blog

De infrastructuur van papier

infra Premium 1657

De infrastructuur van papier

Er is een hoop veranderd de afgelopen 10 jaar in de wijze waarop Opdrachtgevers met Opdrachtnemers omgaan. Of dat nu Ingenieursbureaus zijn of aannemers, en of die nu diensten leveren of producten met fysische eigenschappen; het valt tegenwoordig allemaal onder de vlag van SCB (Systeemgerichte ContractBeheersing). Beter gezegd: Papiergericht ContractBeheersing.

En niet alleen Rijkswaterstaat (RWS) gaat prat op de toepassing van SCB, ook bijvoorbeeld Tennet, Havenbedrijf Rotterdam, Schiphol, gemeente Amsterdam en provincie Noord-Brabant passen deze systematiek in toenemende mate, en met wisselend succes, toe.

Wat ooit begon als experiment op de Betuwelijn onder de werktitel EKB (Externe KwaliteitsBorging) is, via een RWS Handreiking in 2007 en een eerste RWS Kader SCB in 2011, inmiddels verworden tot een vorm van contractbeheersing waar menig Masterstudent op kan afstuderen (Kader contractbeheersing 2017).

Er zijn waarnemingen bij gekomen (“gelukkig, Opdrachtgever mag weer buiten komen”), interactie (“joepie!, we hebben een naam gevonden voor het natuurlijk gedrag van mensen dat al duizenden jaren plaatsvindt in elke mogelijke samenwerkingsvorm”) en jawel, documentbeoordelingen worden tegenwoordig ook onderkend als toetsen, namelijk producttoetsen (met een “c” van papier-c-ontrole).

Aan (semi-)overheidszijde, maar vooral aan de zijde van Opdrachtnemers beginnen steeds meer mensen zich af te vragen wat ze toch aan moeten met deze systematiek. Eentje die de schijn tegen heeft van niet meer kunnen of willen beoordelen of datgene wat ontworpen en gebouwd wordt, goed is. Vanuit vakmanschap. Vanuit kennis en ervaring.

Nee, de output van het proces, als onderdeel van het (projectmanagement)systeem moet goed zijn volgens de systematiek van SCB. Dat wil zeggen: het papier, waaraan het proces is toevertrouwd, moet goed zijn. En dat gaat zo ver als rapporten van boorkernanalyses, uit het lab van Opdrachtnemer, tekstueel uitpluizen om na te gaan of die wel kloppen. Maar wat klopt er dan eigenlijk: het papier of de wegconstructie?

Wat steeds blijft knagen aan me is: “wat doet al dat papier in de praktijk?”. Wordt het er buiten “goed” van? En krijgt de belastingbetaler waar voor zijn geld?

Punt 1: het papierwerk is grotendeels verschoven van de Opdrachtgever naar de Opdrachtnemer, maar de hoeveelheid informatie die een Opdrachtnemer moet aanleveren groeit bijna net zo hard als de opslagcapaciteit van het wereldwijde serverpark.

De wijze waarop en de mate waarin Opdrachtnemer kan en wil aantonen aan de eisen te voldoen, laat Opdrachtgever grotendeels vrij in UAVgc contracten. In veel projecten echter, blijkt keer op keer dat dat geen wenselijke situatie is. Wanneer heb je als Opdrachtnemer immers aangetoond, aangetoond te hebben dat het aangetoond is? En als Opdrachtgever, dat je verantwoord geleverd hebt gekregen wat je (als inkoper) besteld hebt? Interactie helpt daar bij. Dan echter wel graag tijdig, over de risico’s die in contractuele zin van belang zijn en met bevestiging van gemaakte afspraken naar aanleiding van die interactie.

Punt 2: papier is geduldig. Zeker als de tijd voortschrijdt en we elkaar gaan vastpinnen op “hoe iets verwoord is”. Dat is wat documentbeoordelingen met zich mee brengen. Keer op keer blijkt dat een punt maken als Opdrachtgever, omdat iets buiten niet klopt, bijzonder lastig is als het gaat om papier. Later blijkt dat het anders bedoeld was. Of dat Opdrachtnemer het niet zo handig verwoord had en het buiten wel klopt. Zoals Opdrachtgever middels waarnemingen had kunnen zien.

