nieuws

Winnen van tender steeds lastiger: ‘Stel je niet te bescheiden op’

bouwbreed Premium 3805

Winnen van tender steeds lastiger: ‘Stel je niet te bescheiden op’
Octavia Sierstema, Foto: Christiaan Krouwels

Wie inschrijft op een aanbesteding wil winnen. Maar tenders binnenhalen kost tijd en geld, dus het is belangrijk om winkansen af te wegen – of nog beter – te vergroten. Maar kan dat eigenlijk wel? Hoe dan?

Aanbestedingsexpert Octavia Siertsema schreef een praktisch handboek dat aannemers op een logische wijze door een aanbestedingstraject loodst. Zonder juridisch taalgebruik of onleesbare teksten krijgt de potentiële inschrijver antwoord op alle vragen rond aanbesteden: Hoe ga je om met risico’s, prijsstijgingen en kwaliteitscriteria (EMVI)? En wat is het slimste antwoord op een open vraag. Wat is de vraag achter de vraag? Siertsema geeft in Cobouw alvast antwoord op de meest prangende vragen.

Is het wel slim om in te schrijven op tenders?
“Als je serieus kans wilt maken op de opdracht is het altijd slim om in te schrijven. Harde eis is dat je tijd vrijmaakt om een goede inschrijving te maken, anders kun je beter niet aan aanbesteden beginnen. Gemeenten en waterschappen zetten steeds meer opdrachten in de markt en de waarde van projecten wordt ook steeds groter. Regelmatig gaat het om contracten van drie tot vijf jaar.”

Is EMVI wel onderscheidend genoeg of geeft de laagste prijs alsnog de doorslag?
“Eerlijk gezegd geeft de prijs nog vaak de doorslag, ook bij EMVI-aanbestedingen. Bijna altijd geeft een aanbestedende dienst wel de mogelijkheid aan inschrijvers om zich op bepaalde kwaliteitsaspecten te onderscheiden. Denk aan de CO2-ladder, social return of een plan van aanpak, maar het is nog maar de vraag hoe zwaar die beoordelingscriteria meewegen bij het eindoordeel. Het blijft voor inschrijvers van belang om de weging kritisch te bekijken en daar eventueel vragen over te stellen. Een EMVI-aanbesteding kost namelijk bijna altijd extra inspanning, ook als de prijs uiteindelijk de doorslag geeft.”

Top 5 valkuilen

  1. Uitgaan van je eigen aannames
  2. Te weinig verplaatsen in de aanbestedende dienst en/of de vraag
  3. Uitgaan van de eigen oplossing, en niet van wat er gevraagd wordt
  4. Te laat beginnen met het opstellen van de inschrijving
  5. Te laat starten met uploaden

Hoe groot is je kans om te winnen bij een aanbesteding?
“Veel aannemers mikken op een kans van 1 op 4, maar het blijft lastig daar iets zinnigs over te voorspellen. Uit mijn vroegere ervaring als overheidsinkoper weet ik dat aannemers meer kans maken als zij zich serieus in de opdrachtgever verdiepen en uitzoeken wat de problemen zijn. Stel je niet te bescheiden op en maak gebruik van je eigen sterke punten om daar een oplossing voor aan te dragen. Neem de tijd om dat goed op papier zetten.”

Wanneer is het slim om vragen te stellen en wanneer juist niet?
“Allereerst is het nuttig om helderheid te krijgen over de inhoud van de aanbesteding. Die vragen zijn altijd slim. Daarnaast kun je vragen stellen om je eigen positie te verbeteren. Met sommige vragen kun je zelfs concurrenten uitsluiten. Maar soms is het beter om geen vragen te stellen, omdat je dan teveel prijs geeft. Denk vooraf over het mogelijke antwoord. Bedenk of het wel of niet tactisch is om de vraag te stellen. Het aanbestedingsspel is niet altijd even simpel.”

Zijn winkansen nog verder te verhogen?
“Door de stukken goed te lezen, je te verdiepen in de opdrachtgever en helder te krijgen wat het project nu precies inhoudt. Het helpt ook om niet op te veel aanbestedingen tegelijk in te schrijven. Wees kieskeurig en kies alleen de opdrachten die je vooraf hoog inschat. Gericht schieten werkt beter dan een paar losse flodders.

