nieuws

Aanbesteden is een vak: “Vaak ondergewaardeerd en dat wringt” 

bouwbreed 2445

Aanbesteden is een vak: “Vaak ondergewaardeerd en dat wringt” 

Aanbesteden is echt een vak en verdient meer waardering. Onbegrip en miscommunicatie zorgen ervoor dat nog veel kansen worden gemist.  Aanjager Matthijs Huizing verwacht dat met ‘zijn’ actieagenda veel wrevel rond aanbesteden snel kan worden opgelost. “Veel is gewoon doen!”

Het oud-Kamerlid werd door het ministerie van Economische Zaken aan het werk gezet om de pijnpunten rond aanbesteden in kaart te brengen. Hij had voordat hij aan zijn klus begon al wel een idee waar die ergernissen zouden zitten, maar begon met frisse blik aan zijn klus. Nu bijna anderhalf jaar later ligt er een actieagenda met 23 punten. Cobouw sprak met een opgetogen Huizing kort na de officiële presentatie aan staatssecretaris Mona Keijzer bij de start-up NPSP in Amsterdam. Zijn klus zit er op. Hij werkt alweer aan een volgende actieagenda, dit keer over grensoverschrijdende arbeid.

Klopte het idee vooraf over de frustraties met de werkelijkheid?

“Die pijnpunten zijn toch relatief eenvoudig in kaart te brengen. Daar zitten eigenlijk geen verrassingen bij. Het gaat om gebrek aan kennis over de markt, toepassing van emvi (economisch meest voordelige inschrijving) en social return, eenzijdige contractvoorwaarden, tenderkosten en onnodig clusteren van opdrachten waardoor het MKB ongelijke kansen heeft.”

Wat zijn de grootste ergernissen? 

“De frustratie zit aan twee kanten en veel draait om gebrek aan bewustzijn. Ergernis nummer 1 bij de markt is dat aanbestedende diensten veel fouten maken in de procedure en ergernis nummer 1 bij de diensten is de matige kwaliteit van vragen van bedrijven en vooral het late tijdstip waarop die worden gesteld. Dit alles geeft aanbesteden een slecht imago.”

U noemt de situatie zorgelijk

“Ja, het is zorgelijk om te zien dat over en weer zoveel frustratie leeft. Dat partijen afhaken en contracten vaak uitmonden in geschillen. De positieve keerzijde is dat er nog veel te winnen valt. De problemen zijn niet nieuw, maar ze oplossen is een ander verhaal.”

Bent u tevreden met de uitkomst?

“Kortweg, ja. Er was vooraf best veel scepsis: ‘Weer een clubje dat gaat praten, weer een berg papier.’ Het was de kunst om een complex probleem te ontrafelen naar behapbare actiepunten. Door met de regio’s en zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers aan tafel te gaan zitten is dat gelukt.

“Pijnpunten erkend en herkend”

Over en weer zijn de pijnpunten herkend en erkend. Door dan gezamenlijk een oplossing te verzinnen ontstaat een breed gedragen plan. Het besef leeft de noodzakelijke verbeteringen een gezamenlijke verantwoording is. Het klopt dat de actiepunten nu nog grotendeels uitgerold moeten worden. Maar veel is nu een kwestie van doen!”

Waar valt het meest te winnen?

“Bij gemeentes. Dat zijn 380 inkooporganisaties. De focus bij dit traject heeft gelegen bij de kleinere aanbestedende diensten, maar ook bij grotere diensten is verbetering mogelijk.”

Wat is het lastigste punt om op te lossen?

“Clusteren is een van de lastigste punten om op te lossen. Het lijkt namelijk voor opdrachtgevers heel effectief om projecten bij elkaar te schrapen en dan in een keer o de markt te zetten. Je hebt een aanspreekpunt als het mis gaat en misschien is zo’n grote klus ook nog goedkoper vanwege efficiency. Maar schijn bedriegt. Als het misgaat, gaat het ook aan alle kanten mis en bovendien haken andere bedrijven af. Als je na vier jaar weer zo’n klus op de markt zet, zullen er veel minder spelers over zijn. En uiteindelijk snijden opdrachtgevers zichzelf daar mee in de vingers.”

En het gunnen op de laagste prijs? Het is toch verplicht om op kwaliteit te tenderen?

“Ook het besef dat prijsvechten uiteindelijk de concurrentie volledig uitholt, landt langzaam. Maar dat is toch echt de praktijk. Zonder een gezonde markt om te tenderen, komen ook geen goede contracten tot stand.”

Kortzichtig gedrag?

“Aanbesteden draait om de ‘balance of power’ tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. In de tenderfase slaat de balans door naar de opdrachtgever. Die bepaalt hoe iets op de markt komt en stelt de eisen, maar zodra het contract in uitvoering komt slaat het zwaartepunt om. Dan loopt de opdrachtgever aan de leidraad van de marktpartij.”

Dat suggereert scheefheid?

“Een deel van die scheefheid komt omdat het vak van inkoper bij veel opdrachtgevers niet serieus wordt genomen. Het politieke krachtenspel en andere belangen krijgen vaak de overhand bij een aanbesteding. Dat compliceert en komt de kwaliteit van tenders niet ten goede, zeg ik met gevoel van understatement. Bij bedrijven hebben ze allang door wat het belang van inkopen is. Daar zit de CPO vaak in de Raad van bestuur.”

Dat is gedrag?

“Heel veel is gedrag. En dat is het lastigste om te doorbreken. Dat lukt niet met een foldertje of een spotje. Toch ben ik ervan overtuigd dat bewustzijn over de consequenties van gedrag de sleutel zijn om te veranderen. Vaak hebben partijen helemaal niet door wat de gevolgen zijn van een vraag of een eis.”

Gaat dat dit keer echt lukken?

“Een groot deel van de frustratie is simpel op te lossen. Door beter te communiceren over projecten die je in de markt wilt zetten en vooraf met bedrijven te praten over de opzet en  haalbaarheid bijvoorbeeld. Marktdagen is een kwestie van organiseren. Voor alle actiepunten zijn een of meerdere organisaties verantwoordelijk voor de uitvoering. Friesland is al succesvol aan de slag met ‘social return’ en Noord Holland gaat samen met MKBInfra en Cumela en Dekker bouw aan de slag met een richtlijn voor vergoeden van tenderkosten.  Alle partijen zijn daarop aanspreekbaar. Of het echt werkt, moet natuurlijk nog blijken, maar ik ben zeer optimistisch omdat het probleem zo concreet is en iedereen het graag anders zou willen.”


Lees ook de reportage met Mona Keijzer

Lees de 23 punten van de Actieagenda


Actiepunten die de narrigheid moeten oplossen

  1. De publicatie ‘ organisatorische aspecten van inkoop’
  2. Factsheet over de inkoopfunctie
  3. In kaart brengen van de verschillende bestaande inkoopsamenwerkingen
  4. Coördinatiepunt voor het structureel organiseren van marktdagen in het hele land
  5. Pilotproject voor het inzetten van een marktpartij bij het opstellen avn de specificatie
  6. Delen van ervaring minor ‘inkoopmanagement’ met andere HBO-instellingen en ontwikkelen van nieuwe visie op inkooponderwijs
  7. Een paspoort voor aanbestedende diensten
  8. Een uniform SROI-beleid en werkwijze in alle 35 arbeidsregio’s
  9. Aanpassing toelichting VNG-model Uniforme Inkoopvoorwaarden
  10. Opstellen paritaire contractvoorwaarden per branche
  11. Verkennen en bevorderen van ‘ruimere’ wijze van uitvragen
  12. Opstellen van handreiking ‘nader selecteren’
  13. Inzichtelijk maken van de problematiek rond clusteren en voorstellen doen voor verbetering in de huidige praktijk.
  14. Opstellen van een handreiking ‘Tenderkostenvergoeding’
  15. Opzetten van Regionale Adviespunten Aanbesteden
  16. Publiceren en uitleggen van best practices ‘Gunnen op laagste prijs’
  17. Ontwikkelen van een EMVI-tool
  18. Updaten van marktdossiers
  19. Aandacht vragen voor planning, termijnen en kwaliteit van beantwoording
  20. Ontwikkelen van een formulier voor evaluatie van afloop van aanbesteding
  21. Maken van een infographic tendercommunicatie
  22. Het instellen van een prijs voor beste aanbestedende dienst
  23. Opzetten en uitvoeren van de campagne ‘Beter Aanbesteden’

Bron: Actieagenda Beter Aanbesteden, november 2017

 


Matthijs Egbert (Matthijs) Huizing (Oegstgeest, 1960)

Na zijn studie bedrijfskunde in Rotterdam werkte Huizing achtereenvolgens voor Unilever, Bols en de Gooiconsult Groep. Vervolgens maakte hij de overstap naar de sport en was directeur van de Nederlandse Volleybal Bond en zette zich in voor de stichting Right To Play van oud-schaatster Olav Koss. Huizing werd in 2010 Kamerlid voor de VVD, maar legde in 2013 zijn functie neer nadat hij was aangehouden voor rijden onder invloed. Huizing is sinds april 2016 aanjager van het traject Beter Aanbesteden.


 

Reageer op dit artikel