Of er blijkt toch nog meer achterliggende informatie te zijn, die het geconstateerde veel minder sterk en ernstig maakt. Kortom: hoe ons hoofd werkt, in psychologische zin, begint de overhand te krijgen boven weten (en ervaren hebben) hoe je iets ontwerpt of bouwt. Als vakman.

Punt 3: contractbeheersing gaat over het beheersen van een contract. Maar wat is dat eigenlijk, een contract? Een RAW bestek, is dat ook een contract? En allerlei informatie die ergens in een bijlage, Annex of anderszins wormvormig, maar juridisch verantwoord, aanhangsel zit, valt dat ook onder het contract? Ook als het “niet-bindende” documentatie betreft?

Contracten van een gangbaar project zijn tegenwoordig minstens een halve meter A4 papier. Die een Opdrachtnemer in de tenderfase in schrikbarend korte tijd moet screenen (want lezen past niet meer in de huidige tenderplanningen), beoordelen, vertalen naar een aanbieding en vervolgens beprijzen. En o ja, graag die aanbieding even in jip-en-janneke taal (in het kader van Prestatie-inkoop/BVP), zodat Opdrachtgever niet zo veel hoeft te doen. Want die heeft al zo veel te doen met:

  • alle diensten die tegenwoordig als “product” ingekocht moeten worden (“welke inkoper heeft dat verzonnen?”);
  • in goede banen leiden van de enorme investeringen in infrastructuur (die aanbesteed en geSCBt moet worden)
  • Den Haag maar blijven uitleggen dat het wel even genoeg is geweest met de jarenlange bezuinigingen die tot gevolg hebben dat maar heel weinigen bij RWS nog technisch inhoudelijk kunnen leiden.

Waar wil ik heen?

Ik wil heen naar de stelling dat we te veel bezig zijn met zorgen dat de ander aan onze verwachtingen voldoet. Intern Opdrachtgever richting interne projectmanager. Projectteam van Opdrachtgever richting Opdrachtnemer. Opdrachtnemer richting onderaannemer. Onderaannemer richting ZZPer. ZZPer richting zijn gezin. Iedereen moet zich schikken naar de wil van de bovenliggende partij. Aantoonbaar. En dat contractueel en juridisch dichtgetimmerd. Maar is dat in lijn met de bedoeling? Wat moeten we er mee als maatschappij, infrasector en deelnemers in dit spel om de knikkers?

In het jongste schrijven van RWS op het gebied van contractbeheersing staat (op pag. 18): “In de marktvisie is genoemd dat we een verandering nastreven van een hiërarchische opdrachtgever-opdrachtnemer relatie naar “Samenwerken in de keten op basis van gelijkwaardigheid en complementariteit met ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid waarbij de opgave voorop staat.”

Feestje

Opdrachtgever, opdrachtnemer en relevante stakeholders in de keten voeren periodiek formeel en informeel overleg teneinde achtergronden bij het contract over te dragen en verwachtingen en belangen over en weer te delen.

Echter, zolang de afdeling Inkoop met de intern Opdrachtgever al een feestje viert, omdat de aanbesteding geslaagd is, is er nog een lange weg te gaan. En blijft, in de fase na gunning, het systeemtechnisch karakter van contractbeheersing dominant en het sociaal-dynamische aan het kortste eind trekken.

Hoe dan ook: ik kan veel “vinden” van RWS en hoe zij acteert, maar toonaangevend is ze nog steeds in mijn ogen. Wel op een andere manier dan vroeger. Toen de Bouwdienst nog bestond. De toonaangevendheid zit ‘m meer in een houding, en minder in infrastructurele kennis en ervaring. Een houding die getuigt van durf en je kwetsbaar op durven stellen. Durf om de Marktvisie op te tuigen en verder te brengen met marktpartijen en (semi-)overheidsinstanties (www.marktvisie.nu). En om te leren van ervaringen en een nieuwe Kader contractbeheersing uit te brengen. Een kader dat veel beter aansluit op hoe mensen met elkaar samen (willen en kunnen) werken in projecten.


Rob Berentsen, senior adviseur bij Wagemaker

Reageer op dit artikel