Weet wat jouw bedrijf bijzonder maakt en onderscheidend van de concurrentie en zorg dat je die punten helder formuleert. Het is bij een tender helaas zo dat je in eerste instantie wordt beoordeeld op papier en niet op wat je buiten daadwerkelijk presteert. Overigens helpen een goede relatie en goed werk wel je kansen te vergroten bij nieuwe tenders, vooral bij onderhandse opdrachten. En dat zijn tegenwoordig ook bijna alle overheidsprojecten tot 1,5 miljoen euro. Het is belangrijk om aan tafel te komen en op de shortlist te staan.”

Is een onderhandse aanbesteding een gouden kans?
“Ja, omdat opdrachtgevers als gemeenten, provincies en waterschappen veel vaker onderhandse aanbestedingen uitzetten dan EU-aanbestedingen. De Europese aanbestedingen vallen op door de hoge bedragen, maar tegenwoordig is meer dan 80 procent van de opdrachten een onderhandse aanbesteding. Die laatste vallen echter niet zo op omdat de bedragen kleiner zijn. Maar ook daar kun je een prima opdracht aan hebben en veel opdrachtgevers gunnen bedrijven uit de regio een streepje voor. Daar kun je op inspelen.”

Is het redelijk om een vergoeding te krijgen bij hoge tenderkosten?
“Dat vraag ik me af. Een goede inschrijving kost veel tijd en moeite en dan is een vergoeding een druppel op de gloeiende plaat. Volgens mij verzandt zo’n discussie al snel in een verschil van mening over wanneer wel en wanneer niet. En vooral hoeveel? Het loont meer de moeite om te kijken naar efficiënte procedures. Opdrachtgevers beseffen vaak niet hoeveel tijd en moeite inschrijvers kwijt zijn met een ogenschijnlijk simpele vraag als een hinderplan of een risicoplan.”

Vier jaar geleden verscheen de eerste versie van het handboek: Wat is anders?
“De invoering van de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit heeft veel veranderd. Nieuw is het fenomeen prestatie inkoop en EMVI is tegenwoordig verplicht. Het boek is nog steeds ingedeeld aan de hand van vragen met antwoorden. In de vorige editie waren dat er 104, nu zijn het er 128. Daarnaast zijn heel veel vragen en antwoorden herschreven. Eigenlijk is aanbesteden weer complexer geworden.”

Is de markt veranderd ten opzichte van vier jaar terug?
“Ja. Wat opvalt is de toegenomen starheid en inflexibiliteit van de aanbestedende diensten. Vasthouden aan bijzondere regels. Zoals een extra ‘eigen’ verklaring naast het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Formulieren die je moet tekenen en uploaden, maar ook voor de sluitingsdatum fysiek moet inleveren. En vervolgens worden kleine vergissingen en foutjes van inschrijvers genadeloos afgestraft. Tegelijk zie je meer angst voor eigen fouten en daardoor meer ‘indek-gedrag’ van aanbestedende diensten. Het is ook jammer om te constateren dat veel opdrachtgevers niet of nauwelijks leren van eerdere vergissingen en nul op het rekest geven bij vragen en adviezen van inschrijvers. Uiteraard geldt dit niet voor alle aanbestedende diensten, er zitten ook goede tussen.”

Top 5 Om nooit te vergeten

  1. Zorg dat de werking van de beoordelingssystematiek goed duidelijk is, zodat je goed weet wat echt belangrijk is: prijs en/of kwaliteit
  2. Bepaal tijdig of de vraagstelling duidelijk is, zodat je nog tijd hebt om vragen te stellen
  3. Bekijk tijdig welke documenten en bijlagen op welk moment ingeleverd moeten worden
  4. Controleer alle documenten nog een keer voor je ze inlevert. En let er op om alles in te leveren wat wordt gevraagd
  5. Zorg dat je goed weet waarin je onderscheidend bent van je concurrenten. En zorg dat je daar gebruik van maakt in je inschrijving.

 

Reageer op dit artikel