nieuws

‘Sherlock Holmes’ weet de weg in het archief

bouwbreed

Recherche en inlichtingendiensten zijn dol op methoden om bergen informatie over verdachte personen efficiënt te kunnen verwerken. Het Amsterdamse softwarebedrijf Zylab heeft de benodigde knowhow in huis met een programma dat papieren archieven snel overzet op de computer. En dat blijkt een troef. Want ook het bedrijfsleven toont interesse.

Donderdag 5 september 1999. Na lang onderhandelen verkoopt chemie concern Akzo Nobel zijn kwakkelende vezeldochter Acordis voor ruim 1,8 miljard gulden aan een consortium onder aanvoering van investeringsmaatschappij CVC Capital. Een grote overname, die zeker niet zonder slag of stoot plaatsvindt.

Om zich ervan te verzekeren dat er geen lijken in de kast zitten, mag de kopende partij enkele dagen lang de boekhouding napluizen. Een administratieve klus van enorme omvang. Om de administratie snel en grondig door te kunnen spitten, besluit het consortium het Amsterdamse softwarebedrijf Zylab in te schakelen. Zylab zet papieren documenten in rap tempo over op de computer, met een digital copier. Met de bijhorende software kan men vervolgens aan de hand van trefwoorden door alle opgeslagen documenten zoeken. Precies zoals de zoekmachines op internet dat doen.

Opsporingsdienst

De recherche, de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (Fiod) en veiligheidsdiensten hebben sinds de lancering in 1991 gretig gebruik gemaakt van de software van Zylab, ZyImage. Oud-minister Bram Peper weet daar alles van.

Ook bij het onderzoek naar zijn declaratiebonnen is gebruik gemaakt van de diensten van het Amsterdamse bedrijf, want zijn ‘schoenendoos’ bleek wel erg vol te zitten. Om de zaak inzichtelijk te maken, gooide Zylab alle bonnetjes op een cd-rom. Wie het woord ‘Sydney’ intypt, moet in luttele seconden het ticket vinden van het omstreden retourtje Amsterdam-Sydney dat Peper in 1992 met zijn partner Neelie Kroes maakte. “De Fiod en de veiligheidsdiensten hadden al snel interesse in onze diensten”, zegt directeur Jan Scholtes. “We hebben een hoop rare dingen meegemaakt,” zoveel wil Scholtes wel kwijt. Maar verder kan hij er niet over uitwijden. Namen van veiligheidsdiensten die zijn software gebruiken, laat hij niet los. Geheimzinnigheid troef. “Hou het maar op de algemeen bekende internationale diensten.”

Meestal levert Zylab apparatuur en software bij de gebruikers af, zodat de vertrouwelijke informatie niet op het hoofdkantoor aan de Hoogoorddreef in Zuidoost hoeft te worden verwerkt. “Want van geheime zaken wil ik niets afweten”, zegt Scholtes. Evengoed zijn alle werknemers van Zylab gescreend.

Inmiddels heeft ook het minder spannende bedrijfsleven Zylab ontdekt. De programma’s zijn ideaal om enorme -en daardoor onoverzichtelijke- papieren archieven te comprimeren op slechts enkele cd’s. Sara Lee bijvoorbeeld, heeft 48 archiefkasten met handelsmerken op een doosje cd-roms laten zetten. Ter verduidelijking: één cd kan tienduizend pagina’s opslaan. Eén dvd is voldoende om 60.000 bladzijden bij het oud papier te zetten. Het volschrijven gebeurt in sneltreinvaart. Vijftigduizend pagina’s op één dag omzetten, is geen probleem.

In de aanloop naar de koop van vezeldochter Acordis van Akzo Nobel had het consortium haast met het doornemen van de boekhouding. “Ze belden donderdagavond op”, herinnert Scholtes zich. “De dinsdag erop hadden we 45 verhuisdozen met datarooms op cd gezet. Met wat trefwoorden konden ze alle benodigde informatie boven water halen.”

De interesse vanuit het bedrijfsleven legt Zylab, dat zeventig werknemers en diverse verkoopkantoren in het buitenland telt, geen windeieren. De omzet van het softwarebedrijf is de afgelopen vier jaar telkens met vijftig procent toegenomen. Scholtes rept van ‘exponentiële groei’ van de vraag. “Ondanks het huidige investeringsklimaat verwachten we dat deze trend zich doorzet.”

Het principe van ZyImage is vrij eenvoudig. Je legt een stapel documenten op een digitale kopieermachine die in verbinding staat met de computer. Vervolgens wordt een kopietje van het document via de kabel doorgesluisd naar de pc. Een weinig revolutionaire vorm van scannen.

Ingewikkeld

De ingewikkelde software van Zylab zorgt ervoor dat bij het overzetten nauwelijks tekens verloren gaan. Hierbij gebruikt het programma optische herkenning van letters, de zogenaamde OCR-technologie. Zelfs slecht leesbare faxen kunnen digitaal worden opgeslagen, in voor de computer herkenbare tekens. Daarna worden alle bestanden aan het zoekprogramma gekoppeld, zodat met enkele trefwoorden ineens het hele archief is door te spitten.

Het programma is voorzien van een fuzzy-zoeker, zodat woorden die bij het scannen maar magertjes zijn doorgekomen, toch leesbaar zijn. En wie bijvoorbeeld Milosevic verkeert spelt, komt toch bij de juiste persoon terecht. Bovendien kan ZyImage tekst more or less interpreteren. Afhankelijk van de taal zoekt het programma logische woordcombinaties.

Ook let de software erop of bepaalde woorden vaak dicht bij elkaar staan. Hierdoor kan veel nauwkeuriger worden gezocht dan met, bijvoorbeeld, de zoekfunctie in Microsoft Word die enkel één woord kan opzoeken.

Wie een bestand heeft gevonden, krijgt een afbeelding van het origineel op zijn scherm dat doet denken aan het oplichten van microfiches. Nadeel is wel, dat de software nog geen handgeschreven teksten herkent. Ook documenten met kleurrijke achtergronden leveren problemen op. “En met het invoeren van de Chinese en Japanse taal zijn we nog druk bezig”, licht Scholtes de mankementen toe.

Kosten

Goedkoop is het technische snufje zeker niet. De meest eenvoudige uitvoering van de software kost vijfduizend gulden. Wie een simpele server aanschaft, moet tenminste tienduizend euro neertellen. Is het archief bedoeld voor gebruik door verscheidene gebruikers tegelijk, dan lopen de kosten van het ‘instapmodel’ op tot twintigduizend à dertigduizend euro. Deze modellen kunnen maximaal driehonderdduizend pagina’s opslaan en zijn bedoeld voor bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf.

Voor het echte werk moet een veelvoud worden betaald. Zylab mikt uitsluitend op bedrijven, vooral omdat die vaak extra producten inslaan. “Tachtig procent van onze omzet bestaat uit herhalingsaankopen”, licht Scholtes toe. Bovendien zijn ondernemingen ook wel te porren voor een gebruikerscursus. “We kunnen onze omzet splitsen. De helft bestaat uit verkoop van software, de rest uit service en cursussen.”

Dat is aan particulieren niet besteed. Behalve dan aan een vrouw uit New York die de software voor eigen gebruik kocht. “Zij schreef elke dag haar dromen uit en zette die dan op de computer. Op die manier kreeg ze al haar dromen onder één knop. Zij wilde uitzoeken of ze sommige dromen vaker had.”

Door complexe software gaan bij overzetten nauwelijks tekens verloren

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels