nieuws

‘Cultuur van geven en nemen houdt faalkosten in stand’

bouwbreed

driebergen – Op de bouwplaats staan drie man en een kraan tweeenhalf uur te wachten op een partij kozijnen. Tegelijkertijd rijdt een vrachtwagen 150 kilometer stapvoets in de ochtendspits. Schade: 1250 gulden. Bij nader inzien blijkt dat een expeditiemedewerker bij het uitschrijven van de uitgiftebon van de leverancier het afleveradres niet goed heeft overgenomen. Met als gevolg dat de chauffeur pas na veel zoeken en bellen en tig extra kilometers op het goede adres arriveert.

Ir. O.K. van Megchelen, senior consultant van het managementbureau AcTL in Driebergen, schudt de voorbeelden van menselijk feilen tijdens het bouwproces achteloos uit zijn mouw.

Er gaat nogal wat mis in de bouw. Een onderzoek in opdracht van het Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf (IMK) onder bouwbedrijven van honderd tot tweehonderd werknemers becijfert de faal- en herstelkosten bij materiaalleveringen op maar liefst 5 tot 8 procent van de bouwomzet. Een ander onderzoek, uitgevoerd door de Stichting Bouwresearch (SBR) en gericht op de logistiek van bouwmaterialen in de keten van industrie, handel, aannemer en transportondernemer, geeft aan dat, zowel qua fouten als kosten, alle partijen in min of meer gelijke mate in de malaise delen. De enige remedie is volgens de onderzoekers doelmatiger samenwerken.

Normaal

De ondernemers in de bouw weten volgens Van Megchelen drommels goed dat veel fouten worden gemaakt tijdens het bouwproces.

“Het probleem is dat er in de praktijk van alledag zo vaak iets mis gaat dat fouten als normaal, in elk geval als onvermijdelijk, worden beschouwd. Reden waarom de missers zonder blikken of blozen worden opgelost en er niet meer over wordt gezeurd. Bij de kosten, de stress en de spanningen tussen de betrokken partijen die ze met zich meebrengen, wordt niet of nauwelijks stilgestaan. Evenmin bij de afbreuk die het improviseren in veel gevallen doet aan de kwaliteit van het eindproduct.”

Van Megchelen weet waarover hij praat. In opdracht van diverse brancheorganisaties is hij al meer dan tien jaar nauw betrokken bij de ontwikkeling en toepassing van informatietechnologie in de bouw, als instrument om de communicatie tussen de partijen in de keten te verbeteren. Naast het projectmanagement van diverse branchebrede EDI-projecten (industrie-handel, handel-aannemerij, verlader-transportondernemer) verzorgt het bureau opleidingen en workshops op het gebied van EDI, kwaliteitszorg en samenwerking in de bouw. AcTL werkt daarbij steeds ‘bottom up’ vanuit de praktische haalbaarheid en technische mogelijkheden.

Gebrekkig

Ketensamenwerking begint met de probleemstelling, licht Van Megchelen de strategie toe. “Voor de bouw zijn dat, net als in veel andere sectoren trouwens, onmiskenbaar de faalkosten. Die zijn veel te hoog en drukken de rendementen van de partijen in de keten.”

De faalkosten zijn voor een belangrijk deel te herleiden tot de gebrekkige logistiek in de keten. Dat geldt zowel voor de fysieke distributie als voor de informatiestromen. De bedrijven in de keten hebben nauwelijks inzicht in de eigen logistieke kosten, laat staan in de mogelijkheden om deze samen met andere partijen te beperken.

Levertijden

Ook de communicatie door het herhaaldelijk overnemen van gegevens in de eigen taal (in het traject van bouwtekening tot de rekening voor het transport gebeurt dat tien tot twintig keer!) is een onuitputtelijke bron van fouten.

Verder wordt er bij het plannen onvoldoende rekening gehouden met de levertijden van materialen. Daardoor is er veel haastwerk, wat de kans op fouten sterk vergroot en hoge meerkosten met zich meebrengt. Van Megchelen: “De gang van zaken wordt in stand gehouden door de geven-en-nemen-cultuur die binnen de sector heerst, waarbij de faalkosten veelal broederlijk worden gedeeld. Een andere boosdoener is de interne gerichtheid van de bedrijven. De een weet niet wat de ander doet. Er wordt nauwelijks over de grenzen van het eigen bedrijf heengekeken om na te gaan of samen met andere partijen in de keten betere oplossingen mogelijk zijn.”

Brancheorganisaties als de HIBIN en het NVOB hebben in de afgelopen jaren veel tijd en geld geinvesteerd in de bewustwording van de branche en het aandragen en ontwikkelen van oplossingen.

Van Megchelen wijst onder andere op het rekenmodel ‘Mondriaan’, ontwikkeld in samenwerking met de Katholieke Universiteit Brabant (KUB). Hiermee kan antwoord worden gegeven op de vraag hoe een bestelling het best kan worden uitgevoerd: uit magazijn, direct van de fabriek of niet. Van Megchelen: “Het model houdt rekening met kosten waar partijen vaak geen rekening mee houden, zoals faseverschillen, opslag, facturering, enzovoort. Het model vergroot het inzicht in de logistieke kosten(plaatsen) en draagt daardoor bij aan de bewustwording. Als een aannemer zich niet bewust is dat het hem iets oplevert, dan wil hij ook niet voor de dienst betalen. En de verkoper reageert daar weer op. Op die manier blijft de onbevredigende situatie in stand. Tot volle tevredenheid van beide partijen. Het motto ‘zo doen we dat nu eenmaal’ is heel kenmerkend voor de bouw.”

Voor het verbeteren van de communicatie in de keten zijn er de branchemodellen van HCPEDI.BOUW die gedefinieerd zijn voor de elektronische communicatie in de relaties handel-industrie en verlader en vervoerder. Intrabouw, zoals het systeem heet, wordt inmiddels op bescheiden schaal toegepast. Het systeem biedt een uniforme structuur voor bedrijfs- en productinformatie, zodat alle partijen in de keten er probleemloos gebruik van kunnen maken, ongeacht de technologie die zij gebruiken.

Visie

Als volgende stap wordt momenteel vanuit de HIBIN en het NVOB hard gewerkt aan het mobiliseren van de aannemers.

Van Megchelen: “Dat is nodig om ervoor te zorgen dat de neuzen in dezelfde richting wijzen. Dat gebeurt niet spontaan. Aannemers moeten zich bewust worden dat dienstverlening echt iets oplevert. Zij moeten bovendien inzien dat de dienstverlenende partij daarvoor moet worden beloond, anders houdt die partij het niet vol. Om resultaat te bereiken, moet dus echt worden samengewerkt, anders blijft het bij sub-optimalisatie.” Om dat te bereiken is meer nodig dan het aanreiken van hulpmiddelen. Het vergt ook mensen met visie en moed.

“Je kunt de hei niet van buitenaf in de fik steken, je moet op zoek naar potentiele vuurhaarden en de juiste momenten. Het is altijd een kwestie van synergie”, meent Van Megchelen.

Branchebreed

Een andere belangrijke voorwaarde om het vliegwiel in beweging te krijgen is volgens Van Megchelen dat het initiatief branchebreed gedragen wordt. “Dat is de enige manier om in een markt die eruit ziet als een lappendeken van een-op-een-relaties commerciele afhankelijkheid te voorkomen. Om verandering in gang te zetten, moet je bij het knooppunt beginnen.”

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels