nieuws

Concurrentiegerichte dialoog heeft potentie

bouwbreed

De aanbestedingsprocedure concurrentiegerichte dialoog (CD) zou vaker toegepast moeten worden. Zowel aanbieders als opdrachtgevers zien dit als een procedure met veel potentie. De toepassing ervan kan evenwel effectiever en efficiënter.

Dit zijn een paar conclusies die volgen uit het onderzoek naar de interactie tussen opdrachtgevers en aanbieders rondom de toepassing van de CD. Het is het eerste projectoverstijgende onderzoek naar deze toepassing in Nederland. Het onderzoek is door Balance 0x26 Result in nauwe samenwerking met een werkgroep van vertegenwoordigers uit de praktijk uitgevoerd in opdracht van PSIBouw. Gezocht is naar de knelpunten rondom de huidige toepassing van deze relatief nieuwe aanbestedingsprocedure. In het onderzoek worden aanbevelingen gedaan die kunnen bijdragen aan een betere toepassing van de CD. Nagenoeg alle opdrachtgevers en aanbieders die betrokken zijn (geweest) bij de toepassing van de CD bij bouwprojecten in Nederland zijn benaderd om mee te werken. De meerderheid van zowel opdrachtgevers als aanbieders heeft daar gehoor aan gegeven.

Afstemming

Zowel opdrachtgevers als aanbieders zijn van mening dat de CD een aanbestedingsprocedure is met veel potentie. Dat is niet vreemd, zowel opdrachtgevers als aanbieders hebben behoefte om te komen tot afstemming van vraag en aanbod. Zeker bij complexe projecten. De CD is een procedure die daaraan tegemoet komt. Bij de CD wordt nadrukkelijk een dialoog tussen opdrachtgever en aanbieder nagestreefd die plaatsvindt voorafgaand aan het moment dat de aanbieders hun aanbieding doen.
Een eerste knelpunt is echter dat de CD volgens de Europese Richtlijn uitsluitend mag worden toegepast als er sprake is van een ‘bijzonder complex project’. De criteria die de wetgever heeft geformuleerd bieden ruimte voor verschil in uitleg, en jurisprudentie op dit punt ontbreekt. Al met al leidt dit in Nederland, zeker in vergelijking met bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk, tot terughoudendheid qua toepassing. Het aantal toepassingen in Nederland is op een paar handen te tellen. Dat is jammer omdat er een sterke behoefte is aan grotere ‘dealflow’ van projecten. Enerzijds gezien de mogelijkheden die de CD biedt, anderzijds omdat meer projecten nodig zijn om een goede organisatie op te bouwen, zodat mensen en kennis vastgehouden kunnen worden.
De CD vraagt een nieuwe manier van werken van zowel opdrachtgevers als aanbieders. Dat uit zich onder andere in de vraagspecificatie die in de praktijk vaak nog te veel gedetailleerde eisen bevat. Om tot onderscheidende oplossingen te kunnen komen is ruimte en afstemming noodzakelijk. Meer nog dan nu al het geval is moet gestreefd worden naar een functionele (oplossingsvrije) vraagspecificatie. Om effectief gebruik te kunnen maken van de creativiteit van de markt moeten piketpalen in de vraagspecificatie niet te dicht op elkaar staan. Ook moet er gezocht worden naar mogelijkheden voor de opdrachtgever om de vraag na interactie met aanbieders te wijzigen met de voorwaarde dat er sprake blijft van een gelijk speelveld voor aanbieders. De marktconsultatie zou hier nadrukkelijk voor kunnen worden aangewend, ook kan gedacht worden aan een predialoog. De opdrachtgever zou de markt dan kunnen benaderen met een hele ruime vraag, om die vervolgens na overleg met de al dan niet geselecteerde aanbieders verder in te kaderen. Met het definitief maken van de vraag zou het officiële aanbestedingsproces kunnen starten.

Transactiekosten

Een andere conclusie is dat aanbieders meer invloed willen tijdens de aanbestedingsprocedure. Niet alleen invloed op de vraag maar ook invloed op de inrichting van de dialoog. Gedacht moet worden aan het aantal dialooggesprekken, de agenda en de dialoogproducten die moeten worden ingeleverd. Dit zijn aspecten die nauw verband houden met de transactiekosten die zowel opdrachtgevers als aanbieders graag teruggedrongen zien.
De dialoog moet teruggebracht worden tot de essentie. Men doet er verstandig aan de dialoog aan te wenden voor hoofdlijnen, niet voor details. Het aantal gesprekken en het aantal producten dat tussentijds moet worden ingeleverd, zal zoveel mogelijk beperkt moeten worden. Gestreefd moet verder worden naar een minimale uitwerking voordat er gegund wordt. Hier ligt een taak voor zowel de opdrachtgever als voor de aanbieders. De opdrachtgever moet streven naar een minimale uitvraag en de aanbieder moet streven naar een uitwerking die daar op aansluit. Een forse meerderheid van de aanbieders geeft immers aan meer uit te werken dan er gevraagd wordt. Op het moment er bij gunning veel nadruk ligt op prijs of op het moment dat er veel risico’s bij de aanbieders komen te liggen, zullen aanbieders deze neiging eerder hebben.

Respect

Meer nog dan bij andere aanbestedingsprocedures is bij de toepassing van de CD door intensievere interactie het gedrag van personen die bij de aanbesteding betrokken zijn een kritische succesfactor. Vertrouwen, wederzijds respect, open communicatie, gezamenlijke verantwoordelijkheid, de nodige flexibiliteit en uiteraard communicatieve vaardigheden zijn nodig om te komen tot een goede afstemming. Het gedrag van de ene partij kan niet los worden gezien van het gedrag van de andere partij. Actie leidt immers tot reactie. Een defensieve opstelling van de ene partij zal leiden tot een defensieve opstelling van de andere partij.
Risicomijdend gedrag staat de CD in de weg. Om tot een effectief en efficiënt proces te komen zullen beide partijen zich niet alleen moeten inspannen maar ook het nodige lef moeten tonen. Uiteindelijk zijn beide partijen hierbij gebaat. Door interactie kan beter invulling gegeven worden aan het streven naar maximale kwaliteit voor minimale kosten. Men zal beseffen dat zelfs de meest briljante monoloog de dialoog niet kan vervangen!
De rapportage ‘Interactie opdrachtgevers – aanbieders rondom de concurrentiegerichte dialoog’ komt zo spoedig mogelijk beschikbaar via www.psibouw.nl/www.balance-result.nl.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels