artikel

Marktconsultatie: wat je als aanbesteder echt moet weten

bouwbreed Premium 872

Marktconsultatie: wat je als aanbesteder echt moet weten

Steeds meer publieke opdrachtgevers vragen de markt om input voor hun aanbestedingen. Helaas weten veel aanbesteders nog nauwelijks hoe je een goede marktconsultatie uitvoert. Het gevolg is dat marktpartijen niet alleen overstelpt worden met informatieverzoeken, maar daar ook van in verwarring raken. Ze tasten vaak in het duister over bijvoorbeeld het exacte doel van die verzoeken, de tijdsinvestering die ervoor nodig is en of ze er ook iets voor terugkrijgen.

Deze column (de eerste van twee) maakt duidelijk wat een marktconsultatie is, waarvoor deze dient en wanneer je als aanbesteder het best zo’n consultatie kunt starten.

Waarom je een marktconsultatie houdt

Een marktconsultatie is een ‘door een aanbestedende dienst georganiseerde informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding’, aldus de definitie van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden.

Anders gezegd: als publieke opdrachtgever wil je de best mogelijke aanbesteding maken, maar je weet nog te weinig over processen, producten, ontwikkelingen of spelers in de GWW- en Bouw-sector. Daarom stel je vragen aan bedrijven en brancheverenigingen. In hoeverre is jouw project bijvoorbeeld interessant voor hen? Welke kansen en knelpunten zien ze? En welke planning mag je verwachten? Welke oplossingen zijn bovendien beschikbaar, geschikt én passend binnen de projectkaders? En zijn er genoeg partijen die dit soort oplossingen kunnen bieden?

In Rotterdam maakte een ondernemer de gemeente heel enthousiast over elektrische en hybride bouwmachines. Maar al snel bleek dat hij de enige was die zo’n machine kon aanbieden. Hiermee is in de aanbesteding vervolgens rekening gehouden.

Een marktconsultatie kan ook zinvol zijn voor potentiële opdrachtnemers. Niet omdat ze er rechten aan kunnen ontlenen. Maar het doet de relatie met jou, hun potentiële opdrachtgever, ook geen kwaad. En belangrijker: een consultatie vertelt hen dat er een aanbesteding aankomt en vaak zelfs aan welke randvoorwaarden je zit te denken. Ze kunnen zich daar dan op voorbereiden. Een marktconsultatie voorkomt dus dat geschikte marktpartijen verrast worden door een aanbesteding. En dat ze geen tijd of zin meer hebben om eraan mee te doen.

Wanneer je een marktconsultatie houdt

De meeste consultaties vinden plaats vóór de aanbestedingsprocedure. Maar soms is er ook ruimte voor dialoog tijdens die procedure. In beide gevallen ga je eerst goed na of de partijen die je wilt spreken daar tijd voor hebben. Hebben ze het stervensdruk? Probeer dan te wachten tot het rustiger is. En sowieso houd je een marktconsultatie natuurlijk niet tijdens de bouwvak.

Bovendien begin je er pas aan als je je goed hebt voorbereid. Je gaat na welke deelnemers je wilt spreken, wat je van hen wilt weten en wat je met die informatie van plan bent. Je kiest of ze een vergoeding krijgen. En je bepaalt hoe je de consultatie inricht; hoe je hun informatie zo eenvoudig mogelijk kunt verkrijgen.

Heb je dit alles op een rij? Dan vertel je dat alles in alle open- en eerlijkheid. Bovendien geef je aan hoe je met hun concurrentiegevoelige informatie omgaat en hoe je zult terugkoppelen wat je met de verzamelde gegevens gedaan hebt.

Uiteraard laat bovenstaande veel vragen onbeantwoord. Hoe kun je een marktconsultatie bijvoorbeeld het best inrichten? Wie zet je in je team? En hoe ga je om met informatie? Bovendien: wanneer kun je beter van een marktconsultatie afzien? En wat zijn dan de alternatieven? Deze en andere vragen beantwoorden we in onze volgende column.


Vakgroep GWW en Bouw van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden (gebaseerd op ervaringen van gemeente Rotterdam, Inkoopbureau Midden-Nederland en Provincie Noord-Brabant)

Reageer op dit artikel