nieuws

Als het resultaat afwijkt van de voorcalculatie…

bouwbreed

Ik heb een gecombineerd werk van koop- en huurwoningen met kantoren gerealiseerd. Juli 1998 was de oplevering. Op de aanneemsom van 10.000.000 gulden had ik een winstmarge van twee procent (200.000 gulden) gecalculeerd. Achteraf blijkt dat ik een verlies van 300.000 gulden op dit werk heb geleden. Hoe kan ik dat voorkomen?

Iedere aannemer zal achteraf in de vergelijking tussen de voor- en nacalculatie kunnen zien waar het mis ging. Daar heeft u niets meer aan. Zorg dat u tussentijds beheersingsmaatregelen kunt nemen.

U stelt vast dat u tussentijds geen signalen heeft gekregen dat de werkelijkheid ging afwijken van hetgeen u in de voorcalculatie had berekend. De oorzaken kunnen divers zijn.

Als er werk is uitbesteed aan een onderaannemer tegen een hoger bedrag dan in de calculatie, had u dit zeker vooraf kunnen zien. De uren van uw eigen mensen heeft u gecalculeerd tegen een vast tarief. Er zijn twee opties. Of uw calculatietarief is afwijkend, omdat uw mensen duurder of goedkoper zijn. Erger is als de productieve uren van uw mensen in het project gaan afwijken. Zodra extra uren worden gemaakt bovenop wat vooraf is gecalculeerd, komt u in de rode zone.

De toegankelijkheid en de logistiek op de bouwplaats spelen hierin een grote rol. Als mensen veel sjouwwerk moeten uitvoeren, verliezen ze productie-uren. Sommige aannemers kunnen op basis van de organisatie en de logistiek op de bouwplaats zien of een werk winstgevend is. Een efficiente organisatie verlaagt bovendien de toezichtkosten van de projectleider.

Een andere factor die u minder goed kunt aansturen zijn de werkbare uren door slecht weer. Maar u zult natuurlijk in uw calculatie ook met vorst- en regenverletdagen rekening moeten houden. Ook zult u proberen de ruwbouw van een werk voor de winter af te ronden.

Al die kostenfactoren van een werk wilt u beheersen. U wilt controleren of de oorspronkelijk gecalculeerde kosten redelijkerwijs in de pas lopen om het geprognosticeerde resultaat te behalen. Binnen een grote bouworganisatie voert de projectleider die taak uit. Of u doet dat zelf.

ù Controleer per vier weken-periode de voortgang van een werk op basis van het bouwverslag.

ù Bereken per periode (vier weken of per maand) de herziene inschatting van de resultaatprognose van ieder werk. Wanneer uw organisatie gelijktijdig tien of twintig verschillende werken onderhanden heeft, dient die voortschrijdende resultaatprognose per periode te worden verricht van alle werken.

In de aannemerij wordt veel gesproken over de automatisering van de bouwplaatsorganisatie. Ter plaatse zou een projectleider op een laptop dagelijks de ontvangstbonnen van afgeleverde materialen en werkuren moeten inkloppen. Die gegevens worden doorgeseind naar de hoofdcomputer van de centrale administratie ter controle van de voortgang. In de praktijk vindt die administratieve verwerking nog vaak handmatig plaats.

Afwijkingen

De projectleider zal aan de hand van de planning de afwijkingen moeten rapporteren. Hij kan u per periode verslag doen:

“Er zijn geen belangrijke afwijkingen, derhalve mikken wij nog steeds op het beoogde resultaat.” Of “wij hebben een voordeel of een nadeel van – gulden behaald op de inkoop van – “

Of “wij hebben vertraging opgelopen met de uitvoering van – om de volgende redenen – . Derhalve stel ik de resultaatprognose van het werk bij met – gulden.”

Op basis van zijn professionele beoordeling en praktijkervaring kan de projectleider u tijdig informeren over de voortgang. Hij rapporteert aan uw financiele afdeling. Daar ziet men voortschrijdend in de tijd alle kosten van een werk binnenkomen. Uw administrateur zal per periode redelijk zicht moeten hebben op over- of onderschrijdingen. Wanneer uw administrateur ontdekt dat kostenfactoren van een werk uit de hand lopen, moet hij daarover de projectleider aanspreken.

Stel eisen aan de inrichting van uw projectadministratie zodat u – gespecificeerd naar diverse posten – inzicht krijgt in voorgecalculeerde en werkelijke kosten. Leg meerwerk tijdig vast en zorg voor duidelijke afspraken met de opdrachtgever.

De hele gegevensuitwisseling tussen de projectleider en uw controller dient een strak georganiseerd proces te zijn. Uw controller rapporteert per vier weken aan het managementteam de aangepaste resultaatprognose. Zorg dat u beheersingsmaatregelen kunt nemen.

Risicoprofiel

Ook is het interessant de verliesgevende projecten van de afgelopen drie jaar te analyseren. Zijn er gelijke kostenfactoren met blijkbaar een hoger risico waardoor verlies ontstaat?

U kunt kiezen tussen eigen mensen en onderaannemers, eigen materieel en inhuur van machines. U heeft overheadkosten. De calculatie leidt tot de kostprijs van een werk. Zijn er bij verliesgevende projecten kostenfactoren die belangrijk hoger zijn dan bij winstgevende werken?

Op basis van gerealiseerde werken in het verleden kunt u een risicoprofiel samenstellen van een potentieel verliesgevend werk. Zodra de orderportefeuille krimpt en de personeelsbezetting gelijk blijft, ontstaan financiele problemen. Zorg dat u flexibel bent met de inzet van arbeidskrachten.

Hans van Kleef RA, Sectorgroep Bouw en Onroerend Goed, Moret Ernst en Young, Leeuwarden. Telefoon (058) 298 12 34

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels