nieuws

Ook opdrachtgever ontkomt niet aan huiswerk

bouwbreed Premium

De bouwsector is druk bezig zich om te vormen tot een branche die de klant voorop stelt. Iedereen is ervan overtuigd dat het slim inspelen op de wensen van de afnemer topprioriteit moet zijn, naast het verbeteren van de communicatie. Maar ook de opdrachtgever ontkomt niet aan een portie �huiswerk�. Het inspelen op de wensen […]

De bouwsector is druk bezig zich om te vormen tot een branche die de klant voorop stelt. Iedereen is ervan overtuigd dat het slim inspelen op de wensen van de afnemer topprioriteit moet zijn, naast het verbeteren van de communicatie. Maar ook de opdrachtgever ontkomt niet aan een portie �huiswerk�.

Het inspelen op de wensen van de afnemer is een taak die in eerste instantie lijkt te zijn weggelegd voor aanbiedende partijen. In een aanbodmarkt is dat per definitie het geval. Maar stukje bij beetje wordt de vrager mondiger, wereldwijzer en veeleisender.

De aanbodmarkt krijgt zo steeds meer trekjes van een vraagmarkt. Aanbieders doen hun uiterste best om nauwkeuriger rekening te houden met de wensen van de vrager. Daarvoor moet deze zijn wensen wel scherp hebben geformuleerd, en dat is niet altijd het geval.

Teleurstelling

Miscommunicatie is er de oorzaak van dat sommige bouwprojecten in een teleurstelling eindigen – voor alle betrokken partijen. De vrager ziet zijn wensen niet geheel gerealiseerd en de aanbieder krijgt te kampen met onvoorziene kostenposten. Dit kan beter.

Aanbieders zijn gebaat bij een heldere omschrijving van de wensen en een scherp inzicht in de (bouw)mogelijkheden van (potentiële) opdrachtgevers. Maar doorgaans zijn opdrachtgevers geen bouwprofessionals. Aanbieders kunnen opdrachtgevers helpen door ze een eenvoudig stappenplan voor te leggen waarmee opdrachtgevers hun wensen zelfstandig boven water kunnen krijgen.

Keuzevragen

In de brochure �Haal het beste uit de bouw – Een praktische handleiding voor bouwopdrachtgevers� (SBR 2005) staat dit stappenplan beschreven. Op de website van SBR (www.sbr.nl/aanbesteden) is een uitgebreide versie beschikbaar. Het stappenplan is gebaseerd op een methode die ervaren bouwopdrachtgevers met succes in de praktijk toepassen. Zij hebben ondervonden dat het maken van enkele heldere keuzes voorafgaand aan de gesprekken met adviseur of architect tot betere communicatie leidt, een meer doordachte keuze van de manier van aanbesteden en zo teleurstellingen helpt voorkomen.

Vragenlijst

Tijdens stap 1 bepaalt de opdrachtgever door middel van een compacte vragenlijst wat hij wil en kan. Hij geeft antwoord op vragen over de hoeveelheid sturing die hij aan het bouwproces wil geven, over de mate van zekerheid die hij in de uitvoering ingevuld wil zien, over de hoogte van bouw- en onderhoudskosten, en over de wijze van voortgangsrapportage. Ook zal de opdrachtgever bij zichzelf te rade moeten gaan over zaken als eigen deskundigheid, beschikbare tijd en besluitvaardigheid binnen de eigen organisatie.

Stap 2 bevat een analyse van de bouwopgave. Ook dit gebeurt aan de hand van een vragenlijst. Aan bod komen onder meer concrete kwesties zoals complexiteit, schaalgrootte, financiële eisen en financieringseisen, doorlooptijd en juridische zaken. De antwoorden op deze vragen brengen al in ruime mate de individuele wensen en voorkeuren naar boven.

Organisatievorm

Tijdens stap 3 maakt de opdrachtgever een keuze voor de organisatievorm die het meest geschikt is voor zijn huisvestingsproject. Zo kiest hij bijvoorbeeld voor een traditionele werkwijze, waarover hij zelf de regie voert en dus eigenhandig zijn vraag vertaalt naar bestek en tekeningen. Ook kan hij werken met een bouwteam, dat een deel van de zorg en aandacht uit handen neemt. In een geïntegreerde bouworganisatievorm verschuiven de ontwerprisico�s naar de aanbieder. Ten slotte kan hij ook kiezen voor een strategische samenwerking, waarin de belangen en de risico�s tussen de deelnemende partijen worden gedeeld. Vanzelfsprekend heeft elke organisatievorm een eigen kostenplaatje.

Marktbenadering

Stap 4 bereidt de opdrachtgever voor op de meest geschikte marktbenadering. Het aanbesteden, selecteren en gunnen van aanbieders moet immers plaatsvinden op een eerlijke, controleerbare manier. Zowel de aard van het project als de rechtspositie van de opdrachtgever zijn van invloed op de vraag wat de meest passende marktbenadering is: openbaar aanbesteden, selectie van partijen, onderhandse selectie van één partij of het aangaan van een zogenoemde competitieve dialoog met mogelijke uitvoerders.

Hoewel het doorlopen van deze stappen overkomt als een flinke portie huiswerk, blijkt steeds weer dat het invullen van de vragenlijsten niet meer dan een bescheiden opgave is. Belangrijker: dit voorwerk leidt de opdrachtgever tamelijk eenvoudig naar de antwoorden op een aantal voor zijn project essentiële keuzevragen. Zodra die vragen zijn beantwoord, kan de aanbieder zijn klantgerichte werkzaamheden een stuk beter uitvoeren.

Reageer op dit artikel