We gaan even terug naar zo’n vier jaar geleden. Het Dodewaardse bouwbedrijf Burgland Bouw (zie kader) heeft op dat moment te maken met gigantische informatiestromen, waarvan grofweg 30 procent digitale informatie betrof en zo’n 70 procent fysieke informatie. Burgland Bouw maakte toen een principiële keuze, zo vertelt controller Vincent van der Dussen. “We besloten dat we alle informatie verder wilden digitaliseren en structureren. Met als doel dat alle betrokken partijen de beschikking zouden hebben over alle voor hen relevante projectinformatie. En dat we de informatie efficiënter gingen verwerken. Er ging namelijk zo veel tijd zitten in het beheersen van al die verschillende informatiestromen.”
Spin in het web
Hij geeft een indruk om welke informatie het gaat. “Als coördinerend bouwbedrijf ben je eigenlijk een soort spin in een groot web. Je krijgt informatie, produceert informatie en deelt informatie met derden. Om een voorbeeld te geven, bij een projectaanvraag ontvang je een bestek, tekeningen, plattegronden en een nota van inlichtingen. Als er vervolgens sprake is van een opdracht, moet je werkplannen gaan maken, bestaande tekeningen gaan bewerken et cetera. Rond de uitvoering heb je te maken met begrotingen, contracten met onderaannemers, e-mailstromen, dossiers enzovoort. En na de oplevering geef je garantiecertificaten uit en draag je alle info over aan de afdeling after sales.” Deze niet-uitputtende opsomming illustreert de overload aan informatie waar een doorsnee bouwbedrijf mee te maken heeft.
Digitaal van aanvraag tot after sales
Volgende vraag is dan: hoe structureer en digitaliseer je al deze informatie-elementen? Burgland Bouw maakte al langer gebruik van DigiOffice van IDB Groep, bijvoorbeeld voor CRM. In 2014 werd besloten dit uit te breiden, het Document Management Systeem van DigiOffice moest uitkomst bieden en orde brengen. En zo geschiedde, met als gevolg dat inmiddels zeker 80 procent van de informatiestromen van Burgland Bouw is gedigitaliseerd.
Van der Dussen over de voordelen van DigiOffice: “Van aanvraag tot en met after sales verloopt alles nu veel efficiënter, dus sneller en goedkoper. De informatie is zo gestructureerd dat iedereen die volgens ons toegang moet hebben tot een bepaald bestand, dat ook heeft. Op die manier maakt iedereen gebruik van dezelfde informatie. Die informatie is ook nog eens op één en dezelfde plek vindbaar en bovendien altijd actueel. Denk hierbij aan de bouwtekeningen, die wijzigen nogal eens. In plaats van elke versie op zichzelf te verzenden via mail of WeTransfer, kunnen alle belanghebbenden nu de meest recente tekening raadplegen via DigiOffice.”
Tijdwinst en kostenbesparing
Een praktijkvoorbeeld maakt duidelijk hoe DigiOffice werkt in de samenwerking tussen Burgland Bouw en diens partners. Van der Dussen: “In Malden zijn we bezig met de realisatie van een Sportcentrum annex zwembad. In de aanbestedingsfase komt er uiteraard allerlei projectinformatie binnen, op basis waarvan wij aanvragen naar onderaannemers uitzetten via DigiOffice. Let wel: het ging daarbij in dit geval om ongeveer 150 aanvragen. Die kunnen we via DigiOffice eenvoudig doen, alle benodigde documenten komen met een druk op de knop bij de juiste partijen terecht. Zo gaat het in elke fase. Bij een dergelijk project heb je al gauw met circa 75 contracten te maken, die we centraal beheren via dit systeem. En ga zo maar door, verslagen van vergaderingen, werkplanningen, factuurstromen, calculaties: alle denkbare informatie is nu digitaal te managen. Daarnaast heb je de bestanden ook altijd ter beschikking op je tablet of smartphone. Je kunt je voorstellen wat voor tijdwinst en kostenbesparing dat oplevert. Ter illustratie: Burgland Bouw groeit al jaren gestaag, maar dat geldt niet voor onze administratieve afdeling. Dankzij DigiOffice hebben we daar slechts een minimale bezetting nodig.”
Bouwgerelateerd
Gestructureerde informatie, waarmee het efficiënt werken is en waarbij iedereen inzicht heeft in de voor hem of haar relevante informatie. Toch is daarmee hét grote voordeel van DigiOffice volgens Van der Dussen nog niet benoemd. “Het mooie is dat deze software echt bouwgerelateerd is. DigiOffice is niet alleen een partner waarmee het prettig samenwerken is, omdat ze goed zijn in IT-oplossingen, maar ook hebben ze kennis van de bouwwereld. Dat betekent dat DigiOffice functionaliteiten heeft die zijn toegespitst op onze branche. Denk aan inkoopcontractsystemen, offerteaanvraagsystemen en werkstromen. Ze weten bij DigiOffice dus waar ze mee bezig zijn.”
Van der Dussen deelt zijn enthousiasme geregeld met collega’s van andere bedrijven. Toch merkt hij bij hen soms wat huivering om de stap naar digitalisering te zetten. Ja, ze zien echt de voordelen wel, maar liever laten ze alles nog bij het oude. Van der Dussen snapt de bezwaren, maar wijst er altijd op dat Burgland Bouw langzaam maar zeker is overgestapt naar het document management systeem. “Bij ons was geen sprake van een soort big bang, maar we hebben het bewust gefaseerd aangepakt, zodat iedereen in onze organisatie aan de nieuwe werkwijze kon wennen. Zo hebben we steeds meer modules ingebouwd. Een toekomstige stap is dat we graag leveranciersbeoordelingen in het systeem verwerken. Data blijven ook maar toenemen. We zijn zo bezien eigenlijk nooit klaar met DigiOffice.”
“Het mooie is dat deze software echt bouwgerelateerd is”
Lees in deze whitepaper 6 tips om als bedrijf toekomstbestendig te worden.
Burgland Bouw
Bouwers met daadkracht. Zo afficheert Burgland Bouw zichzelf. Niet zonder reden, beweert Vincent van der Dussen. “Daadkracht typeert ons bedrijf in allerlei opzichten. De lijnen zijn bijzonder kort en alle medewerkers hebben een enorm verantwoordelijkheidsgevoel. Daadkracht komt ook terug in het feit dat we onze afspraken altijd nakomen, zoals bij de planning en het budget. Dat klinkt wellicht vanzelfsprekend, maar toch maken we daarmee verschil.”
10-jarig jubileum
Burgland Bouw vierde dit jaar zijn 10-jarig bestaan. In die 10 jaar heeft het louter groei gekend. Inmiddels zijn er 55 medewerkers in dienst, die samen mooie projecten realiseren. Dat zijn aansprekende projecten, zoals de verbouwing van het voormalige postkantoor aan de Neude in Utrecht, de twee woontorens Zuiderpark in Eindhoven, de aanpassing en uitbreiding van winkelcentrum de Koperwiek in Capelle aan de IJssel en de verbouwing van winkelpanden aan het Koningsplein in Amsterdam.
Van der Dussen licht dat laatste project toe. “Het monumentale complex aan het Koningsplein, tussen Singel en Herengracht, is al eeuwen beeldbepalend in het Amsterdamse centrum. Wij hebben de restauratie daarvan verzorgd. Een even mooie als uitdagende plek. Ga maar na, het bevindt zich midden in de – lastig bereikbare – binnenstad van Amsterdam. Toch hebben we dat binnen een strakke planning voor elkaar gekregen.”
