nieuws

Eerst je back-office op orde hebben

bouwbreed Premium

driebergen – Ketenintegratie is verschrikkelijk belangrijk vindt ook Kooijman software. Maar voor de meeste bouwbedrijven is het zaak dat ze eerst hun back-officesystemen op orde brengen, aldus directeur R. Drent. Daarmee wordt al een enorme vooruitgang geboekt.

Drent lanceerde zijn praktische visie tijdens de ICT-Bouw vorige week in Ede. Hij pretendeert dat bouwbedrijven de faalkosten met 10 procent kunnen terugdringen door het nemen van betrekkelijk simpele maatregelen. Aangezien faalkosten al gauw 5 procent van de omzet bedragen is daarmee zeker 0,5 procent van de omzet gemoeid. Zo kunnen automatiseringsoplossingen zichzelf snel terugverdienen.

Het gaat volgens Drent vaak om het stroomlijnen van heel voor de hand liggende dingen. Zoals het op een centrale plek bijhouden van een relatiebestand. Zelfs bij de kleinste bouwbedrijven komt hij al drie van dergelijke bestanden tegen; een outlook-bestandje hier, een excel-bestandje daar en dan zwerft er nog wel ergens een rolodex op een bureau.

Bij grotere bedrijven neemt dat aantal exponentieel toe. Hoe onhandig dat is, komt vaak vooral tot uiting aan het eind van het jaar wanneer de kerstlijst moet worden opgesteld ten behoeve van de kerstkaarten. Wat dat bij de dagelijkse bedrijfsvoering aan ongemakken en dubbel werk met zich meebrengt, is vaak minder goed zichtbaar, maar betekent volgens Drent al gauw een uur onnodig werk per medewerker per week.

Projectdossier

AEC Objects Bouwsoftware van Kooijman begint met het centraal beschikbaar stellen van het relatie- en projectdossier. Daarmee beschikt iedereen altijd over actuele adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Automatisch kan ook aan alle correspondentie zoals in- en uitgaande brieven, faxen en e-mails de projectgegevens worden gekoppeld. Zo wordt met dezelfde inspanning zowel het relatiedossier als het projectdossier opgebouwd.

Als dat echt gemakkelijk toegankelijk is hoeft niet meer alles te worden uitgeprint en in dikke mappen ondergebracht. Zo kan de back-office steeds verder worden uitgebreid. Er kunnen calculatiemodules aan worden gehangen, meer/minderwerkprogramma�s, de loon- en salarisadministratie kan er aan worden gekoppeld en facturen uitgeprint.

Pas als de back-officesystemen vlekkeloos verlopen, wordt de stap naar de buitenwereld – de ketenintegratie – interessant. Dat daarover nu afspraken worden gemaakt binnen programma�s als �S@les in de bouw�, vindt Drent heel belangrijk. Hij praat eveneens intensief mee in alle clubs die zich daar mee bezighouden. Maar ook daar weer vanuit zijn praktische insteek, op zoek naar oplossingen dicht bij huis zonder zich te vergalopperen aan standaarden op basis van hooggegrepen toekomstvisioenen.

Het doel is dat er niet alleen soepel elektronisch kan worden besteld bij toeleveranciers, maar dat vervolgens ook de factuur elektronisch binnenkomt. En na accordering direct automatisch wordt geboekt.

Drent is enthousiast over de ontwikkelingen bij een pilotgroep van grote toeleveranciers in Noord-Holland. De angst dat hun diensten veel transparanter worden en via internet gemakkelijk onderling vergelijkbaar, hebben ze overboord gezet. Ze zijn nu vooral op zoek naar mogelijkheden om zich van hun concurrenten te onderscheiden, door bijvoorbeeld het gemakkelijk elektronisch beschikbaar stellen van productinformatie. Drent verwacht daar veel van.

Maar, zo benadrukt hij nogmaals, om daar als aannemer echt de vruchten van te kunnen plukken, moet eerst de zaak thuis op orde zijn. En dat betekent al inspanningen genoeg.

“Het aardige is echter dat je snel resultaat van je inspanningen terugziet. Een palmtopcomputer of PDA, wat nu nog doorgaat als een gadget, verandert plotsklaps in een slagvaardig instrument voor efficiënte bedrijfsvoering, wanneer je het relatiebestand en de projectgegevens erin synchroniseert met het systeem op de zaak.”

Reageer op dit artikel