nieuws

Help, maar 1 inschrijver! Wat nu? ‘Hou onderhandelingsruimte open’

bouwbreed 3418

Help, maar 1 inschrijver! Wat nu? ‘Hou onderhandelingsruimte open’
Wat als de bus leeg blijft?

Bouwers zijn steeds kritischer en hebben de projecten voor het uitkiezen. Daardoor zien opdrachtgevers regelmatig maar één inschrijver voor hun aanbesteding. Meestal pakt de offerte fors hoger uit dan het geraamde bedrag. Wat moet je dan doen? Onderhandelen of de tender laten mislukken?

Infense Advocaten geeft advies over wat te doen bij geen of alleen te dure inschrijvingen. “Het is een grote uitdaging. We zien steeds meer opdrachtgevers hiermee worstelen. Vaak zitten gemeenten, scholen of andere opdrachtgevers met de handen in het haar. Het is dan ook beter om te voorkomen dat je als opdrachtgever zo voor het blok komt te staan”, licht advocaat Liesbeth Haverkort van Infense advocaten toe.

Het nichekantoor uit Deventer bestaat vijf jaar en organiseert 3 april een lustrumcongres waarin dit één van de centrale onderwerpen is. Zeven plus één prangende vragen over hoe opdrachtgevers zich het beste kunnen wapenen.

Wat is het beste advies als er één partij inschrijft en er maar één offerte ligt?
Antoine Broesterhuizen: “Als de offerte geldig is, kan worden gegund. De inschrijver schreef in onder de perceptie van concurrentie. Dat is genoeg om te kunnen gunnen.”

Antoine Broesterhuizen

Arjan ter Mors vult aan: “Blijkt juist deze ene offerte onaanvaardbaar hoog te zijn qua prijs, dan is het een optie om te schakelen naar de zogenaamde ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’. Opdrachtgevers horen zich eigenlijk wel af te vragen waarom er maar één offerte ligt. Is de opdracht en de wijze van aanbesteden wel attractief genoeg? Zijn de eisen niet te hoog en zijn de risico’s van het project wel evenwichtig verdeeld? Bouwers zijn selectief en wegen dergelijke aspecten mee in hun keuze om wel of geen energie en kosten te stoppen in een inschrijving. In de huidige markt kunnen inschrijvers zich de luxe permitteren om kritisch te zijn. Veel opdrachtgevers lijken daarop nog niet voldoende in te spelen en laten zich verrassen.”

Ben je verplicht om te gunnen?
Manfred Fokkema: “Nee, die verplichting bestaat nooit. Daar kunnen we kort over zijn.”

Wat kun je doen als er alleen veel te hoge inschrijvingen binnenkomen?
Haverkort: “De Aanbestedingswet biedt mogelijkheden om over te stappen naar een ander type aanbesteding: ‘de mededingingsprocedure met onderhandeling’, we noemden die zojuist al even. Daarvoor is het in principe wel nodig om de tender opnieuw aan te kondigen. Soms hoeft die aankondiging niet, waardoor doorgepraat kan worden met één of enkele van de oorspronkelijke, maar aanvankelijk te dure, aanbieders.

Liesbeth Haverkort

Dat kan als er één of meer aanbieders zijn die wel de toets van geschiktheidseisen, uitsluitingsgronden en overige ‘formele eisen’ hebben doorstaan. Het gesprek kan gaan over optimalisaties of versoberingen en er kunnen nieuwe biedingen worden ingediend. De onderhandelingsruimte is wat beperkt en moet passen binnen het aanbestedingsrecht. De ruimte is groter naar mate er meer clausules in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken zaten die ruimte bieden voor aanpassing van de opdracht. Denk aan opties of wijzigingsclausules. Een punt van aandacht voor opdrachtgevers bij het opstellen van de aanbestedingsstukken. Let op en zorg dat die jas niet te strak zit.”

Bij welke projecten mislukt een aanbesteding relatief vaak?
Broesterhuizen: “Vooral de projecten met een hoog risicoprofiel waarin van de aannemers wordt geëist om een vaste aanneemsom te bieden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan opdrachten waarbij het ontwerp nog niet klaarligt of de informatie van de opdrachtgever te wensen over laat. Dat zijn relatief vaak geïntegreerde contracten – zoals UAV-GC – voor opdrachten die onvoldoende basis bieden voor goede prijsvorming. We zien dit terug bij grotere infrastructurele projecten, maar bijvoorbeeld ook voor scholenbouw waar de budgetten in veel gevallen ook nog achterlopen ten opzichte van het huidige prijsniveau in de markt. Daarnaast zijn tenders met hoge transactiekosten minder in trek. Zij blijven als eerste links liggen, omdat er genoeg andere opdrachten zijn.”

Manfred Fokkema

Is de werkhonger niet groot genoeg?
Fokkema: “Er is werk in overvloed. Ontwikkelende aannemers kiezen vaak liever voor bouwvolume uit hun eigen grondposities. Of voor het bouwen van huizen conform eigen woningbouwconcepten, in plaats van te gaan voor een ingewikkelder en gedetailleerd voorgeschreven bouwproject tegen een scherpe prijs.

Haverkort: “Voor infra-projecten ligt dat lastiger, want wegenbouwers zijn veel afhankelijker van overheidsopdrachten. Afgaande op wat wij horen van veel infra-aannemers is de concurrentiedruk in de meer doorsnee projecten nog altijd heel groot.”

Helpt een bouwteam de kans op een succesvolle tender vergroten?
Ter Mors: “Daar horen wij positieve ervaringen over. Vooral bij overzichtelijke grond-, weg en waterbouwprojecten zijn zowel opdrachtgevers als aannemers daarover te spreken. De bouwer hoeft pas de vaste aanneemsom aan te bieden op het moment dat het bouwteam klaar is. En op dat moment ligt er een bestek of uitgewerkt ontwerp en zijn de meeste risico’s duidelijk in beeld.

Arjan ter Mors

Dat is aantrekkelijk voor de markt en kan ook aantrekkelijk zijn voor opdrachtgevers. Opdrachtgever heeft in een bouwteam veel meer invloed op het ontwerp dat in geval van UAV-GC op basis van een voorlopig ontwerp. Het is wel belangrijk dat een opdrachtgever geen ‘carte blanche’ afgeeft en let op het element van mededinging. Samenwerken is belangrijk, maar in de aanbesteding moet wel aandacht zijn voor concurrentie en prijsvorming.”

Betekent dit het einde van het tijdperk van UAV-GC contracten?
Broesterhuizen: “Zo’n vaart zal het niet lopen. De spelregels van de UAV-GC zijn in de basis een goed werkbaar contractmodel. Wel moet er meer balans komen in de risicoverdeling. Het is nu vaak voor aannemers niet te behappen. In de projectvoorbereiding zit de opdrachtgever aan de knoppen met de mogelijkheid om extra informatie te verzamelen. Als informatie niet beschikbaar is tijdens de aanbesteding, zou een aannemer moeten kunnen koersen op aannames voor zijn prijsvorming. Het risico van ‘blinde vlekken’ in de informatie ligt nu bij aannemer. Het zou helpen om inschrijven op UAV-GC contracten aantrekkelijker te maken als dit verschuift naar opdrachtgever.”

Als een aanbesteding mislukt, moet je dan de tenderkosten vergoeden?
Haverkort: “De Aanbestedingswet bevat hiervoor nu geen keiharde verplichting. Het uitgangspunt van proportionaliteit geldt echter wel degelijk. Een aanbestedende dienst moet altijd overwegen om een vergoeding voor de tenderkosten in de stukken op te nemen.

Als het mislukken van de aanbesteding de opdrachtgever kan worden aangerekend, is een vergoeding van de tenderkosten aan ondernemers zeker op zijn plaats. Het kost immers tijd en moeite voor marktpartijen om hun offerte uit te werken en in te dienen. Inschrijvers doen een investering, terwijl daar achteraf gezien nooit een kans op de opdracht tegenover heeft gestaan. Dat is alles behalve redelijk en billijk. De Handreiking Tenderkostenvergoeding is op dat punt recent aangepast en beveelt in dergelijke situaties sterk aan om de gemaakte tenderkosten te vergoeden. Ook wordt dit punt per 1 januari 2020 opgenomen in de Gids Proportionaliteit.”

 

De vier partners van Infense verhuizen later dit jaar naar hun ‘eigen’ nieuwbouw-project in Deventer.

Reageer op dit artikel