigitaliseerd papier, meer niet. Natuurlijk heeft bijvoorbeeld Excel handige voordelen. Het is flexibel, om die reden wordt er bij onder meer de calculatie en projectbewaking graag gebruik van gemaakt. Maar een groot nadeel is dat het vooral handig is voor één persoon.” Hij legt uit wat hij daarmee bedoelt. “Als iedereen met Excel werkt, zijn de data versnipperd. Om bijvoorbeeld een totaaloverzicht van een project te krijgen, moet je al die data samenvoegen. Ook weer enorm tijdrovend én foutgevoelig. Al die Excel-sheets zijn in feite aparte eilandjes.”
Er zijn ook bouwbedrijven te vinden die papier én Excel achter zich hebben gelaten, en hun toevlucht hebben genomen tot moderne apps. “Ook dit heeft best voordelen”, beaamt De Jong, “alleen wat voor Excel gold, geldt ook voor apps. Ook dit zijn eigenlijk allemaal losse eilandjes. Stel je hebt een app voor urenregistratie, een app voor projectbewaking en eentje voor facturatie. Stuk voor stuk zijn dit technologieën met een aparte datastructuur. Je moet het zien als allemaal stekkertjes die je met kunst en vliegwerk aan elkaar kunt koppelen. Nog los van het feit dat elke app zijn eigen levenscyclus heeft. Het kost tijd en moeite om ze continu op elkaar aangesloten te houden.”
Integraal platform
Het mag duidelijk zijn, papier, ‘gedigitaliseerd papier’ en apps hebben zo hun pluspunten voor een bouwbedrijf, maar optimaal zijn ze niet. In de visie van VanMeijel ben je het meest succesvol als je organisatie werkt met één integraal platform. Van Meijel: “Wij zijn een ITbedrijf dat 100 procent is gespecialiseerd in de bouwbranche. VanMeijel heeft een rijke historie in het automatiseren van bouwbedrijfsprocessen. Van ontwerp tot realisatie en facturatie. Ons integrale platform Metacom weerspiegelt het bouwproces, dat is immers ook één samenhangend geheel. Tegelijkertijd biedt het de flexibiliteit die een programma als Excel ook biedt. Op de werkvloer wordt het werk eenvoudiger en hogerop in de organisatie heeft men altijd actueel inzicht in elk project.”
Digitalisering vanuit je visie
Om niet hetzelfde lot te ondergaan zoals bijvoorbeeld V&D, moet je als bouwbedrijf digitaliseren. Zo’n integraal platform is daarbij ideaal. Waar je als bouwbedrijf dat start met digitaliseren tegenaan kunt lopen, is de vraag hoe je eigenlijk moet beginnen. Wat is een handig vertrekpunt voor je digitale transformatie?
De Jong geeft antwoord: “Wat we bij de koplopers in de branche zien, dus de bedrijven die zich onderscheiden op digitaal gebied, is dat zij digitalisering hebben opgenomen in hun bedrijfsvisie. En vervolgens in hun strategie. Heel concreet: ze hebben structureel middelen vrijgemaakt en mensen verantwoordelijk gemaakt om digitalisering gestalte te geven.” Van Meijel vult aan: “Belangrijk is dat deze bedrijven de digitale transformatie stapsgewijs hebben laten verlopen. Want vergis je niet, digitalisering is niet iets van een klein clubje, uiteindelijk moet je hele organisatie mee.”
Geduld
“Overhaast niet, maar ga stap voor stap te werk””
Dat is dan ook de grootste uitdaging. Iedere werknemer moet naast zijn gewone werk mee in het digitaliseringsproces. “Mensen op de kraan moeten naast hun dagelijkse bezigheden dus ook nog eens leren om hun uren via hun smartphone bij te werken”, zegt Van Meijel. En dat is geen sinecure. Hoe kun je dat als bouwbedrijf toch voor elkaar krijgen? Volgens De Jong is ‘geduld’ het toverwoord. “Neem de tijd voor digitalisering. Denk niet: we hebben vijftig medewerkers, die moeten vanaf maandag allemaal zo snel mogelijk mee met de veranderingen. Overhaast niet. Begin daarentegen bijvoorbeeld met een klein groepje enthousiastelingen en ga vervolgens stap voor stap, groep voor groep, je hele organisatie door.”
De beste verhalen over innovators en technologische ontwikkelingen in de bouw? Schrijf je in en ontvang hier de laatste ontwikkelingen op het gebied van industrialisering, digitalisering en productontwikkeling.
