nieuws

Registratie ‘indirecte tijd’ bespaart bouwplaatskosten

bouwbreed

Een verdere verlaging van de kosten op de bouwplaats is dringend noodzakelijk en de tijd is er rijp voor. Maar is het daarom zinvol en haalbaar dat bouwvakmedewerkers elke dag een briefje invullen, met daarop de gegevens van wat ze gedaan hebben:tekening lezen, maatvoeren, overleggen, materiaal halen, wachten, persoonlijke verzorging enzovoorts? En hebben vooral uitvoerders en medewerkers daar bezwaren tegen en legt het management zich daar gelaten bij neer? Of is het juist zo, dat de bezwaren een gevolg zijn van falend management?

Het uitzetten van een koers op het gebied van de kostenverlaging dient zo nauwkeurig mogelijk te geschieden, met zo nauwkeurig mogelijke instrumenten. Het belangrijkste instrument dat de leiding hanteert is de kosten-registratie.

Met de daaruit voortvloeiende gegevens ke maatregelen worden bedacht en op hun effect gecontroleerd. Daarom worden overal de gewerkte uren op de bouwplaats vastgelegd (meestal door de uitvoerder). Het gaat daarbij om ‘totaal’-uren, dat wil zeggen:uren waarin zowel de directe als indirecte tijdsbesteding zijn opgenomen zijn. Met directe tijdsbesteding wordt hier bedoeld:het zuiver verwerken van de materialen. Onder indirecte tijdsbesteding moet worden verstaan:uren voor bijvoorbeeld tekening lezen, overleggen, maatvoeren, laden en lossen, persoonlijke verzorging en dergelijke.

Verborgen De uren van de laatste groep komen over het algemeen alleen in beeld bij het incidenteel uitvoeren van tijdsmetingen (MTM bijvoorbeeld), maar verder blijven ze verborgen. Daarmee worden de kansen afgesneden om ook in dat gebied een effectief kostenverlagingsbeleid te voeren. We moeten de vraag stellen of dit verantwoord is en in dat kader ook onderzoeken of een meer gespecificeerde registratie van de gewerkte uren (uit te voeren door de bouwvakmedewerker zelf) praktisch uitvoerbaar is.

Er is een aantal redenen waarom de hier bedoelde tijdsregistratie tot nu toe niet wordt toegepast. Het kost in de eerste plaats tijd:van de medewerker zelf, voor de verwerking en voor de bespreking van de resultaten. De redenering is dat daardoor de baten niet zouden opwegen tegen de kosten.

Verder kan er sprake zijn van ‘emotionele weerstanden. Bij voorbeeld bij de vakman, die intuitief vecht tegen de tijdscontrole, omdat die voor hem ook tijdsdruk kan betekenen, wat strijdig kan zijn met zijn voornaamste doel en wezen:vakwerk leveren!

Daarnaast is er ook weerstand vanuit het gevoel zich te moeten verdedigen tegen uitbuiting en overbelasting. Weerstand uit defensiebehoefte dus, voortkomend uit ervaringen met slecht en verouderd management.

Er is echter niet alleen sprake van weerstand bij deze groep.

Integendeel:in gesprekken komt dikwijls naar voren, dat men het juist prettig zou vinden als men zou ke vastleggen wat er precies op de werkplek gebeurt. De weerstand is dus niet algemeen.

Uitvoerders Niet alleen bij de medewerkers is er soms sprake van weerstand:ook uitvoerders hebben hun bedenkingen. Zij komen bij gespecificeerde uren-registratie veel duidelijker oog in oog te staan met de eigen organisatorische onvolkomenheden. Dat wordt dan als moeilijk ervaren. Tekenend voor dit feit is bijvoorbeeld de ervaring in een bijeenkomst met twintig uitvoerders:niemand kwam op het idee dat er ook wel eens wordt gewacht op de bouwplaats. Toen dezelfde groep uitvoerders de uren moest invullen op een lijst van indirecte activiteiten was een veelgehoorde en in dit kader typerende opmerking: “Nu gaan we met de billen bloot.” Ook hier is dus sprake van weerstand en een defensieve houding. En ook hier stellen we vast dat dit wortelt in de praktijk van verouderd management, namelijk: leidend tot het verbergen van onvolkomenheden.

Onderzoek De conclusie is:waar in de praktijk bezwaren bestaan tegen een verdere specificatie van gewerkte uren is er sprake van een mengeling van zakelijke (tijd, kosten en baten) en emotionele (bedreiging, weerstand) argumenten. We zullen deze bezwaren hieronder aan een kritisch onderzoek onderwerpen. Als we eerst naar de balans van kosten en baten kijken, dan ke we vaststellen, dat het noteren van de gespecificeerde uren op de bouwplaats nauwelijks tijd hoeft te kosten:bij enige gewenning duurt het noteren niet meer dan enkele minuten. De tijd voor verwerking is ook veel minder dan vroeger door gebruik van de computer. Bovendien kan het systeem zo worden ontwikkeld, dat de urenregistratie de uitvoerder minder tijd gaat kosten dan nu het geval is, omdat de medewerkers al een deel van het werk hebben gedaan (bijvoorbeeld:waar ze aan hebben gewerkt en hoe lang). Het systeem voorziet in een regelmatig overleg over de resultaten. Dit kan dan plaatshebben tijdens het ook voor andere zaken zinvolle werkoverleg. Men kan het ook beperkter toepassen.

Maar het kost wel tijd.

Uitwerking De uitwerking voor een groep van tien bouwvakmedewerkers, die eenmaal per vier weken een uur vergaderen over deze materie (wat erg ruim is) ziet er als volgt uit: . invullen: 5 min/dag/medewerker= zestien manuren; . extra verwerking:0,5 u/dag = tien manuren; . vergaderen: 1u/4 weken/medewerker= tien manuren; . Totaal extra tijd per vier weken:36 manuren.

De besparing zal dan minimaal ook 36 mu moeten bedragen, wat neerkomt op een besparingspercentage op de indirecte uren van ongeveer 5 procent. Dit moet zeker haalbaar zijn en veel meer dan dat!

Besparing De besparing komt tot stand door de volgende effecten van het systeem.

Ten eerste:doordat men iedere dag moet nadenken over de indirecte uren worden de mensen zich veel bewuster hiervan, hetgeen leidt tot beperking.

Ten tweede:doordat het systeem voorziet in een voor iedereen zichtbare grafische weergave van het indirecteurenverloop raken mensen gemotiveerd om de lijn te doen dalen en zeker niet te laten stijgen.

Dit fenomeen wordt veroorzaakt door het besef, dat eigen resultaten onweerlegbaar door iedereen worden gezien en dus nooit ke worden ontkend of ondergeschoven. Het biedt de mogelijkheid om te scoren, hetgeen aansluit bij de sportieve behoefte die mensen hebben. Het laten zien van de resultaten werkt dus op zichzelf al kostenverlagend, ook zonder extra tijd door overleg en dergelijke.

Ten derde:het overleg over de resultaten, oorzaken en mogelijke acties voor verbetering geeft uiteraard nog de bewuste extra kracht in de richting van de besparing op de indirecte uren.

Ten vierde:invoering van het systeem leidt tot een betere sfeer en samenwerking op de bouwplaats, waardoor in het algemeen de zaken soepeler gaan lopen.

Tenslotte ten vijfde:in het nieuwe systeem zal het ook niet meer gebeuren dat uitvoerders uren ‘verschrijven’, wat zal leiden tot een verhoging van de kwaliteit van de nacalculaties en daarop gebouwde nieuwe begrotingen.

Conclusie:er ontstaat een zeer sterke kracht in de richting van

tenbesparing, waardoor de 5 procent verhoging in de meeste gevallen zeker ver wordt overstegen.

Invoeren De vraag is dan verder:Hoe kun je het systeem invoeren?

Als de kosten/batenvraag positief is beantwoord, ligt het antwoord verder in het wegnemen van de emotionele weerstanden bij zowel uitvoerders als medewerkers. Deze weerstanden wortelen in het zich bedreigd voelen. De oplossing bestaat dus uit het wegnemen van de dreiging, die men al of niet terecht voelt. Dit kan alleen door het bewust en beleidsmatig creeren van een sfeer van gezamenlijkheid, saamhorigheid en samenwerking, kortweg:door het scheppen van een een ‘wij-gevoel’, zich uitstrekkend van directeur tot medewerker op de bouwplaats. Een sfeer, waarin fouten mogen worden gemaakt en worden gezien als kansen om het samen beter te gaan doen.

De hierboven voor een systeem van indirecte-urenregistratie noodzakelijke cultuur van samenwerking en openheid zien we in de bouwsector al op vele plaatsen ontstaan. Er wordt immers op vele plaatsen intensief beleidsmatig invulling gegeven aan begrippen als ‘totale kwaliteit’, ‘interne klantgerichtheid’, ‘personeelsbinding’, ‘werkoverleg’ en ‘communicatie. Deze feiten wijzen erop dat de tijd rijp is voor een verdere daling van de indirecte arbeidskosten op de bouwplaats.

1) Wim Steijn is directeur van Steijn Training in Acquoy.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels