nieuws

Bouwplaatsautomatisering haalt meer uit Erp-systeem Manier van ondernemen

bouwbreed

veenendaal – Bouwplaatsautomatisering noemt Profuse de “weboplossing” die het dagelijks werk van de uitvoerder moet vereenvoudigen door hem via internet te koppelen aan de kantoorautomatisering van zijn bedrijf. Daardoor kan hij meer effect halen uit het bestaande Erp-systeem.

Erp staat voor Enterprise Resource Planning, ofwel de software waarmee alle informatiebronnen binnen een bedrijf aan elkaar worden gekoppeld om de bedrijfsleiding een zo helder mogelijk totaalbeeld te bieden.

Met Erp is het ook mogelijk om de uitvoerder vanaf de bouwplaats gebruik te laten maken van die informatie en er zijn eigen informatie aan toe te laten voegen.

Zo kan de uitvoerder via een eigen internetpagina – vandaar “weboplossing” – een uitvoerdersdagboek bij- houden, maar ook bijvoorbeeld uren bewaken, ziekmeldingen doorgeven, materiaal en materieel beheren of productiestanden registreren en doorgeven. En kan hij betrouwbaarder communiceren met de werkvoorbereider, hoofduitvoerder, personeelszaken, salarisadministratie enzovoort, want alle handelingen worden vastgelegd in een logboek en zijn zelfs maanden later nog in te zien. Dat laat heel wat minder ruimte voor misverstanden dan een niet doorgegeven telefoontje of zoekgeraakte kladnotitie, waardoor dagelijks informatie de mist ingaat. Niet voor niets kent de bouwsector een vrij hoog percentage faalkosten. Kortom, bouwplaats en kantoor zijn nog wel fysiek gescheiden, maar voor de gebruiker van Bouwplaatsautomatisering zijn ze op financieel en administratief niveau gedeeltelijk één geworden.

Volgens Ronald IJzerman, pre-sales consultant van softwareontwikkelaar Profuse uit Veenendaal, is Bouwplaatsautomatisering eigenlijk een taakgerichte grafische schil rondom BaanErp-software. Via die schil staat de uitvoerder 24 uur per dag en zeven dagen per week op de bouwplaats in contact met het grote kantoorautomatiseringssysteem.

Profuse heeft Bouwplaatsautomatisering ontwikkeld in samenspraak met bouwondernemingen als Heijmans IBC Bouw en Slavenburg. IJzerman: “Door in de huid van de uitvoerder te kruipen en vanuit zijn gezichtspunt te kijken naar zijn werkzaamheden, de dagelijkse administratieve rompslomp, en naar zijn prioriteiten, is een opzet en structuur gekozen die nauw aansluit bij zijn dagelijks werk.”

Volgens IJzerman krijgt een uitvoerder steeds meer administratieve taken voor zijn kiezen. Bouwplaatsautomatisering moet het mogelijk maken om die taken zo efficënt mogelijk uit te voeren, opdat de uitvoerder verder zo min mogelijk tijd achter de computer hoeft door te brengen en zoveel mogelijk leiding kan geven aan het feitelijke bouwproces.

Op grote bouwplaatsen is vandaag-de-dag meestal wel een snelle internetverbinding aanwezig. Op de wat kleinere bouwplaatsen moet meestal met een vaste telefoonlijn worden volstaan. Om die reden is door Profuse gekozen voor een weboplossing die weinig bandbreedte vereist. Het online-contact tussen bouwplaats en kantoor vindt plaats via de standaard Internet Explorer. De gegevens worden rechtstreeks in het Erp-systeem op kantoor opgeslagen.

Uitgangspunt is de centrale webpagina van het betreffende project. Alle betrokkenen kunnen daar op inloggen: projectleider, uitvoerder, werkvoorbereider, maar ook inkoper, administrateur en bij nieuwbouwwoningen bijvoorbeeld de kopersbegeleider. In het algemene informatiedeel is de begroting in te zien en de tijdplanning, zijn inkooporders te raadplegen of de arbeidsuren per bouwdeel, het bevat kortom de parameters van het project.

Daarnaast is er de actuele informatiestroom. Als de uitvoerder iets verandert of toevoegt zien de kantoorwerkers dat en vice versa, zodat alle gebruikers altijd dezelfde laatste stand van zaken hebben. Daarnaast heeft iedere gebruiker een eigen gebied. De uitvoerder kan daarin bijvoorbeeld z�n projectdagboek bijhouden en daar desgewenst week- of maandrapporten van samenstellen, die uiteraard ook gewoon op papier zijn uit te printen en van een handtekening of paraaf te voorzien.

Tijdbesparing

Doordat de uitvoerder ook de urenregistratie via de website doet kan hij veel tijd besparen. Enerzijds omdat hij niet elke dag tientallen briefjes handmatig moet invullen en de gegevens op overzichtslijsten overnemen, anderzijds omdat – na zijn akkoordverklaring – de salarisadministratie de opgevoerde uren direct kan gaan verwerken. Doordat hierbij met vaste codes wordt gewerkt neemt het aantal foutbetalingen normaliter ook af. Hetzelfde geldt voor de verwerking van onderaannemersbonnen en dergelijke. Volgens IJzerman kan de uitvoerder zelf in grote lijnen kiezen, hoe hij één en ander vormgeeft, zodat hij niet vast zit aan een star en daardoor wellicht in de praktijk onwerkbare systematiek.

Bij de opzet van Bouwplaatsautomatisering is gestreefd naar een grote mate van gebruiksgemak: “Het systeem moet zonder handleiding door iedereen zijn te gebruiken,” aldus IJzerman, “We hebben daarbij bewust

gekozen voor de web-technologie, want die werkt gemakkelijk, plezierig, aangenaam en snel.”

Als de uitvoerdersversie een succes wordt gaan we ons bezinnen op speciale versies voor inkopers, projectleiders en werkvoorbereiders. “Dat worden allemaal soortgelijke oplossingen met specifieke elementen per functionaris,” aldus IJzerman.

Enterprise Resource Planning heeft bij veel bedrijven nog altijd een ietwat negatieve klank. Dat komt ondermeer doordat veel Erp-systemen eind jaren negentig niet bestand waren tegen de millenniumbug of toen te snel zijn ingevoerd. Mede hierdoor ontbrak vaak de echt zinvolle samenwerking van administratieve software met bedrijfsprocessen en bedrijfsstrategie.

Inmiddels is gebleken dat Erp de informatievoorziening in bedrijven fors kan verbeteren, als het bedrijf de achterliggende processen en informatiestromen maar goed in beeld laat brengen. Erp invoeren vraagt dus veel meer voorbereiding dan bij de normale aanschaf van software. Zoals bijvoorbeeld de adviseurs van Ernst & Young dat zo mooi zeggen: “Erp is een manier van ondernemen.”

Bedrijven die dat onderkennen kunnen met (nieuwe) applicaties zoals Bouwplaatsautomatisering hun bedrijfsresultaten verbeteren, doordat efficiënter wordt omgesprongen met de voorhanden zijnde informatie.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels