nieuws

Samen inkopen loont

bouwbreed

Den Haag – Gemeenten zoeken elkaar steeds vaker op om hun krachten te bundelen bij aankoop van hun projecten en opdrachten. Inmiddels bestaan achttien inkoopbureaus heeft kenniscentrum Pianoo in kaart gebracht. Ze kopen efficienter in, maar kunnen ook professioneler aanbesteden.

Opvallend is dat de Randstad en de noordelijke provincies achterblijven als het gaat om het vormen van inkooporganisaties. Sinds een jaar of vijf is de trend ingezet en nog steeds groeit het aantal samenwerkingen. De meest recente is Servicepunt71, een samenwerking tussen Leiderdorp, Oestgeest en Leiden dat eerder dit jaar is opgericht. Inkoopbureau West-Brabant met 23 gemeenten is in 2002 al opgericht en daarmee het oudste inkoopbureau.

Grote en middelgrote steden kopen op eigen kracht in, maar kleinere gemeenten als Zutphen, Duiven, Hilversum en Geldermalsen zoeken elkaar juist op. De achttien samenwerkingen concentreren zich in Brabant, Limburg, Zeeland, Utrecht, Gelderland en Noord Holland.

Simpele manier

Pianoo is groot voorstander van samenwerkingen van kleinere opdrachtgevers omdat op een simpele manier meer professionaliteit en kennis is te bundelen. Gemeenten hebben jaarlijks heel wat opdrachten te vergeven, variërend van nieuwe potloden tot de bouw van een nieuw zwembad en het onderhoud van de lokale wegen.

Daarbij hebben ze zich aan de Europese aanbestedingsregels te houden, maar leeft meestal tegelijk de wens om lokale ondernemers te stimuleren. Ook extra eisen op het gebied van duurzaamheid en inzet van werklozen kunnen worden ingepast, maar dat moet wel op de correcte manier gebeuren, want anders bestaat het risico op rechtszaken. De meeste bestuurders hebben daar een enorme hekel aan.

Veel gemeenten onderschrijven het nut van professioneel inkopen, maar zijn te klein om een goede afdeling op poten te zetten. In het boekje ‘Winst maken met samen inkopen’ wordt Leudal als voorbeeld aangehaald. De gemeente maakt inmiddels deel uit van het inkoopbureau Noord- en Midden-Limburg, maar had tot 2007 geen enkele inkoper op de loonlijst staan.

Uit een recente afstudeerscriptie van de Hogeschool Rotterdam naar zes inkoopsamenwerkingen van 71 gemeenten blijkt dat die vorig jaar 81 miljoen euro hebben bespaard ten opzichte van hun inkoopbudgetten. Zij zetten 2000 aanbestedingen in de markt en kregen te maken met 31 gerechtelijke procedures, waarvan overigens 26 werden gewonnen.

Het kenniscentrum adviseert te werken volgens een drie stappenplan bij het opzetten van een samenwerking: Te beginnen met een oriëntatiefase die uitmondt in een gezamenlijk businessplan, waarna een kwartiermaker de samenwerking vormgeeft. De eerste stap is het bij elkaar zoeken van de juiste partners. Opvallend is dat vooral gemeenten elkaar opzoeken, alleen in in Limburg haakten ook de GGD en brandweer aan.

Partnerkeuze

Het opzetten van een inkoopbureau kost meestal ruim een jaar aan voorbereiding. De gemeentesecretaris blijkt in de praktijk het vaakst het initiatief te nemen om de mogelijkheden voor samenwerking te verkennen. Zo’n eerste fase moet binnen een tot drie maanden zijn afgerond. Met het schrijven van een businessplan is meestal tussen de zes en negen maanden gemoeid. Als blijkt dat de beoogde doelen daarin ver uiteen liggen, is het de vraag of de partnerkeuze wel klopt, waarschuwt Pianoo. Het opzetten van het bureau kost meestal nog eens drie tot zes maanden. Essentiële taken voor een kwartiermaker zijn het opstellen van een eerste inkoopjaarplan en de financiele begroting, maar ook de personele invulling en de besluitvorming en communicatie.

Inkoopsamenwerking

Doelen- Financieel voordeel

– Rechtmatige inkopen

– Continuïteit in advisering

– Professioneel zijn en blijven

– Innovatief kunnen en durven aanbesteden

– Beschikken over up-to-date kenniscentrum

Bron: Winst maken met samen inkopen

Reageer op dit artikel