nieuws

Wantrouwen moet weg bij aanbesteden: 23 actiepunten in vertrouwelijk rapport

bouwbreed 5768

Wantrouwen moet weg bij aanbesteden: 23 actiepunten in vertrouwelijk rapport

De aanbestedingspraktijk rammelt en moet op 23 punten worden aangepakt. Dat advies krijgt minister Wiebes van Economische Zaken in een nog vertrouwelijk rapport van Matthijs Huizing.

Alweer ruim een jaar geleden zat minister Henk Kamp in zijn maag met veel ongenoegen over aanbesteden in de praktijk. Hij vroeg oud-Kamerlid Huizing in de problematiek te duiken en oplossingen te verzinnen. De rapportage is klaar en ligt nu bij de nieuwe minister. Cobouw heeft het stuk al handen en zet de conclusies op een rij.

Imago oppoetsen

Huizing komt met 23 actiepunten om de heersende praktijk te doorbreken en het imago op te poetsen. Makkelijk zal dat niet zijn, want de aanbestedingsregels blijken in orde: de problemen ontstaan puur in een gebrekkige uitvoering. “Die narrigheid moet weg”, beloofde het oud VVD-Kamerlid bij aanvang van zijn klus.

Huizing legt in zijn actieagenda vrij nauwkeurig de vinger op de zere plek en ziet een scala van problemen en ergernissen bij zowel ondernemers als opdrachtgevers: “Het gaat om kennis van de markt, toepassing van emvi (economisch meest voordelige inschrijving) en social return, eenzijdige contractvoorwaarden, tenderkosten en onnodig clusteren van opdrachten waardoor het MKB ongelijke kansen heeft.”

Ergernis nummer 1: fouten

Ergernis nummer 1 bij de markt is dat aanbestedende diensten veel fouten maken in de procedure en ergernis nummer 1 bij de diensten is de matige kwaliteit van vragen van bedrijven en vooral het late tijdstip waarop die worden gesteld. “Dit alles geeft aanbesteden een slecht imago met als gevolg dat ondernemers afhaken en de overheid niet het maximaal mogelijke resultaat behaalt”, windt Huizing er geen doekjes om.

Die knelpunten zijn niet nieuw en traineren al jaren de praktijk van het aanbesteden. Al heel wat partijen hebben in de loop van de jaren hun tanden stukgebeten in een poging zaken te veranderen. Instituten als Pianoo, het Aanbestedingsinstituut, Stichting Marktwerking Installatietechniek en de Commissie van Aanbestedingsexperts zijn opgericht om het tenderproces in goede banen te krijgen door fouten aan te kaarten en het kennisniveau bij te spijkeren.

Frustraties domineren

Zonder al te veel succes, want uit de evaluatie van de wet klinkt veel frustratie bij zowel de aanbestedende diensten als de marktpartijen. Aanleiding voor de minister van Economische Zaken om Huizing aan het werk te zetten.

“Al die instituten doen goed werk, maar zijn allemaal aan het zenden. Dat werkt in elk geval niet. Er is juist een frisse blik nodig. We zetten in op zenden én ontvangen. Het is juist de bedoeling om vanuit de praktijk met verbeteringen te komen”, stelde Huizing in Cobouw toen hij vorig voorjaar aan de slag ging. Zijn oogst van 23 actiepunten is dan ook verre van vernieuwend, maar het uitvoeren ervan zou de praktijk wel degelijk stukken kunnen verbeteren. Waarom zou dat nu wel kunnen lukken?

Pragmatische oplossingen

Door consequent pragmatische oplossingen op een rij te zetten die meestal simpel zijn uit te voeren, verwacht Huizing. Ideeën die hem zijn aangedragen tijdens vele gesprekken met inkopers en ondernemers en in concrete actiepunten zijn vertaald. Bij elk punt is een belangenorganisatie gezocht die verantwoordelijk is voor de uitvoering, compleet met een harde ‘deadline’ voor oplevering.

“Wrevel draait om houding en gedrag en dat is lastig om te doorbreken”
Foto: Suzanne van de Kerk

Zo pakt de provincie Noord Holland het punt op om de functie van inkoper scherper te formuleren en gaat Friesland aan de slag om een uniforme aanpak van social return te formuleren op basis van hun eigen praktijk. Bouwend Nederland Zuid gaat samen met een ondernemer onderscheidende selectiecriteria formuleren en landelijk wordt gewerkt aan het doorbreken van volledig dichtgetimmerde uitvragen.

Pianoo brengt uiterlijk volgend voorjaar alle bestaande inkoopsamenwerkingen in kaart en MKB Nederland en VNO stellen een coördinatiepunt in voor het structureel organiseren van marktdagen.

De wrevel draait om houding en gedrag en dat is lastig om te doorbreken”, gaf Huizing afgelopen zomer tijdens het Pianoo-congres al grif toe. Tijdens de vele gesprekken die hij afgelopen jaar voerde proefde hij bij de deelnemers het besef dat de noodzakelijke verbeteringen een gezamenlijke verantwoording zijn. Het aanjagen en uitrollen zal nog het lastigste zijn, maar er is ingezet op een breed draagvlak.

“Iedereen wil wel meer samenwerken en streven naar lagere tenderkosten, maar om daar op projectniveau echt iets aan te veranderen is niet eenvoudig.”

Eenvoudig

Een deel van de oplossing is volgens de aanjager wel betrekkelijk simpel te organiseren. “Gewoon door elkaar beter te leren kennen, met elkaar in gesprek te gaan en tenders consequent te evalueren, ook met afgevallen marktpartijen. Iedereen wil graag leren om een volgende keer wel te kunnen winnen.”

Hij heeft zijn actieprogramma dan ook voor een groot deel eenvoudig gehouden. Daar zit de kracht van zijn aanpak, maar zelfs met een uitvoerbaar plan valt of staat het succes met de wil om de actiepunten op te pakken.

Huizing ziet het meest mis gaan bij gemeentes en verwacht daar de grootste winst te kunnen behalen met het uitvoeren van de actiepunten. De crux zit ‘m in “samenwerken vanuit wederzijds begrip, vertrouwen en onderling respect, voor, tijdens en na een aanbestedingsprocedure.” Maar bovenal draait het in eerste instantie om het naleven van de aanbestedingsregels, inclusief de Gids Proportionaliteit.

Onnodig clusteren en te zware eisen

Want daar gaat het al aan alle kanten fout, toonde het Aanbestedingsinstituut van Bouwend Nederland onlangs aan op basis van de het doorlichten van de 1055 openbare bouwtenders van vorig jaar. Bij maar liefst 90 procent van de aanbestede projecten uit 2016 ontbreken basisgegevens als aard en omvang van het werk, looptijd, geschiktheidseisen en/of gunningscriteria.

Tegelijk blijkt 27 procent van de opdrachten te zijn gestapeld en onnodig samengevoegd met andere projecten, terwijl een clusterverbod geldt. Daarnaast blijkt bij 35 procent niet objectieve of veel te zware eisen te worden gesteld aan bouwers, waardoor ze vaak onnodig buitenspel staan.

Lappendeken van regels al weggewerkt

Overigens is op dat vlak al wel veel verbeterd: In 2012 werden bij 70 procent van de tenders te zware of subjectieve eisen aangetroffen. De grootste ergernis dat aan bouwcombinaties verzwaarde eisen werden gesteld, lijkt inmiddels opgelost. Opdrachtgevers houden zich inmiddels aan de richtlijn uit de Gids om geen extra eisen te stellen als meerdere (kleine) partijen samen inschrijven voor een project.

Dat laatste voorbeeld toont overigens wel degelijk aan dat er beweging zit bij de aanbestedende diensten. In vergelijking met de periode van voor de Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit (2012) is al veel verbeterd en een einde gekomen aan de wirwar van regels en eisen.

Voor die tijd mochten gemeentes en waterschappen namelijk allemaal hun eigen aanbestedingsregels opstellen en daar werd en masse gebruik van gemaakt. Ook dat leverde overigens altijd al veel gemor en ergernis op bij de marktpartijen. Het kan altijd beter.


Actiepunten die de narrigheid moeten oplossen

  1. De publicatie ‘ organisatorische aspecten van inkoop’
  2. Factsheet over de inkoopfunctie
  3. In kaart brengen van de verschillende bestaande inkoopsamenwerkingen
  4. Coördinatiepunt voor het structureel organiseren van marktdagen in het hele land
  5. Pilotproject voor het inzetten van een marktpartij bij het opstellen avn de specificatie
  6. Delen van ervaring minor ‘inkoopmanagement’ met andere HBO-instellingen en ontwikkelen van nieuwe visie op inkooponderwijs
  7. Een paspoort voor aanbestedende diensten
  8. Een uniform SROI-beleid en werkwijze in alle 35 arbeidsregio’s
  9. Aanpassing toelichting VNG-model Uniforme Inkoopvoorwaarden
  10. Opstellen paritaire contractvoorwaarden per branche
  11. Verkennen en bevorderen van ‘ruimere’ wijze van uitvragen
  12. Opstellen van handreiking ‘nader selecteren’
  13. Inzichtelijk maken van de problematiek rond clusteren en voorstellen doen voor verbetering in de huidige praktijk.
  14. Opstellen van een handreiking ‘Tenderkostenvergoeding’
  15. Opzetten van Regionale Adviespunten Aanbesteden
  16. Publiceren en uitleggen van best practices ‘Gunnen op laagste prijs’
  17. Ontwikkelen van een EMVI-tool
  18. Updaten van marktdossiers
  19. Aandacht vragen voor planning, termijnen en kwaliteit van beantwoording
  20. Ontwikkelen van een formulier voor evaluatie van afloop van aanbesteding
  21. Maken van een infographic tendercommunicatie
  22. Het instellen van een prijs voor beste aanbestedende dienst
  23. Opzetten en uitvoeren van de campagne ‘Beter Aanbesteden’

Bron: Actieagenda Beter Aanbesteden, november 2017

 


Matthijs Egbert (Matthijs) Huizing (Oegstgeest, 1960)

Na zijn studie bedrijfskunde in Rotterdam werkte Huizing achtereenvolgens voor Unilever, Bols en de Gooiconsult Groep. Vervolgens maakte hij de overstap naar de sport en was directeur van de Nederlandse Volleybal Bond en zette zich in voor de stichting Right To Play van oud-schaatster Olav Koss. Huizing werd in 2010 Kamerlid voor de VVD, maar legde in 2013 zijn functie neer nadat hij was aangehouden voor rijden onder invloed. Huizing is sinds april 2016 aanjager van het traject Beter Aanbesteden.


 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels