artikel

Bouwen is specificeren, organiseren en contracteren

bouwbreed 814

Denk je als organisatie aan een grote verbouwing, of aan nieuwbouw, maar weet je niet hoe je dit moet contracteren? Je bent niet de enige; er komt namelijk nogal wat bij kijken.

Bouwen is specificeren, organiseren en contracteren

Het is daarom verstandig om een goede contracteringstrategie te ontwikkelen, passend bij jouw opgave. Maar in de media wordt van alles gezegd: ‘Ga uit van wat je kent, dan zit je goed.’ ‘Kies voor innovatie, want dat doet iedereen.’ Opmerkingen die nauwelijks onderbouwd worden. Vaak is het een kwestie van ervaring met één bepaalde vorm van contracteren of gaat het om een voorkeur. Of je kiest voor een bepaalde manier van werken, want: ‘Zo doen wij dat altijd.’ Je kunt het ook anders aanpakken, laten Kees Rezelman, Rutger Kriek, Jeroen de Jongh (AT Osborne) en Fanauw Hoppe (AT Lawyers) zien. Zij geven hun visie op contracteren.

“We moeten af van het hokjes denken en niet gelijk handelen uit gewoonte. Eigenlijk zou elke organisatie eerst moeten nadenken en de mogelijkheden moeten afwegen, voordat zij een keuze maken,” zegt Kees Rezelman, managing consultant Hoger Onderwijs. “Wij ontdekken samen met onze opdrachtgever dat er veel mogelijk is, want door daar niet eerst bij stil te staan, beperk je jezelf enorm. Zonder een goede contracteringstrategie kan het zijn dat je niet de beste organisatie- en contractvorm kiest voor jouw project. Dat kan zomaar extra kosten met zich meebrengen of vertragingen of andere problemen opleveren. Dat is onnodig.” “We moeten af van het hokjes denken en niet gelijk handelen uit gewoonte of blindelings kopiëren.”

Het organiseren van een bouwproject vereist dus een aantal strategische afwegingen. Deze afwegingen hebben te maken met de gewenste rol-, taak-, en risicoverdeling van de partijen in het bouwproces, de fasering, exploitatie en financiering van een bouwproject. De gemaakte keuzen vormen de basis voor de wijze van samenwerking en de verhouding tussen de diverse partijen.

Specificeren, organiseren en contracteren

Organisaties hebben altijd wel een idee wat hun projectdoel is. De vraag is of het doel en die ideeën echt voldoende duidelijk zijn voor te contracteren partijen, maar ook de eigen organisatie. Heldere specificaties, onderscheid tussen eisen (wat moet van de organisatie) en wensen (wat zouden we graag willen) kunnen ontbreken. Vaak zijn onderdelen zeer gedetailleerd gespecificeerd, terwijl er op andere onderdelen geen enkele ambitie of specificatie ligt.

Onontbeerlijk is een analyse van de beschikbare tijd tot geëiste (of gewenste) oplevering. Als het kantoor ‘op middellange termijn’ te krap is, ligt er een andere vraag dan wanneer er voor het komende studentenjaar per 1 september een nieuwe collegezaal gereed moet zijn. Niet te onderschatten zijn ook termijnen voor procedures, bestuurlijke en praktische goedkeuringen tijdens de voorbereidingen van de bouw. Hier geldt wederom: welke mijlpaal en doorlooptijden zijn harde eisen en kun je niet veranderen en welke zijn ‘zacht’ (een wens of idee).

Belangrijk is na te gaan hoe het budget zich verhoudt tot de kosten van het bouwproject. Een krap budget en een no-go voor elke budgetoverschrijding leidt tot een andere organisatie voor de bouw van het project, dan mogelijkheden om budget toe te voegen tijdens de rit.

Wanneer financiering met ‘eigen’ geld niet mogelijk is, dan wordt externe financiering overwogen. Hiermee verplaatst het risico op overschrijding van het projectbudget weliswaar naar een andere partij, maar externe financiering is zeker niet voor alle organisaties het goedkoopst. En: wie mag invloed uitoefenen, wie bepaalt op cruciale momenten of het project door gaat?

Voor het contracteren van opdrachtnemers moeten dus strategische uitgangspunten worden verzameld, onderverdeeld in:
• Project: wat is het project precies?
• Opdrachtgever: welke invloed, rol, taak en verantwoordelijkheid hebben verschillende personen in de organisatie?
• Opdrachtnemer: welke invloed, rol, taak en verantwoordelijkheid kunnen en willen opdrachtnemers, ‘de markt’ dragen?
• Omgeving: welke invloed hebben belanghebbenden uit de omgeving?

Verschuiving naar integrale contracten

Kijkend naar de laatste jaren is er een verschuiving gaande, van traditionele ‘bestekcontracten’ naar meer integrale contracten. Een eerste stap in deze integratie is een bouwteam. Aannemers en installateurs worden daarbij eerder betrokken. Dit heeft als voordeel dat zij voor de bouw meedenken en adviseren, en daarmee bouwrisico’s beheersen. Ook kan de aannemer verantwoordelijk worden gemaakt voor het technisch ontwerp of zelfs het gehele ontwerp. “Het geeft aan dat steeds meer organisaties gaan inzien dat er meer mogelijk is dan de traditionele contractvormen,” zegt Fanauw Hoppe, advocaat bij AT Lawyers. “Maar er is nog veel winst te behalen, ik zie nog veel organisaties met koudwatervrees.”

Rutger Kriek, managing consultant Gezondheidszorg, vult aan: “eigenlijk zouden organisaties per situatie moet bekijken wie zij in hun proces betrekken en op welk moment. Heb je bepaalde kennis zelf in huis, of haal je die kennis van buiten? Dat is voor een verbouw anders dan bij nieuwbouw.” De regels van een contractvorm zijn niet zwart/wit. Je moet daarbij vooral kijken wat er in jouw project verstandig is. “Voordeel is dat je dan in een vroeg stadium in gesprek bent met de markt en vooral ook dat je dan de risico’s duidelijk boven tafel krijgt,” zegt Rutger. En daar ligt de kern: wat is het beste moment om één of meerdere bouwers te betrekken?

Vaak wordt er te snel doorgeredeneerd: als integratie van ontwerp en uitvoering verstandig is, neem dan ook beheer, onderhoud en wellicht zelfs financiering mee in een DB(F)MO overeenkomst. In de praktijk betekent dit een langdurig contract (meestal 20 jaar of meer) met één partij, dat weinig ruimte laat voor verandering, terwijl veel opdrachtgevers zeker weten dat ze wel veranderen.

We weten niet hoe onze organisatie zich de komende jaren ontwikkelt. Argument voor integratie van onderhoud met ontwerp en bouw, is dat de aannemer onderhoudsarm zal ontwerpen. Echter: heldere specificaties en slimme adviseurs kunnen ook de basis van een onderhoudsarm gebouw vormen, daarvoor is een DBM-contract (Design Build Maintain) niet noodzakelijk. Ook hier is een goede afweging nodig.

Financiering

Natuurlijk kan de aannemer met een bank en andere partijen een consortium vormen, die de financiering van het project verzorgt. Maar dat hoeft niet. Veel grote (onderwijs)organisaties kunnen bouwprojecten zelf vaak goedkoper financieren. Bovendien zit er met de bank een extra partij aan tafel die invloed op het project heeft.

Voor zorginstellingen is financiering vaak wel een apart vraagstuk. Of financiering door de eigen organisatie ‘lukt’ of dat het consortium de financiering regelt, is een belangrijke vraag voor de start van de bouw. Uiteindelijk zal óf het consortium óf de organisatie het risico op langdurige exploitatiekosten moeten dragen. “In de gezondheidszorg, en met name in de woonzorg, ligt dat anders,” legt Rutger Kriek uit. “Daar worden regelmatig externe beleggers bij een project betrokken, om mede de financiering te regelen.”

Risico bij installateur

Ook zijn er vele voorbeelden van integratie van exploitatie, ontwerp en bouw voor (gebouw)installaties. De installateur wordt op basis van een energie- en onderhoudsprestatie gecontracteerd en financiert de (meer)investering tijdens de bouw uit de lagere energiekosten. Dit DBME-contract legt het risico voor het behalen van de energiewinst bij de installateur. Met dergelijke contracten kunnen ook energiebedrijven worden opgericht en gecontracteerd, om energieneutrale gebiedsontwikkelingen mogelijk te maken. “Voor duurzame en complexe installaties of installatiedelen zoals warmte- en koude opslag (WKO), worden regelmatig geïntegreerde contracten afgesloten,” zegt Jeroen de Jongh, consultant. “Ontwerp, bouw, onderhoud en energiemanagement worden gecontracteerd in een DBME-contract. Financiering van de (meer)investeringskosten voor duurzame installatie kan eveneens bij de installateur worden belegd. Deze manier van werken maakt de scope van het project anders. Het gebouw kan onder een andere contract vallen dan de complexe installatie.”

Waar je ook voor kiest en welke overwegingen je daarbij ook hebt: er is niet één waarheid. Dat is voor iedereen en voor elke situatie anders en daarmee is het maatwerk, een proces dat je gezamenlijk moet oppakken.


Judith Steltman, AT Osborne

Reageer op dit artikel