blog

Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed slim aanbesteden

utiliteitsbouw 2562

Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed slim aanbesteden

Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed is momenteel een belangrijk speerpunt van veel gemeenten. En terecht, want in veel panden is nog een substantiële energie- en CO2-besparing te realiseren met bewezen technieken zoals isolatie, warmtepompen, LED-verlichting en slimme gebouwsystemen. Dit beeld wordt bevestigd door de nulmetingen, die de meeste gemeenten al hebben laten uitvoeren of dat binnenkort laten doen.

Maar hoe kun je de uitvoering van deze besparingsmaatregelen als gemeente nu slim aanbesteden? Energiebesparing lijkt op papier altijd eenvoudiger dan het in de weerbarstige praktijk te realiseren is. Sowieso omdat het bijna altijd om renovatie van bestaande panden gaat. Je weet daardoor nooit van tevoren wat je precies tijdens de renovatie tegen gaat komen. Dus als je deze projecten op een klassieke wijze gaat aanbesteden, op basis van een bestek uitvragen, dan is de kans op lastige meerwerk-discussies groot.

Daarnaast spelen nog andere factoren:

  • je wil voor de financiële onderbouwing van de investering weten hoeveel je gaat besparen. Vooraf beloven veel partijen de mooiste besparingen, maar hoeveel is er na oplevering nu echt te besparen?
  • het feitelijke energieverbruik is bovendien altijd ‘techniek x gedrag’, dus hoe kun je die twee factoren scheiden?
  • en als er sprake is van externe huurders, hoe verdeel je als gemeente de investeringskosten en de besparingsopbrengsten met die huurders (de beruchte split incentive)?

Laagdrempelig energieprestatiecontract

Vanuit de ambitie om energiebesparing een stuk makkelijker te maken, hebben wij in navolging van het Nationaal Energieakkoord met diverse toonaangevende marktpartijen een nieuw laagdrempelig model-energieprestatiecontract ontwikkeld. Uitvoerende partijen geven daarin een technische garantie op de besparingsmaatregelen. De gebruiker blijft nadrukkelijk verantwoordelijk voor het gebruik van het pand, zonder zich met handen en voeten te hoeven binden aan een ingewikkeld contract. Met dit model-energieprestatiecontract kunnen gemeenten:

  • de complexiteit en de technische risico’s van hun energiebesparingsprojecten minimaliseren
  • met grotere zekerheid de investering terugverdienen uit meetbaar lagere energiekosten
  • makkelijker afspraken maken met huurders
  • de besparingsmaatregelen makkelijker kasstroomneutraal financieren
  • voldoen aan de huidige en toekomstige wet- en regelgeving, waaronder de Wet Milieubeheer en de energielabel C-verplichting voor kantoren

Om tot een succesvol energieprestatiecontract te komen achten wij een aanbesteding op basis van een bouwteam het meest geschikt. In een bouwteam werken opdrachtgever, beoogd opdrachtnemer en adviseurs gezamenlijk aan de totstandbrenging van een ontwerp waarbij iedere deelnemer aan het bouwteam zijn kennis en kunde inbrengt. Voorafgaand aan de bouwteamfase sluit de beoogd opdrachtnemer met de opdrachtgever een bouwteamovereenkomst waarin ondermeer is vastgelegd dat de deze partij als eerste en enige in de gelegenheid zal worden gesteld een aanbieding te doen voor het uiteindelijke ontwerp. Indien deze aanbieding voldoet aan van te voren overeengekomen randvoorwaarden, waaronder uitvoering binnen een vooraf vastgesteld budget, zal de opdracht aan deze partij worden gegund.

Voordelen bouwteam-model

Waar in een traditionele aanbesteding 3 tot 5 marktpartijen hoge kosten moeten maken voor het ontwikkelen van een verduurzamingplan, hoeft in een aanbesteding op basis van een bouwteam  slechts één partij deze kosten te maken na verwerving van de in euro’s relatief beperkte bouwteam opdracht. Selectie van de marktpartij voor het bouwteam vindt plaats door middel van een aanbestedingsprocedure. Doordeze aanbestedingsprocedure juist in te richten en de optie op te nemen tot uitvoering van het verduurzamingsplan,  is een aparte aanbesteding van de uitvoering van de werkzaamheden niet meer noodzakelijk.

Ook zorgt deze vorm van aanbesteden ervoor dat in een zeer vroeg stadium de volledige betrokkenheid van één marktpartij is verzekerd. De marktpartij heeft belang bij een snel en efficiënt verloop van het project en zal niet terughoudend zijn met het inbrengen van ideeën en innovaties vanwege het zicht op opdrachtverlening na de totstandkoming van het ontwerp.

Indien de marktpartij uiteindelijk besluit geen aanbieding in te dienen voor de uitvoering, is binnen het ‘Bouwteam’ een ontwerp tot stand gekomen dat dan alsnog kan worden aanbesteed. Indien de aanbieding van de marktpartij voor de opdrachtgever niet aanvaardbaar is, dan kan volgens vooraf vast te leggen kaders (gefixeerde vergoeding voor de gemaakte kosten) worden afgesproken dat alsnog een aanbesteding wordt georganiseerd.

Kostendeskundigheid vereist

Het bouwteam-model gaat uit van onderling vertrouwen en heeft als mogelijk risico dat er prijsopdrijving plaatsvindt. Omdat het bouwbedrijf al aan tafel zit, is er geen sprake meer van rechtstreekse prijsconcurrentie. Mede hierom vraagt dit model een goede kostendeskundigheid van de opdrachtgever. De software RETScreen kan hierbij dienen als goed hulpmiddel om de project- en beheerkosten van de voorgestelde maatregelen inzichtelijk te maken.

Ook zijn aandachtspunten bij dit scenario een doordachte omschrijving van de selectie- en gunningscriteria bij de selectie van een partner en de omschrijving van het uiteindelijke voorwerp van de opdracht dient marktpartijen goed in staat te stellen de omvang van de opdracht in te schatten.

Op welke wijze kan de bouwteam-partner worden aanbesteed?

Het is goed te beseffen dat de rol van de aannemer in veel gevallen zal kwalificeren als ‘opdracht voor werken’. Het hoofddoel van de overeenkomst is feitelijk het (mede-ontwerpen en) uitvoeren van werken van stoffelijke aard. Dat betekent dat opdrachten tot verduurzaming voor bedragen lager dan € 5.225.000,- exclusief BTW, niet verplicht Europees hoeven te worden aanbesteed. Wel gelden de nationale regels voor aanbestedingen, naast het eigen inkoopbeleid.

Ook Europees aanbesteden biedt veel mogelijkheden tot een goede invulling van het bouwteam. Zowel het mee- ontwerpen en adviseren, als de uitvoering van de opdracht wordt ineens aanbesteed. De uitvoering is optioneel en afhankelijk van het bereiken van overeenstemming over de prijs en andere randvoorwaarden. Komen partijen er niet uit dan krijgt de aannemer alleen de werkzaamheden in het bouwteam vergoed. Dit onderdeel heeft hij op voorhand bij de aanbesteding al afgeprijsd. Ook verdere splitsing in opties is denkbaar. Bijvoorbeeld voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, uitvoeringsontwerp, deeloplevering of alleen de uitvoering van een deel van de werkzaamheden. Bij elke deeloplevering kan afscheid worden genomen als de samenwerking niet werkt, of geen gezamenlijke prijs wordt vastgesteld. Stel dat partijen niet uitkomen over de prijs voor de zonnepanelen. Dit onderdeel wordt dan niet in opdracht gegeven, maar apart ingekocht/aanbesteed.

Om verassingen te voorkomen, is het verstandig dat de aannemers op voorhand al een ‘richtprijs’ moeten afgeven op basis van het dan beschikbare programma van eisen en ontwerp. In het bouwteam kunnen zij consequenties in prijs, tijd en kwaliteit direct aangeven en berekenen. Afwijkingen op de afgegeven richtprijs zullen zij dan moeten onderbouwen en motiveren.


Marco Witschge, directeur Fit Our Future
Fanauw Hoppe, advocaat strategisch inkoopadviseur AT Lawyers

Reageer op dit artikel