blog

Stel marktconsultatie verplicht

bouwbreed Premium 849

Stel marktconsultatie verplicht

Een discussie over de contractuele voorwaarden tijdens een aanbestedingsprocedure is in de praktijk erg moeizaam. De belangen wegen zwaar, de aanbestedingsregels laten weinig toe, de tijdsdruk is hoog. Er verandert dus meestal niet veel, terwijl de voorwaarden een grote rol in het project spelen. Wanneer moet deze discussie dan wel gevoerd worden?

Voor iedere marktpartij zijn twee vragen cruciaal bij een aanbesteding. Ten eerste de vraag of de scope helder is; wat wordt er precies verwacht van de aanbieder? Daarnaast zijn de voorwaarden van cruciaal belang. Welke risico’s moet de inschrijver op zich nemen, welke verantwoordelijkheden zijn voor zijn rekening? Als de scope niet duidelijk is, volgen bijna altijd extra kosten. Als de voorwaarden zeer eenzijdig zijn en vrijwel alle risico’s bij de inschrijver worden neergelegd, is de toon voor het project gezet. Wat daarna volgt is geen samenwerking, maar een strategisch spel waarbij de opdrachtnemer zoveel mogelijk zal proberen om de risico’s weer terug te duwen. En soms worden risico’s bij de opdrachtnemer belegd die hij helemaal niet kan beheersen. Als zo’n risico zich voordoet zijn de gevolgen alsnog voor de opdrachtgever.

De rol van voorwaarden in een bouwproject wordt nogal eens onderschat. Communicatie tussen de opdrachtgever en marktpartijen zou veel misverstanden kunnen wegnemen. Maar bij een aanbestedingsprocedure zijn er eigenlijk maar twee mogelijkheden om in alle vrijheid met marktpartijen te communiceren; dat is vóór de start van de procedure en na de gunning van de opdracht. Tijdens de procedure is communicatie aan strakke regels gebonden. In sommige gevallen wordt het zelfs expliciet verboden voor gegadigden om te bellen met medewerkers van de aanbestedende dienst. Elk contact dient via gereguleerde kanalen te verlopen, meestal digitaal. Bij ieder contact wordt steeds afgewogen of er mogelijk informatie wordt verstrekt die één of meerdere partijen tot voordeel kan strekken. In dat geval moeten alle partijen deze informatie verkrijgen. Vragen over de voorwaarden liggen gevoelig en slechts zelden worden de voorwaarden gewijzigd.

Aan de voorwaarden valt dan niet veel meer te sleutelen

Na de gunning is er sprake van een overeenkomst tussen twee partijen en binnen die overeenkomst kan vrijuit worden gesproken. Maar aan de voorwaarden valt dan niet veel meer te sleutelen. De inschrijver heeft die immers bij zijn inschrijving geaccepteerd.

Dan blijft er slechts één mogelijkheid over, communicatie vóór de start van de procedure. En daarvoor is de marktconsultatie een uitstekend middel. Nu wordt deze al steeds vaker toegepast, maar dan gaat het heel vaak om de opdracht zelf. Soms wil de opdrachtgever ‘creatieve of innovatieve ideeën’ uit de markt horen. Die krijgt hij natuurlijk nauwelijks, want de markt gaat die niet zomaar weggeven. Met dit soort verwachtingen levert een marktconsultatie niet zoveel op. Maar een marktconsultatie leent zich wel uitstekend voor een open discussie over de voorwaarden. Marktpartijen willen bijvoorbeeld graag uitleggen wat het voor hen betekent als de risico’s in de ondergrond voor hen zijn. Of wat de gevolgen zijn van de keuze van een geïntegreerd contract of hoe hoog hun kosten zijn bij een concurrentiegerichte dialoog. Of dat onbeperkte aansprakelijkheid ook betekent dat ze niet verzekerd zijn.

Een goed georganiseerde marktconsultatie waarin de opdrachtgever open staat voor een discussie over zijn voorwaarden kan heel veel opleveren.

Een marktconsultatie verplicht tot niks en er kunnen ook geen rechten aan worden ontleent. Daarnaast kent de invulling een grote mate van vrijheid. Een goed georganiseerde marktconsultatie waarin de opdrachtgever open staat voor een discussie over zijn (concept) voorwaarden kan heel veel opleveren. Mits de opdrachtgever een luisterend oor heeft kan het leiden tot een evenwichtige set aan voorwaarden, veel minder discussie tijdens de aanbesteding en een gezond fundament voor samenwerking in het project. Een marktconsultatie over de voorwaarden zou daarom een verplicht onderdeel moeten zijn voor iedere opdrachtgever die een project wil aanbesteden.


Drs. Ing. Jaap de Koning, Witteveen+Bos

Reageer op dit artikel