artikel

Checklist motiveren gunningsbeslissing

bouwbreed 50

Checklist motiveren gunningsbeslissing

Aanbesteders worstelen vaak met de vraag hoe een gunningsbeslissing moet worden gemotiveerd. Volgens inschrijvers is de motivering van de aanbesteder vaak te summier. Hoe ver moeten aanbesteders gaan met de motivering?

Aan het eind van een aanbestedingstraject ontvangt de ‘winnaar’ een brief met het voornemen tot gunning. Belangrijk is vooral wat in de brief aan de afgewezen partijen moet komen te staan. De motivering van de aanbesteder leidt regelmatig tot frustratie bij inschrijvers. Het wekt dan ook geen verbazing dat hierover veel wordt geprocedeerd. Zowel aanbesteders als inschrijvers vragen zich af hoe ver de motivering van de afwijzing moet gaan.

In geval van een aanbesteding met als gunningscriterium ‘de laagste prijs’ is de motivering eenvoudig. Voldoende is om de inschrijfsommen van de deelnemende partijen te vermelden. Bij een aanbesteding met als gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI) kan dit lastiger zijn.

Artikel 2.130 Aanbestedingswet 2012

Uit artikel 2.130 Aanbestedingswet 2012 volgt dat alle relevante redenen van de gunningsbeslissing aan partijen moeten worden medegedeeld. Een samenvatting van de relevante redenen is niet voldoende. Let wel dat bedrijfsvertrouwelijke informatie niet openbaar mag worden gemaakt. Naast de relevante redenen moet de aanbesteder melding maken van de bezwaartermijn (Alcateltermijn) van 20 dagen. Bovendien is aanbesteder verplicht de brief in ieder geval per e-mail of per fax te verzenden.

Relevante redenen

Wat moet worden verstaan onder ‘relevante redenen’? In ieder geval moeten daaronder worden verstaan de kenmerken en voordelen van de winnaar alsmede de naam van de winnaar. In de loop der jaren is in de rechtspraak nader uitgewerkt wat onder relevante redenen wordt begrepen. Het Hof Den Haag heeft in een recent arrest (4 maart 2016 gepubliceerd) de geldende lijn bevestigd. De hoofdregel is dat de precieze invulling van de relevante redenen afhankelijk is van de omstandigheden van het geval. Volgens het Hof geldt echter in het algemeen dat de relevante redenen onder meer de volgende elementen kunnen bevatten:

Het is opmerkelijk dat het Hof onder de genoemde elementen niets opneemt over de redenen waarom de winnaar hoger scoort op de deelcriteria (subgunningscriteria). Uit artikel 2.130 lid 2 Aanbestedingswet 2012 volgt dat de kenmerken en voordelen van de winnaar moeten worden vermeld. Dit kan worden gedaan door te melden op welke deelcriteria de winnaar beter heeft gescoord en waarom. De wet lijkt hier verder te gaan dan de rechtspraak, al heeft het Hof geoordeeld dat relevante redenen onder meer de genoemde elementen kunnen bevatten. Andere elementen zijn ook denkbaar.

Het is aanbesteders aan te raden alle redenen van de afwijzing in de eerste afwijzingsbrief op te nemen. Aanvulling van die redenen is daarna – zelfs in kort geding – niet mogelijk, tenzij sprake is van bijzondere omstandigheden. Het is wel toegestaan om achteraf een nadere toelichting van de afwijzingsgronden te geven.

Checklist motiveren gunningsbeslissing

Op grond van de jurisprudentie kunnen aanbesteders en inschrijvers over het algemeen de volgende checklist gebruiken bij de motivering van een gunningsbeslissing:

Slotopmerkingen

De gunningsbeslissing moet voldoende worden gemotiveerd, zodat inschrijvers in staat worden gesteld te toetsen of hun inschrijving terecht als minder goed is beoordeeld en of een eventuele procedure zinvol is. Aanbesteders die niet aan deze verplichting voldoen, lopen het risico dat de bezwaartermijn nog niet aanvangt. Dat maakt dat de opdracht niet definitief kan worden gegund. Dit kan grote gevolgen hebben voor de planning van de aanbesteder.

Mr. A.A. Rassa, De Kempenaer Advocaten

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels