nieuws

Samenwerking is te meten

bouwbreed

Samenwerking is te meten

Het vermogen om samen te werken weegt steeds vaker mee bij een gunning. Adviesbureau Twynstra Gudde heeft een methode ontwikkeld om een weinig tastbaar onderwerp als de verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer objectief te beoordelen.

“Goede samenwerking tussen sleutelfiguren van opdrachtgever en marktpartijen
is een voorwaarde om complexe projecten tot een goed einde te brengen”, stelt
adviseur contractering Elske Schrijvers van Twynstra Gudde vast. Net zo waar is
de stelling dat slechte samenwerking leidt tot vertraging, meerkosten en
verstoorde verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Veel ellende bij
de hogesnelheidslijn, de Noord-Zuidlijn, de Betuweroute en de A73 is terug te
voeren op miscommunicatie en gebrekkige samenwerking. Dat besef begint ook bij
opdrachtnemers door te dringen en bij ingewikkelde projecten groeit de behoefte
om vooraf al een wederzijdse ‘klik’ te voelen. “De scope is duidelijk. Die weg
of dat ziekenhuis moet worden gebouwd. De opdracht is echter zo ingewikkeld dat
veel verschillende disciplines nodig zijn en ook de weg ernaartoe nog niet
helemaal helder is. Van tevoren is bekend dat je te maken krijgt met
tegenvallers, risico’s, nieuwe regels en extra wensen. Als partijen gezamenlijk
verantwoording nemen, volgt meestal een soepele oplossing, maar veel partijen
kiezen op dat moment alleen voor zichzelf”, weet assessor Nicholas van Eek uit
ervaring. Hij begeleidde voor twee ziekenhuizen en het alliantiebestuur A2
Hooggelegen de bijeenkomsten om de capaciteiten op het gebied van samenwerking
te meten. Meestal in de fase voor gunning en ook een keer in de beginfase van
een project om alle neuzen dezelfde richting op te krijgen. In één dag is
duidelijk of een team kan samenwerken of niet. Bij de aanbesteding van de zes
contracten voor de Spoedwet Wegverbreding bepaalt Rijkswaterstaat momenteel de
samenwerkingscapaciteit aan de hand van interviews. Wie in scenario’s kan denken
en processen overziet, behaalt maximaal een voorsprong van 20 procent op z’n
mededingers. Om samenwerking te meten, zijn meerdere methodes te bedenken, geven
de adviseurs direct toe. Ook een gespecialiseerde psychologische test kan
uitkomst bieden. Het voordeel van de methode van Twynstra Gudde is dat de
‘match’ tussen de twee partijen wordt gemeten, maar heeft als nadeel dat het
team van de opdrachtgever relatief zwaar wordt belast. Het relatief softe begrip
is ook geaccepteerd om mee te wegen in een economisch meest voordelige
aanbieding. “Als je maar vooraf duidelijk maakt, wat je meet en hoe.” Private
opdrachtgevers hebben daarin een makkelijker positie dan overheidsopdrachtgevers
die zich aan de Europese aanbestedingsregels hebben te houden en er altijd voor
moeten waken geen marktpartijen te bevoordelen.

Succesfactoren

Idealiter bestaat een team uit zes tot acht sleutelfiguren die de uitvoering
gaan leiden, waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer even zwaar zijn
vertegenwoordigd. Aan de hand van een simulatiespel en een echte werkvergadering
testen de assessoren de benodigde capaciteiten voor samenwerking. De
succesfactoren zijn heldere doelstellingen, gezamenlijke verantwoordelijkheid,
open communicatie, wederzijds respect en flexibel opstelllen. De deelnemers
weten vooraf waarop ze worden beoordeeld. “Dat leidt inderdaad soms tot sociaal
gewenste antwoorden, maar niemand houdt dat langer dan tien minuten vol”, is
inmiddels ook de ervaring. Twee of drie onafhankelijke assessoren observeren het
gedrag gedurende de dag en geven scores op de verschillende competenties.
Daarbij krijgt het team als geheel een beoordeling, zonder in te gaan op
individuele uitschieters. De afvaardiging van de opdrachtgever doet dus meerdere
malen mee. De scores en uitkomsten worden met de markpartijen besproken, maar
blijven voor de opdrachtgever geheim totdat de totale inschrijving bekend wordt.
De adviseurs vinden dat minimaal 20 procent van de score naar samenwerking moet
gaan. Anders blijven factoren als de prijs toch te bepalend in de gunning. Al
hebben zij de indruk dat alleen al het nadenken over profielen van
sleutelfiguren en de manier van samenwerking leidt tot andere afwegingen. “Je
schuift niet zo snel een eigenwijze solist naar voren, ook al is diegene nog zo
goed in z’n werk.”

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels