artikel

Goede opdrachtgever kan zich beheersen

bouwbreed

Goede opdrachtgever kan zich beheersen

Aannemers protesteerden recent tegen de hoge transactiekosten bij aanbestedingen en de steeds grotere omvang van bouwprojecten. In combinatie met zwaardere verantwoordelijkheden vanuit de UAV-GC lijkt inschrijven op aanbestedingen voor hen steeds lastiger te worden. Gaan we met zijn allen wel de goede kant op?

Nog niet zolang geleden was de wereld simpel. We voerden vrijwel alle bouwprojecten uit op basis van de UAV. De basis voor de uitvoering was een bestek, bijna altijd via de RAW-systematiek. Daarmee was de vraag uitermate helder, want zeer gedetailleerd omschreven. Dat was (en is overigens nog steeds) een uitstekende combinatie met een aanbesteding waarbij louter op prijs werd gegund. Met deze opzet was de opdrachtgever verantwoordelijk voor de inhoud van het bestek en de aannemer verantwoordelijk voor het bouwproces en het resultaat. De aanbesteding verliep vrij simpel en de offertekosten waren laag. Er hoefde immers alleen een calculatie gemaakt te worden.

Met de opkomst van de geïntegreerde contractvormen (op basis van de UAV-GC) is de complexiteit toegenomen. De opdrachtgever gaat immers eerder in het bouwproces naar de markt, er is een functionele vraag (die geïnterpreteerd moet worden) en de verantwoordelijkheden liggen meer aan de zijde van de opdrachtnemer. De interpretatie van de vraag kost de aanbieders meer tijd (en geld) en het is voor hen moeilijker om te begroten en de risico’s goed in te schatten. En opdrachtgevers omschrijven nu niet meer zelf wat ze willen hebben, maar vragen dat aan de markt, als onderdeel van de aanbestedingsprocedure. Dat vergt (ontwerp-)inspanningen van iedere aanbieder. Aan de andere kant is de resultaatsverplichting nog steeds van kracht. Sterker nog, deze is verzwaard met de ontwerpverantwoordelijkheid én de verantwoordelijkheid om het project fit for purpose op te leveren.

Het stellen van de juiste (functionele) vraag blijkt voor veel opdrachtgevers nog een hele opgave. Waar de RAW een duidelijk systeem vormde, is het helder formuleren van de juiste vraag feitelijk een stuk lastiger. En omdat er (nog) geen vervanging voor de RAW is, worden aanbieders geconfronteerd met steeds verschillende vraagspecificaties. Wat het ook niet eenvoudiger maakt is de neiging van opdrachtgevers om in dit soort gevallen dan in ieder geval maar zoveel mogelijk informatie mee te sturen.

Digitale systemen

De vraagstelling is dus anders, maar de mogelijke soorten procedures nemen ook in aantal toe. Het doorlopen van een concurrentiegerichte dialoog is een totaal ander aanbestedingsproces dan het maken van een standaard begroting voor een RAW-bestek. De uitdijende aanbestedingsregelgeving kent ook het streven naar meer gebruik van de digitale systemen. Dat zou de transactiekosten moeten verminderen, maar de drempel om zoveel mogelijk informatie ter beschikking te stellen wordt ook lager. En die informatie is dan wel makkelijker (en sneller) beschikbaar, maar die moet ook weer door iedere aanbieder gelezen en doorgrond worden. En als er systemen zoals SE (of wellicht BIM) worden gebruikt, worden alle eisen (soms wel tienduizenden) omgezet in het eigen systeem van de aanbieder. Het lijkt dan bijna kwade opzet dat in de nieuwe richtlijnen de minimum inschrijvingstermijnen nog korter worden dan ze al waren.

De geschetste ontwikkelingen leiden tot steeds meer druk op de aanbestedingsfase. In een (vaak) te krap tijdsbestek moeten aanbieders het project analyseren, oplossingen ontwerpen, risico’s inschatten en begroten. Het is logisch dat steeds vaker aanbieders bedanken voor de uitnodiging en geen offerte indienen. Het is aan de opdrachtgevers om tijdig met de voorbereidingen te beginnen, voldoende tijd te geven, de juiste vraag te stellen, alleen de relevante informatie te verstrekken en zich te beperken in het vragen van producten als onderdeel van de aanbieding. Verbetering van het aanbestedingsproces begint bij de opdrachtgevers.

Drs.ing. Jaap de Koning, Witteveen+Bos

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels