ANOo deed literatuuronderzoek naar de sleutelrollen bij innovatiegericht inkopen. De belangrijkste rollen en hun bijbehorende taken beschrijven we in een publicatie die dit voorjaar verschijnt. Het gaat om de bestuurder, de opdrachtgever, de innovatieadviseur en de inkoopadviseur. Hieronder enkele tips voor de invulling van die rollen.

De bestuurder

Moedig als bestuurder innovaties aan door uitdagende doelen te stellen, ambities helder te communiceren en ruimte te bieden voor innovatieve oplossingen. Leg innovatieve doelen vast in regelgeving en bestuursakkoorden. Bespreek vervolgens deze doelen met besluitvormers en de markt om urgentie te creëren. Accepteer dat experimenteren met innovaties regelmatig gepaard gaat met risico’s en een langer dan gebruikelijk (inkoop)traject.
Een andere tip: bundel de vraag naar innovatieve oplossingen met andere publieke organisaties door gecoördineerd, collectief opdrachtgeverschap. Dat maakt het mogelijk gezamenlijk voor de lange termijn ambities vast te leggen en individuele opdrachten aan elkaar verbinden.

De opdrachtgever

Als opdrachtgever bent u eigenaar van de opdracht en het bijbehorende innovatievraagstuk. In deze sleutelrol heeft u de taak innovatie te initiëren bij projectleiders en inkopers. Bedenk bij nieuwe opdrachten altijd wat de kansen zijn voor innovatie en de mogelijke bijpassende aanbestedingsvormen. Benut hiervoor de inkoop- en innovatie-expertise binnen uw organisatie.
Creëer als opdrachtgever voldoende speelruimte voor opdrachtnemers. Het functioneel specificeren van de opdracht is hierbij het vertrekpunt: beschrijf welke doelen bereikt moeten worden en niet welke oplossing er moet komen. Onderzoek daarbij van tevoren hoe om te gaan met bestaande beleidskeuzes, standaardisering, normen en richtlijnen.

De innovatieadviseur

De innovatieadviseur is de schakel tussen bestuur en opdrachtgever. Hij stimuleert de innovatiecultuur binnen een organisatie, bijvoorbeeld door collega’s in staat te stellen innovatieve oplossingen toe te passen. Deze persoon creëert ruimte voor collega’s om kennis te maken met innovatieve oplossingen, richting te geven aan innovatie en biedt hierbij ondersteuning. Richt bijvoorbeeld een praktijkomgeving in, zoals een proeftuin.
De innovatieadviseur heeft ook de verantwoordelijkheid voor opschalingsplannen. Opschaling is niet beperkt tot het project waarvoor de innovatie in gang is gezet, het kan ook plaatsvinden in andere projecten of bij andere organisaties. Zeker als de innovatie een onderliggende technologie, dienst of een manier van werken is.

De inkoopadviseur

De inkoopadviseur ondersteunt innovatiegerichte inkooptrajecten met inkoopexpertise en kennis van de (juridische) mogelijkheden. Investeer in de nodige opleidingen of nieuwe collega’s met de juiste ervaringen. Zorg ervoor dat u bruikbare ideeën en kennis met betrekking tot innovatiegericht inkopen communiceert en borgt in de organisatie. Bijvoorbeeld door bijeenkomsten voor opdrachtgevers en projectleiders te organiseren, over niet-traditionele aanbestedingsvormen en wat deze voor de organisatie kunnen betekenen. Sta voorafgaand aan een opdracht stil bij de kansen voor innovatie en een passende aanbestedingsvorm.

Rol van marktpartijen

Uiteraard hebben ook marktpartijen een belangrijke rol bij innovatiegericht inkopen. Het is van belang om te begrijpen wat de behoeften van aanbestedende diensten zijn, zeker bij functioneel gespecificeerde opdrachten. Door deel te nemen aan marktconsultaties en -verkenningen krijgen marktpartijen een beter beeld van de manier waarop zij innovatieve oplossingen aan kunnen bieden. Ook kunnen marktpartijen onderzoeken hoe een innovatie aansluit bij de strategische inkoopplannen van de opdrachtgever(s).

Meer weten? Binnenkort leest u meer over de sleutelrollen binnen innovatiegericht inkopen op de website van PIANOo.

Marcella van Room, Adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden