nieuws

Fiscus accepteert bewijs van kilometers achteraf

bouwbreed Premium

Sinds 1 januari 2001 geldt de autokostenfictie ook voor bestelauto’s. Ook werknemers met een bestelauto van de zaak moeten in hun aangifte inkomstenbelasting een percentage van de cataloguswaarde van de auto bijtellen als inkomen en daar vervolgens inkomstenbelasting over betalen. Een bijtelling kan alleen voorkomen worden door een sluitende kilometeradministratie, waaruit blijkt dat de auto niet of nauwelijks privé wordt gebruikt.

Met ingang van 2002 geldt dat woon-werkverkeer wordt aangemerkt als privé indien de enkele reis minder beloopt dan 10 of meer dan 30 kilometer. In dat laatste geval wordt alleen het aantal kilometers boven de 30 als privé kilometers aangemerkt. Een en ander betekent dat een werknemer die een kilometeradministratie bijhoudt eerder aan een bijtelling toe kan zijn, omdat zijn woon-werkverkeer deels als privé-kilometers wordt aangemerkt. Het is derhalve zeer van belang om het woon-werkverkeer te onderscheiden van zakelijke ritten. Er is sprake van woon-werkverkeer indien regelmatig van de woning naar dezelfde arbeidsplaatsen wordt gereisd binnen een tijdsbestek van 24 uur. Om te voorkomen dat werknemers die een bepaalde periode op een project werken onder het reiskostenforfait gaan vallen, is bepaald dat geen sprake is van woon-werkverkeer indien in een kalenderjaar minder dan veertig keer van de woning naar dezelfde arbeidsplaats wordt gereisd. Deze bepaling, die geldt voor het reiskostenforfait, is van overeenkomstige toepassing voor het aanmerken van bepaalde ritten als woon-werkverkeer of zakelijke ritten.

Dagenregeling

Voor werknemers die een ter beschikking gestelde auto hebben, is de 40-dagenregeling dus ook van belang. Immers, als zij meer dan veertig keer naar eenzelfde arbeidsplaats reizen is sprake van woon-werkverkeer en moet weer worden gekeken naar de reisafstand. De 40-dagenregeling is verruimd naar zestig dagen. Voor werknemers met een auto van de zaak die geen rittenadministratie hebben bijgehouden omdat zij aan het begin van het jaar dachten meer dan veertig keer naar eenzelfde arbeidsplaats te reizen, kan dit een nadeel zijn. Wellicht reizen zij meer dan veertig doch minder dan zestig keer per jaar, waardoor een kilometeradministratie over 2002 toch zin heeft. Voor die mensen heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat een kilometeradministratie van 1 juni 2002 tot en met 31 december 2002 tijdsevenredig wordt herleid naar de periode tussen 1 januari en 1 juni 2002. Bij de belastingaangifte 2002 zal de fiscus dit bewijs accepteren. Het bijtellingsregime 2002 is afhankelijk van de afstand tussen woning en werk en van het privé- gebruik van de auto. Daardoor kan de bijtelling voor dezelfde bestelauto per werknemer behoorlijk verschillen. Stel, u heeft dezelfde bestelauto met enkele cabine en een cataloguswaarde van 20.000 euro beschikbaar gesteld aan vier verschillende werknemers. Zij hebben die bestelauto’s allemaal nodig voor het uitoefenen van hun functie. Onder welk bijtellingsregime vallen deze werknemers in 2002?

Vier situaties

1. Stel, één werknemer woont 15 kilometer van zijn vaste werkplek. Hij gebruikt de bestelauto alleen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Hij houdt de kilometerregistratie bij en toont aan dat zijn privé-gebruik met de bestelauto minder is dan 500 kilometer per jaar. Deze werknemer heeft in 2002 een bijtellingspercentage van 0 procent. Alle woon-werk kilometers worden aangemerkt als zakelijk verkeer. 2. Stel, een andere werknemer woont 9 kilometer van zijn vaste werkplek ( minder dan 10 kilometer). Hij rijdt ook alleen woon-werkverkeer en zakelijk en houdt geen kilometerregistratie bij. Als deze werknemer privé geen enkele kilometer rijdt en kan aantonen dat de bestelauto uitsluitend voor woon-werk- en zakelijk verkeer is gebruikt en niet voor privé-ritten, kan hij in 2002 in aanmerking voor een bijtelling van 2,5 procent van de cataloguswaarde met een maximale cataloguswaarde van 18.000 euro. De bijtelling kan dus maximaal 450 euro bedragen. Er dient dan wel een verklaring van de werkgever te zijn dat de bestelauto uitsluitend voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten wordt gebruikt en dat de auto geen zitruimte heeft achter de bestuurder, is bestemd voor het vervoer van goederen en dat het gebruik van de auto voortvloeit uit de werkzaamheden. Op verzoek kan de bijtelling tegen enkelvoudig tarief in de eindheffing loonbelasting bij de werkgever worden betrokken Is de bijtelling bij de werknemer belast in zijn 42-procentschijf van Box-1, dan kost dat de werkgever 189 euro loonbelasting per jaar. 3. Stel, dezelfde werknemer rijdt wel privé met de beschikbaar gestelde bestelauto of kan niet aantonen dat hij de bestelauto niet privé gebruikt. In die situatie krijgt de werknemer een bijtelling van 10 procent van de cataloguswaarde van de bestelauto van 20.000 euro bij een privé-gebruik tot 10.000 kilometer. Dit betekent een bijtelling van 2.000 euro. Het woon-werkverkeer onder de 10 en boven de 30 kilometer geldt als privé-gebruik. Voor de 10-procentbijtelling geldt, evenals voor de 2,5-procentbijtelling, dat aan bepaalde hiervoor onder 2 genoemde voorwaarden moet worden voldaan. De werkgever dient een verklaring te geven dat aan deze voorwaarden is voldaan. 4. Als dezelfde werknemer meer dan 10.000 kilometer privé met de bestelauto rijdt – of hij heeft de bestelauto niet nodig voor het uitoefenen van zijn functie – dan krijgt hij zelfs een bijtelling van 25% van de catalogusprijs. De woon-werkafstand is dan niet meer van belang.

Carpoolers

Zoals hierboven is aangegeven, tellen met ingang van het belastingjaar 2002 alle kilometers woonwerk verkeer boven de 30 kilometer (enkele reis) als privé-rit. Voor carpoolers maakt de staatssecretaris echter een uitzondering. Indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, behoeven de meerkilometers boven de 30 kilometer enkele reis woonwerk van een carpooler met een auto van de zaak niet als privé te worden aangemerkt. De werknemer moet dan in een schriftelijk vastgelegde regeling met de werkgever het vervoer van de meerijder(s) overeenkomen. Zowel de werkgever als de meerijders ondertekenen die overeenkomst met de carpoolchauffeur. De werkgever moet vervolgens het volgende administreren en beschikbaar houden voor controle door de belastinginspecteur: de carpoolovereenkomst tezamen met een lijst met de namen en adresgegevens van de bestuurder van de auto en de meerijders, tezamen met een lijst waarop de dagen, plaatsen en afstanden dat wordt gecarpoold zijn vermeld. De werkgever moet tevens op de loonbelastingkaart van de carpoolchauffeur melden dat hij in een auto van de zaak rijdt (code 01) en dat de carpoolregeling is toegepast (code 05). Indien aan deze voorwaarden is voldaan, kunnen de carpoolkilometers boven de grens van 30 kilometer in de kilometeradministratie worden aangemerkt als een zakelijke rit. Dit geldt zowel voor de bestelauto als de gewone personenauto die aan een werknemer ter beschikking is gesteld en waarmee de bestuurder carpoolt.

Mr. A. de Jong, Loonbelasting en Sociale Verzekeringen Ernst & Young, Utrecht. Telefoon ( 030) 2592130 Bijtelling voor dezelfde auto kan per werknemer flink verschillen

Reageer op dit artikel